當前公安檔案工作的問題及對策

王嘉雯

摘 要：隨著我國經(jīng)濟在快速的發(fā)展，社會在不斷的進步，公安檔案信息資源是公安部門工作人員在日常工作中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，具有十分重要和珍貴的信息價值。公安工作服務于人類和社會，在信息技術日新月異的新形勢下，檔案類型日漸多樣和豐富，對公安檔案的規(guī)范化建設提出了更高的要求，鑒于此，本文重在探究新形勢下公安檔案信息資源的開發(fā)與利用的有效對策。

關鍵詞：公安檔案；檔案編研；檔案鑒定；信息化

公安檔案是對公安機關各項工作的原始記錄！，對指引公安工作的順利開展有著重要意義。隨著我國社會的轉型發(fā)展，治安形勢日趨復雜，公安機關作為維護社會穩(wěn)定以及服務群眾的重要行政部門和司法機關，正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在工作量激增的情況之下，深入推進公安檔案工作，正視其短板并予以改進也就成了題中應有之意。

1 公安檔案管理的意義

一方面提供公安機關的工作指導。檔案是國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。公安檔案是公安工作的記錄載體，它記錄了公安工作的過程和全貌，是各種記錄類文件中最權威、最原始的一種方式，為公安工作的開展提供憑證。特別是公安機關在打擊與防范各種違法犯罪行為的各種歷史文件的記錄所形成的數(shù)據(jù)檔案，對于公安工作具有非常重要的作用，為將來公安機關開展工作打好有力基礎。另一方面促進公安機關的職能行使。檔案是由社會實踐產(chǎn)生的，是機關和單位以及個人在生產(chǎn)生活過程中形成的一種包裹的志愿。在信息高速發(fā)展的當今時代，公安機關檔案以其特有的價值越來越被人們所重視，公安機關的檔案作用也越來越被認識，特別是在行使公安機關的職能過程中使用價值越來越高。比如：為決策與管理者提供服務；為懲治犯罪活動提供線索；為制定長遠的事業(yè)規(guī)劃提供服務等作用。通過檔案以上的作用可以看出其在公安機關行使職能當中具有不可或缺的作用，促進公安工作的順利開展。

2 公安檔案信息資源的開發(fā)與利用中存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理人才的欠缺，是公安檔案信息資源的開發(fā)和利用中存在的主要問題之一，檔案管理人員兼職的現(xiàn)象多處可見，更不要說檔案開發(fā)和利用的研編人才。尤其是在縣區(qū)公安機關當中，一人多用的現(xiàn)象尤為常見，如此一來，不僅容易造成人員的職責不明確，也導致檔案開發(fā)與利用工作頻頻受阻。

2.2 公安檔案的歸檔及時率難以保證

這其中有主客觀兩方面的原因。客觀上，公安檔案的形成有未知性、滯后性。這是由于某些刑事案件、治安案件的發(fā)生是公安機關無法預知的，案件辦理過程中，調查取證的復雜程度、辦理周期長短、是否有條件偵破辦結都難以人為掌控，只有經(jīng)過辦案民警的后續(xù)工作才能得出結論。因此，相關材料的整理歸檔工作也勢必受到連帶影響。主觀上，公安機關組織機構龐雜，各所隊室職責分工不同，檔案形成時間先后不一，加之警務工作具有臨時性、突發(fā)性的特點，民警不乏公干出差、培訓調動等情況。因此，定期接收、“你交我收”的被動等靠方式成為很多公安機關檔案部門收集檔案資料的主要方式。這樣既無法保證歸檔及時率，也無益于檔案的連續(xù)性。

2.3 公安檔案數(shù)字化加工覆蓋面不全

隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，檔案信息管理系統(tǒng)應用普及，公安檔案的數(shù)字化加工、檔案無紙化著錄已成為當前和今后檔案管理中的常態(tài)化工作。而從實踐做法來看，當前與公安檔案全文數(shù)字化的建設目標還有很長一段距離。原因是，許多公安機關檔案部門只重視紙質檔案的信息錄入，忽略了對聲像、實物、電子檔案等的信息錄入。而對于紙質檔案中的案卷類材料，也往往只對卷內(nèi)目錄及法律文書進行數(shù)字化加工、著錄，對案卷實體內(nèi)容信息則不做掃描錄入系統(tǒng)。這就導致了檔案信息系統(tǒng)資源庫內(nèi)容不完整，缺乏系統(tǒng)性。

3 有效推進公安檔案工作的對策

3.1 加強公安機關對檔案工作的重視

加強公安機關對檔案工作的重視，是解決公安檔案開發(fā)與利用現(xiàn)有問題的根本和前提，思想意識決定行為決策，公安機關部門應起到表率作用，加大對檔案管理工作重要性的宣傳和教育活動，對檔案部門的日常工作進行隨機的抽檢，對檔案管理人員起到督促和鼓勵的引導作用。只有公安機關上級領導重視檔案管理工作，才能夠積極組織檔案管理人員進行定期的培訓和學習，提高檔案管理人員的專業(yè)素質，引導檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心地投入到工作當中去。

3.2 創(chuàng)新檔案管理的技術

管理技術的創(chuàng)新能夠促進檔案工作實現(xiàn)跨越式的發(fā)展。隨著信息技術的普及與公安工作的深層次發(fā)展，以往的檔案管理模式面臨著種種挑戰(zhàn)。紙質檔案的歸檔管理需要耗費大量時間與人力，同時也不便于信息的共享和利用。大數(shù)據(jù)時代要求公安機關的檔案管理必須在科技房進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。將各個地區(qū)公安機關的檔案資料通過信息數(shù)字化軟件存儲到計算機的管理系統(tǒng)當中，通過云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡方式連接計算機，可以讓公安機關和群眾隨時隨地的通過網(wǎng)絡系統(tǒng)查詢檔案中的信息，這樣可以提高檔案利用的效率，使信息的共享和查詢更加便利。比如：在打擊與防范各種違法犯罪行為中，通過使用共享模式將檔案信息資源傳至指定的網(wǎng)站，基于該環(huán)境下能夠快速進行資源共享、信息比對、案情比析、情報研判，從而做到主動應用創(chuàng)新管理技術，提升管理過程中的信息安全性，同時使用效率也得到了充分保障。

3.3 改進公安檔案收集制度

要按照“一切反映公安工作、隊伍建設的資料，都是公安檔案”的理念來收集，打破陳舊觀念，拓寬不同載體檔案資料的收集面和收集渠道，做到“應收盡收”。通過制定嚴格的考核、獎懲制度，聯(lián)合督查通報、問責追究等舉措調動廣大民警的歸檔積極性和檔案管理人員的工作主動性。針對不同類別的檔案資源，還應當區(qū)別對待。例如案件類檔案，考慮到辦案時間跨度難以掌握，檔案人員全程跟進案件進展也不現(xiàn)實的實際情況，可以通過科學測算權重指標，對辦案民警的歸檔案卷進行量化考核，激勵辦案民警及時移交在手案卷。再比如電子文書類檔案，可利用辦公自動化系統(tǒng)，流轉完成后及時在線歸檔，檔案管理員定期復查疏漏。

4 結語

檔案管理工作在基層單位中占據(jù)著十分重要的地位，對企業(yè)發(fā)展和社會進步都具有深遠的作用和意義，在新形勢下，公安機關部門應加大對檔案管理建設的投入，切實落實公安檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。

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