淺談醫院檔案的信息化管理

張艷娜

摘 要：隨著醫療體制改革的不斷深入發展，對醫院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫療衛生系統重要資料、數據來源的醫院檔案部門，檔案管理信息化成為現代化醫療衛生管理工作的重要手段之一，本文針對目前醫院檔案管理信息化的必要性進行分析，并提出了實現醫院檔案管理信息化的建議。隨著醫療體制改革的不斷深入發展，對醫院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫療衛生系統重要資料、數據來源的醫院檔案部門，必然要面臨一場劃時代的變革。而檔案管理信息化建設做為醫院發展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來越重要的地位，發揮越來越重要的作用。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

檔案管理正面臨著現代技術的挑戰和難得的發展機遇。信息資源在管理模式上正在實現向網絡動態的改變，在網絡環境下進行醫院檔案管理能使檔案管理標準化和規范化，并提高勞動效率和工作質量。因此，如何將現代信息處理技術、網絡技術與醫院檔案管理相結合，加快檔案信息化、網絡化建設，實現檔案管理現代化，是醫改形勢下大數據時代必不可少的一部分。

1 醫院檔案信息化存在的問題

1.1 人力資源力量薄弱，政策支持不夠

信息化建設離不開軟、硬件的大力建設和開發，然而上級沒有統一的醫療檔案信息化建設標準，相關法律、法規、規章和標準的引導，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準。醫院基本上根據自己的能力和技術條件自行規劃和建設，造成了醫院的檔案信息化水平參差不齊，大多數醫院還處于原始的手工操作或單機歸檔階段，軟硬件都不到位。另外，檔案信息化覆蓋的廣度和深度不夠，并且檔案信息管理系統大多獨立于醫院的整個業務信息系統之外，沒有能有效的進行資源整合，系統也缺乏對檔案信息的再加工和自行處理能力。

1.2 網絡基礎設施不完善

大部分醫院的基本上建設了局域網建設，但還有待完善，有的辦公自動化系統尚未實施，形成不了醫院檔案專業體系，或且在設計時不考慮檔案的收集，因此檔案信息化管理也由此受到制約。

1.3 檔案信息化建設意識不足，檔案管理人員的思想觀念落后

檔案部門在醫院各部門中長期處于比較弱勢地位，單位領導檔案工作重視不夠，特別是對檔案信息化作用的認識更不到位，也沒有將其納入醫院崗位責任和考核內容中。在檔案信息化建設總體設計上還處于初級狀態，檔案信息化還普遍停留在簡單的錄入，查詢等階段，沒有考慮建設能滿足部門和醫生護士更多用戶對檔案信息的利用需求。

1.4 醫院檔案管理格局較為混亂

目前，我國大多數醫療部門的檔案管理基本都是多部門管理檔案的格局。醫院的綜合檔案室一般只管理一些文書檔案、科技檔案和財務檔案等，隸屬行政辦公室管理。而由于這些管理部門所采用的管理方式不同，其在管理職責上也不明確，沒有納入醫院的綜合目標管理的考核中，這種多頭管理，各有政策的現象，在很大程度上造成了管理標準化的難以進行。

1.5 檔案管理軟件系統開發相對落后

目前，我國關于檔案管理軟件方面的開發速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發展，尤其是在醫院檔案管理軟件方面顯得更為欠缺。隨著醫療檔案數量和種類的快速增長，以及對檔案信息化的利用需求的不斷增加，單版機計算機檔案管理已經無法適應當前形勢的發展，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級和更新。

2 醫院檔案信息化建設的思路和措施

2.1 加強信息系統安全管理

檔案信息要有區別地分類、應用和公布。在信息與公眾分享上，要考慮到醫療問題不能一概舉一反三，病癥存在個體和治療的差異性，為避免以偏概全地應用，就要從信息等級分類方面進行甄選。其次，在整個醫院的信息化系統中，包括檔案信息網絡，必須要加強信息安全保障，特別是檔案具有原始性，不得被篡改，由于電子信息應用會受到來自能源、病毒和黑客等問題的影響。

2.2 加強基礎網絡建設

醫院普遍建立了單位局域網絡，但局域網的建立沒有按規范和系統的總體要求建設，不僅要方便內部信息的交流，還應配備快速掃描、復制、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫院檔案部門在規范的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，統一納入醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套系統的，包含文秘、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，也就是醫院信息中心檔案管理網絡。

2.3 加大檔案管理人才培養力度。掌握現代化信息技術的檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證

信息化技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。加強對人才的專業化培養，將醫療工作者與信息技術工作者整編入列。醫療信息的精準關乎健康與生命，檔案信息化工程是一項結合專業知識與職業技能的系統工程。要不斷提高檔案工作者的知識水平和業務技能，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構。滿足檔案信息化建設工作的需要。

2.4 建立規范化的醫療檔案管理體系

醫院應該依據國家有關檔案信息化建設的規定和規范，建立規范化的檔案管理軟件，適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽，具有互聯網及內聯網檢索功能。能夠實現收集整理、數據存儲、借閱管理、權限控制、檢索瀏覽、統計報表、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足醫院檔案的一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要，從而保證醫院內部信息網、衛生系統網和檔案系統網之間的檔案信息存儲、交換工作的順利進行。

2.5 檔案資料收集和整理

我們把收集在檔案室的信息資料進行分類、細化，整理為兩大類：一是原始手段形成的紙質檔案，它分三部分組成，第一是日常應用溝通的文書檔案、照片檔案、人事檔案；第二是具有法律效力需專門保管的病歷檔案和司法簽訂檔案；第三是數據精確相對專業的財務檔案、基建檔案、設備檔案、藥品目錄檔案以及最近才納入檔案管理的醫療保險、新型農村合作醫療檔案。二是在利用現代化設備基礎上產生的高新成果檔案，主要包括科研檔案、X光膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查圖文檔案、實物檔案、聲像檔案和利用計算機磁盤、數據等形成的電子檔案。

3 結束語

總而言之，實現醫院檔案管理現代化是確保我國醫療事業實現可持續發展的需要，是醫院現代化信息管理的重要組成部分。醫療檔案管理工作者要充分認識到加強檔案信息化管理的重要性的同時，不斷提高自身的專業素質和技術水平，熟練掌握和運用現代設備和信息技術，創造性地開展檔案管理工作，從而促進醫院的檔案事業蓬勃發展。

參考文獻

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