淺談醫(yī)院檔案的信息化管理

張艷娜

摘 要：隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入發(fā)展，對醫(yī)院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料、數(shù)據(jù)來源的醫(yī)院檔案部門，檔案管理信息化成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，本文針對目前醫(yī)院檔案管理信息化的必要性進行分析，并提出了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入發(fā)展，對醫(yī)院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料、數(shù)據(jù)來源的醫(yī)院檔案部門，必然要面臨一場劃時代的變革。而檔案管理信息化建設做為醫(yī)院發(fā)展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來越重要的地位，發(fā)揮越來越重要的作用。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

檔案管理正面臨著現(xiàn)代技術的挑戰(zhàn)和難得的發(fā)展機遇。信息資源在管理模式上正在實現(xiàn)向網(wǎng)絡動態(tài)的改變，在網(wǎng)絡環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理能使檔案管理標準化和規(guī)范化，并提高勞動效率和工作質(zhì)量。因此，如何將現(xiàn)代信息處理技術、網(wǎng)絡技術與醫(yī)院檔案管理相結合，加快檔案信息化、網(wǎng)絡化建設，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是醫(yī)改形勢下大數(shù)據(jù)時代必不可少的一部分。

1 醫(yī)院檔案信息化存在的問題

1.1 人力資源力量薄弱，政策支持不夠

信息化建設離不開軟、硬件的大力建設和開發(fā)，然而上級沒有統(tǒng)一的醫(yī)療檔案信息化建設標準，相關法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的引導，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準。醫(yī)院基本上根據(jù)自己的能力和技術條件自行規(guī)劃和建設，造成了醫(yī)院的檔案信息化水平參差不齊，大多數(shù)醫(yī)院還處于原始的手工操作或單機歸檔階段，軟硬件都不到位。另外，檔案信息化覆蓋的廣度和深度不夠，并且檔案信息管理系統(tǒng)大多獨立于醫(yī)院的整個業(yè)務信息系統(tǒng)之外，沒有能有效的進行資源整合，系統(tǒng)也缺乏對檔案信息的再加工和自行處理能力。

1.2 網(wǎng)絡基礎設施不完善

大部分醫(yī)院的基本上建設了局域網(wǎng)建設，但還有待完善，有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施，形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系，或且在設計時不考慮檔案的收集，因此檔案信息化管理也由此受到制約。

1.3 檔案信息化建設意識不足，檔案管理人員的思想觀念落后

檔案部門在醫(yī)院各部門中長期處于比較弱勢地位，單位領導檔案工作重視不夠，特別是對檔案信息化作用的認識更不到位，也沒有將其納入醫(yī)院崗位責任和考核內(nèi)容中。在檔案信息化建設總體設計上還處于初級狀態(tài)，檔案信息化還普遍停留在簡單的錄入，查詢等階段，沒有考慮建設能滿足部門和醫(yī)生護士更多用戶對檔案信息的利用需求。

1.4 醫(yī)院檔案管理格局較為混亂

目前，我國大多數(shù)醫(yī)療部門的檔案管理基本都是多部門管理檔案的格局。醫(yī)院的綜合檔案室一般只管理一些文書檔案、科技檔案和財務檔案等，隸屬行政辦公室管理。而由于這些管理部門所采用的管理方式不同，其在管理職責上也不明確，沒有納入醫(yī)院的綜合目標管理的考核中，這種多頭管理，各有政策的現(xiàn)象，在很大程度上造成了管理標準化的難以進行。

1.5 檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，我國關于檔案管理軟件方面的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發(fā)展，尤其是在醫(yī)院檔案管理軟件方面顯得更為欠缺。隨著醫(yī)療檔案數(shù)量和種類的快速增長，以及對檔案信息化的利用需求的不斷增加，單版機計算機檔案管理已經(jīng)無法適應當前形勢的發(fā)展，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級和更新。

2 醫(yī)院檔案信息化建設的思路和措施

2.1 加強信息系統(tǒng)安全管理

檔案信息要有區(qū)別地分類、應用和公布。在信息與公眾分享上，要考慮到醫(yī)療問題不能一概舉一反三，病癥存在個體和治療的差異性，為避免以偏概全地應用，就要從信息等級分類方面進行甄選。其次，在整個醫(yī)院的信息化系統(tǒng)中，包括檔案信息網(wǎng)絡，必須要加強信息安全保障，特別是檔案具有原始性，不得被篡改，由于電子信息應用會受到來自能源、病毒和黑客等問題的影響。

2.2 加強基礎網(wǎng)絡建設

醫(yī)院普遍建立了單位局域網(wǎng)絡，但局域網(wǎng)的建立沒有按規(guī)范和系統(tǒng)的總體要求建設，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應配備快速掃描、復制、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范的基礎上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，統(tǒng)一納入醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡平臺上編制一套系統(tǒng)的，包含文秘、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，也就是醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡。

2.3 加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。掌握現(xiàn)代化信息技術的檔案管理人才是實現(xiàn)檔案信息化管理的保證

信息化技術的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。加強對人才的專業(yè)化培養(yǎng)，將醫(yī)療工作者與信息技術工作者整編入列。醫(yī)療信息的精準關乎健康與生命，檔案信息化工程是一項結合專業(yè)知識與職業(yè)技能的系統(tǒng)工程。要不斷提高檔案工作者的知識水平和業(yè)務技能，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構。滿足檔案信息化建設工作的需要。

2.4 建立規(guī)范化的醫(yī)療檔案管理體系

醫(yī)院應該依據(jù)國家有關檔案信息化建設的規(guī)定和規(guī)范，建立規(guī)范化的檔案管理軟件，適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、借閱管理、權限控制、檢索瀏覽、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院檔案的一體化管理、業(yè)務流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要，從而保證醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)和檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間的檔案信息存儲、交換工作的順利進行。

2.5 檔案資料收集和整理

我們把收集在檔案室的信息資料進行分類、細化，整理為兩大類：一是原始手段形成的紙質(zhì)檔案，它分三部分組成，第一是日常應用溝通的文書檔案、照片檔案、人事檔案；第二是具有法律效力需專門保管的病歷檔案和司法簽訂檔案；第三是數(shù)據(jù)精確相對專業(yè)的財務檔案、基建檔案、設備檔案、藥品目錄檔案以及最近才納入檔案管理的醫(yī)療保險、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案。二是在利用現(xiàn)代化設備基礎上產(chǎn)生的高新成果檔案，主要包括科研檔案、X光膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查圖文檔案、實物檔案、聲像檔案和利用計算機磁盤、數(shù)據(jù)等形成的電子檔案。

3 結束語

總而言之，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保我國醫(yī)療事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分。醫(yī)療檔案管理工作者要充分認識到加強檔案信息化管理的重要性的同時，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和技術水平，熟練掌握和運用現(xiàn)代設備和信息技術，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作，從而促進醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

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