房產檔案數字化建設及其管理研究

夏立紅

摘 要：改革開放以來，我國的經濟得到了快速的發展，人們的工資水平也在大幅度提升，于是對住房要求也在不斷的變高。在此前提下，房地產產業發展態勢大好。但隨著互聯網時代的到來，人們的個人信息很容易遭到泄露，信息安全得不到保障。所以，對房產檔案進行數字化管理，是大勢所趨。本文就目前房地產檔案數字化建設中存在的問題以及如何管理展開討論，旨在建立高效的房產檔案數字化管理系統。

關鍵詞：房產檔案；數字化建設；管理研究；問題

房產檔案是房產歸屬權的重要憑證，所以房產檔案的信息安全十分重要。近年來。我國房地產產業高速發展，這對其檔案的數字化建設提出了更高的要求。但就目前房地產檔案數字化管理的現狀來說，還存在一些不盡如人意的地方，這就需要我們去完善這些不足之處。

1 房產檔案數字化概述

房產檔案管理隨著房地產應運而生的，在互聯網技術并未普及的情況下，房產檔案管理的整理工作都要工作人員手動完成。整理工作需要耗費大量的時間和占用很多人員。經過長時間的工作，工作人員會整理出紙質版的資料，這上面記錄著房產所有者的信息。這種工作方法有一定弊端，其一是人長時間的工作極其容易產生疲倦感，因此在整理房產檔案過程中不經意間會出現工作錯誤，讓人不易察覺。其二是完成了房產檔案整理工作以后，之后在信息的檢索過程中，特別不方便，這需要工作人員去手動翻閱，拉低了工作效率。之后隨著科學技術的發展，我國在房產檔案領域也開始采用了電子信息化模式，現今已經完全取代了紙質版的檔案。它在對用戶信息方面，具有方便、快捷、高效的特點，深受房產從業者的喜愛。

2 房產檔案數字化建設存的不足之處

房產檔案數字化建設存在的不足之處主要是：工作人員專業度不夠；房產檔案缺乏抗風險能力。

2.1 工作人員專業度不夠

二十一世紀是信息化的時代，每個人都更加注重個人的信息安全。房產檔案里面記錄了房產所有者的重要個人信息，一旦被泄露，會造成很嚴重的后果。要保證房產信息安全，則需要專業能力強、品質好的工作人員。我國目前很多高校已經開展了檔案學這個專業，旨在培養高素質的人才。但由于工資低廉種種原因，檔案學專業人才流失率十分嚴重，學本專業而不做本專業的現象很普遍。于是，我國的檔案學工作就由很多非檔案學的人來做，他們大多只經過簡單的培訓，之后便上崗。在急需用人的情況下，他們很可能是從別的部門抽調過來參與數據整理的，后期一旦出現問題，根本找不到問題是出現在誰身上，這樣也就無法展開問責了。人員的非專業性，嚴重的影響了工作進度。

2.2 房產檔案缺乏抗風險能力

相比國外來說，我國不太注重房產檔案抗風險能力。首先，我國房產檔案行業目前只是對數據進行簡單的保護。工作人認為房產檔案記錄只是一種形式，應付檢查，數據的完整性和安全性不是那么重要，于是大多采用紙質文件記錄。工作人員的疏忽意識，拉低了房產檔案的抗風險能力。一旦發生火災或者水災等意外事件，那些紙質檔案就會毀于一旦，造成大量數據的丟失，因此建立檔案化數字化系統十分有必要。將房產所有者的信息建立一個數據庫，積極的進行備份，這能極大的防止數據丟失。再者，建立了房產檔案數字化系統，還是有一定的風險。比如一些不法分子，利用黑客技術，傳播木馬病毒，侵犯房地產公司的電腦，盜取用戶個人信息。之后去從事違法犯罪活動，這會造成不可估量的后果。因此，房產檔案管理的信息安全，要積極預防，提高風險意識，不給不法分子可乘之機，積極有效的維護用戶信息安全，提高抗風險能力。

3 房產檔案數字化管理研究

如何提高房產檔案數字化管理水平，主要從以下方面入手：提升房產檔案從業人員的專業水平；加大房產檔案管理質量同數字化結合力度；加強房產檔案的抗風險能力。

3.1 提升房產檔案從業人員的專業水平

房產檔案管理工作對工作人員要求嚴格，需要工作人員具有極強的專業素養和極高的人格。在招聘人員時，必須嚴格的審查篩選，盡量招聘最適合的工作人員。在錄用以后，要定期的對其開展職業培訓，同時，對單位里的老員工也要開展促進其工作能力的專業技能培訓。積極引導員工去自覺學習，主動吸納新知識，鼓勵員工去創新。計算機知識在檔案管理中也十分重要，要不定期的對員工的原有知識進行更新，激發員工的潛能。

3.2 加大房產檔案管理質量同數字化結合力度

房產檔案數字化管理是檔案管理的新趨勢，房產檔案同數字化相結合是管理的核心。首先良好的設備是提升管理質量的保障，相關部門要及時的購買、更新相關設備，與時俱進。同時，要引進先進的技術，建設良好的信息管理系統，保證信息的安全。信息共享對檔案管理也是很有必要的，這能夠實現信息共同，提升管理效果。其次，引進了先進設備及技術，對技術和設備進行管理和維護是必不可少的。設備具有折舊性，所以在使用的過程中，要積極的維護，不可過度使用。對于技術，要定期的更新，保證先進性。

3.3 加強房產檔案的抗風險能力

加強房產檔案的抗風險能力，任重而道遠。第一，要建立完善的安全管理制度，這個制度必須涉及每一個環節。比如在檔案出庫前，就加強管理。同時，要細化責任。每個人負責什么，必須有明確的劃分，嚴禁責任不清、推諉的現象出現。致力專業化管理，每個人負責區域以及內容，不能隨意更改。私人物品和工作物品分開，工作區域和休閑區域不能混淆。第二，更加注重房產檔案的保密性。首先要培養從業人員的保密意識和職業道德操守，禁止房產檔案的泄露。對于泄露房產所有者的人員，要加重處罰力度，絕不姑息。其次，從業人員應該謹慎的運用計算機先進技術，確定計算機沒有潛在威脅再去使用。對于不安全的磁盤，要及時的銷毀。最后，要定期的對計算機進行殺毒，防止病毒入侵。也可以聘請專業的計算機人才，提升管理系統的安全系數。檔案從業人員也要有災害意識，對于重要的信息，及時的儲存，減少不必要的損失。

4 結語

對房產檔案進行數字化管理是保證房產所有者信息安全的重要保證，雖然目前我國在數字化管理過程中還存在一定的問題，但這個行業正在不斷地發展，不斷的完善這個領域的不足。提升檔案從業人員的專業技能和職業操守，加強房產檔案的抗風險能力，這是完善不足的必要途徑。同時，加上合理的規劃，在不久的將來，房產檔案數字化必將發展成一個很成熟的系統，房產所有者的信息安全得到極大的保障。

參考文獻

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