淺談機關事業單位檔案管理的問題與措施

叢宗地

摘 要：檔案屬于機關事業單位非常關鍵的資源，在單位管理工作中處于舉足輕重的地位，盡管機關事業單位檔案管理工作在逐漸進步，然而其中依舊面臨一系列的問題，對該項工作的順利進行產生阻礙。本文闡述了機關事業單位檔案管理內涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機關事業單位檔案管理工作現狀，在此基礎上，對該項工作的發展動向進行了展望。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；問題；措施

近年來，我國經濟社會取得了很大的進展，各個領域出現了一系列不同的問題，尤其值得注意的是各種檔案信息的管理過程中面臨很大的困難，過去的紙質文檔已無法有效迎合當前信息化發展的需要，怎樣將過去的管理方式和思想徹底更新是一個非常重要的課題。事業單位檔案管理屬于十分復雜的工作，然而該項工作卻具有非常重要的作用。鑒于此，本文闡述了機關事業單位檔案管理內涵，闡明了檔案管理工作的重要性，指出機關事業單位檔案管理工作現狀，在此基礎上，闡明了該項工作的發展趨勢。

1 機關事業單位檔案管理工作存在的主要問題

1）檔案管理工作者具有相對較低的受教育程度，同時具有相對較低的專業素質。一些工作者的文化素養與專業水平嚴重缺乏，同時，一些負責檔案管理工作的職工均沒有專業背景，基本上是從其他科室借調或者兼職的事業編人員，所以，他們往往沒有足夠的專業觀念，這樣就使得許多原本應當做好的工作未得到盡快的落實，最終導致許多關鍵信息資料發生缺失。

2）我國各個地區在開展該項工作的過程中仍然存在總體不平衡的問題，不同對其具有非常大的差異，管理水平參差不齊，通常情況下，經濟水平相對較好的地區的機關是相對較好的，而經濟狀況較差的地區則往往具有較差的檔案管理水平，往往沒有配備齊全先進的設備，主要還是使用人工的模式來開展該項工作，根本沒有應用信息技術手段來進行檔案管理工作。

3）目前，大多數的機關單位的檔案管理仍舊使用傳統的管理模式，檔案的媒介也以紙質為主，檔案數字化和信息化程度低。一直以來，紙質檔案是檔案管理的主要模式，同時紙質檔案在檔案史的發展中起到了非常重要的記錄、憑證作用，但在信息化和數字化的現代社會，紙質檔案的發展因其歸檔工作量大、保管條件嚴苛、易丟失、難攜帶以及查檔難等問題，開始逐漸被電子檔案代替，因此，目前的檔案管理模式出現逐漸由紙質檔案向電子檔案的轉變趨勢。電子檔案管理模式才是與歷史發展相符合的有效管理模式。

2 新時期提高機關單位檔案管理水平的措施

2.1 提高檔案管理的信息化和數字化水平

隨著信息科技的發展，檔案管理工作也要跟上時代的腳步，提高檔案的數字化和信息化的水平進行與時俱進、創新發展。充分認識到紙質檔案的弊端，提高保護數字化檔案的能力，加大硬件設施的投入，建設數字化管理的平臺，加強數字化工作的保密和安全防護工作，實現檔案的數字共享。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在單位信息化建設和領導科學決策中的作用。

2.2 提高檔案管理意識

首先要提升單位領導對檔案管理的意識，強調檔案部門的重要性；其次，要提升檔案管理員的管理意識，使單位能夠意識到自身工作的重要性，從而促進機關檔案事業的發展。為檔案管理工作建立專門的科室，引進先進的檔案管理設備。近年來，我國的科學技術和計算機技術、互聯網越來越發達，機關單位的檔案管理也不斷實現了電子信息化。我國的計算機技術不斷的發展，因此在檔案管理在實現信息化以后，更要不斷的對檔案管理的軟件和設備進行更新，并建立更加健全和完善的電子化信息管理系統。

2.3 加強檔案管理人員的專業素質建設

目前我國很多機關單位都實現了電子化的檔案管理，這對檔案管理人員的專業水平就提出了更高的要求，需要管理人員具備較高的知識層次、先進的意識、足夠的計算機水平，和學習新技術的能力。因為電子化的檔案管理不同于一般的電腦操作，更需要管理人員具備信息處理的技術，只有這樣，才能充分的利用機關單位引進的科學化的檔案管理設備，更好的實現檔案信息電子化。新時期的機關單位的檔案管理要求有一支專業素質高、業務精的隊伍，因此應按要求組成專業化的隊伍是最基本的一項工作。其次，單位要提供培訓機會、定期組織管理專家進行系統化培訓，提高管理人員的專業素質。

2.4 提高重視度

由于檔案管理工作在機關單位中有著重要的作用，所以對人才的要求就比較高，對人員之間的協調能力也有一定的要求。所以在工作過程中，可以成立相關的檔案管理小組，并由主要領導擔任組長一職。建立檔案管理體系時，需要結合機關單位的實際情況，讓制度的內容更有針對性，且在實施的過程中具有操作性。此外，對于相關的人員需要定期進行培養，檔案管理工作并不是一成不變的，而是隨著企業的發展逐漸產生新的作用，因此員工需要對自身的專業能力進行提升，并更好的使用檔案管理工作的發展，隨著檔案工作的發展，所需要的資金也會有些提高，因此機關單位要重視資金的支持，保證檔案工作可以更好的進行。

2.5 細化歸檔范圍

對于機關單位而言，由于涉及的活動較多，所以對于有價值的資料都應該歸納于檔案中，提高檔案資料的完整性和準確性，并為單位提供更好的服務。但是在對檔案資料進行豐富的過程中，不能只重視數量，而要對檔案質量進行提升。那么，在歸納時就必須按照相關的規定進行，確保檔案資料的有效性和科學性。

3 結束語

機關單位的檔案管理工作關系到政治的發展歷程，關系到過去、現在和將來，對國家的發展有著重要的作用。因此，在我國政治體制改革深入推進的當下和信息科技的不斷發展，新時期的機關單位檔案管理必須認清要求緊跟時代步伐。對于機關單位而言，檔案管理工作是單位水平的一種體現，也是對自身情況進行審核的有效資源，并保證單位發展可以更加穩定。雖然我國檔案管理水平已經得到了發展，但是和其他管理制度相比仍然存在一定的差距，因此提高檔案管理水平就成為機關單位的首要任務。本文提到一些機關單位在檔案管理中存在的問題，最后針對問題提出相關的措施，認為在建設和實施檔案管理工作的過程中，應該對其進行正確的認識，并加強相關的人員的責任心，以達到管理水平的提高，并進一步促進檔案管理工作的發展。

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