科研單位人事檔案管理的問題及對策

李慧玲

摘 要：人事檔案，作為具備重要特色的中國人事管理制度之一，收錄著一個人的學習、工作經歷，政治面貌，科研成果。這些記載個人情況的文件材料，可對科研單位的人才選拔提供重要參考依據。隨著經濟的飛速發展，人事制度的改革創新，人事檔案管理工作的不足日漸暴露，對科研單位的人才選拔產生一定滯后影響。本文就科研單位的人事檔案管理工作進行簡述，并針對人事檔案管理存在的問題提出相應對策。

關鍵詞：科研單位；人事檔案管理；問題；對策

科研單位的人事檔案除了包含個人身份、學歷、資歷等基礎信息資料外，還有專業技術職稱的評定、工作期間取得的重要成果等個人榮譽的記錄，是個人人生軌跡的真實記錄，為科研單位選拔、任用、考核人才提供重要依據。然而由于各單位對人事檔案的日常管理工作并未做到足夠重視，其應有的社會服務價值也未能到很好的挖掘。為此，加大對人事檔案管理工作的投入，更新完善相關規范制度，發揮其應有的價值，做到同社會經濟發展與時俱進，是當前人事檔案管理工作的重中之重。

1 人事檔案對于科研單位的重要性

人事檔案包含職工的政治面貌、個人履歷、工作表現、考評結果等相關文件材料，真實記錄職工不同時期的發展成長、專業素養、進修情況，并隨著職工工作環境的變化、時間的推進更新，所以說人事檔案是職工個人信息的縮影，具有全面性，現實性，真實性和動態性的特點，通過人事檔案可快速了解職工的基本信息及表現情況。高端人才匯集的科研單位在對人才的選拔、任用或考核時，有著嚴苛的審核篩選制度，這時職工的人事檔案便會作為重要參考依據，職工的學習經歷、工作經驗、或是工作期間所獲得的科研成果，都會成為單位用人決策的重要影響因素。為此，加強科研單位人事檔案管理工作刻不容緩，檔案的全面、真實、時效性更是發揮其作用的前提。

2 人事檔案在科研單位難以發揮作用的阻力

2.1 認知不足，重視度不高

上至領導層，下至基層技術人員，對職工人事檔案認知僅僅是個人基礎信息的填寫。由于對檔案的錯誤認知，科研人員普遍不重視檔案信息的更新維護，導致很多職工在檔案資料填寫時，缺乏嚴謹意識，出現填寫不規范或是內容不完整、時間銜接不一致、更新不及時等情況，嚴重的制約著檔案歸類管理[1]。

其次，科研單位管理機構普遍存在工作人員少、工作量大的問題，檔案管理均為兼職工作，不配備專職檔案管理人員，工作人員精力投入少、重業務工作輕檔案管理。領導層過于簡單的認為檔案管理只是將檔案材料歸檔、保管存儲的工作，只要做到不丟失不泄漏即可，所以對檔案管理關注投入甚少。經費投入不足、缺乏專業人員配備、管理機制不完善，都是導致人事檔案管理工作滯后的原因。

2.2 檔案管理人員專業素養的不足

伴隨著科研單位的人事體制變革，單位有限的編制、崗位數量，使得檔案管理崗位更是受到極大縮減和限制，有些科研單位甚至直接取消該崗位的設置，由人事管理部門委派一名工作人員兼職負責檔案管理工作。由于缺乏專業系統的檔案管理培訓，對檔案管理知識知之甚少，在面對一系列枯燥繁瑣的檔案收集分類，整理歸檔工作的同時還需要負責其他業務工作，工作人員精力過于分散，面對責任大、耗時久卻難見成效的人事檔案管理工作，往往是最容易也是最先被忽略的[2]。

2.3 人事檔案管理機制的缺失

一套系統完整的檔案保管體制，是人事檔案管理工作有效進行的關鍵?？蒲袉挝豢筛鶕挝挥萌饲闆r、所在領域屬性，建立一套符合自己實際情況并可操作實施的檔案管理體制，其中材料的歸檔制度、核查審核制度、轉遞移交制度、保密制度和統計制度五大基本內容必不可少，在這些基本制度之外再增加一些特色制度，是檔案管理工作的人性化體現。

人事檔案從最原始的檔案收集，整理分類，再到復查審核，最后歸類存檔，這一系列工作涉及的信息量巨大，工作繁瑣，時間跨度長，如沒有一個系統完整的管理制度，人事檔案的管理將會異常的分散凌亂，碎片式的檔案并不能為科研單位的人才任用提供有效的數據支持和參考依據[3]。

2.4 缺少完善的基礎設施，信息流通效率低

檔案管理工作除了需要專業的人員進行維護之外，基礎設備的投入對檔案的安全管理、存檔質量有著實質性的影響。對于“重成果”的科研單位而言，有限的經費更多的是用于科學研究，檔案管理的辦公經費可謂少之又少，甚至一度的縮減。緊張有限的經費直接導致基礎設備的不足，甚至將工作人員的辦公場所與檔案文件的庫房混合在一起，違反檔案管理規定的同時也給檔案保管儲存帶來諸多不便和隱患。

另外，缺少相應的檔案專用處理設備，如文件掃描儀、歸類統計的計算機等等，這些配套設備的缺失，工作人員只能手工抄錄，紙檔存儲，不僅增加檔案管理的工作量，且在沒有電子錄入歸檔的情況下，檔案信息的比對復查、審核、信息更新效率低，也給檔案的查閱檢索帶來諸多不便。

3 人事檔案管理的應對政策

3.1 多方面提高科研單位對人事檔案管理的重視程度

在科研人員中展開人事檔案知識講座，讓廣大科研人員了解人事檔案對其自身職業發展的重要性，提高科研人員對人事檔案管理的重視度，讓他們有意識的對其檔案進行補充完善。其次，通過提升人事檔案管理在單位人才選用的影響力，增強單位領導層的重視度，進而提供必要的支持，不管是物質上還是精神上的保障[4]。

3.2 設立專業的管理部門，提升從業人員的專業技能

為確保人事檔案管理工作能夠持續有效的進行，應成立專門的管理職能部門，由專業人員進行專項管理。其次，通過對從業人員的選拔，上崗前的技能培訓，及定期組織專業知識講座等一些列措施，提升檔案管理人員的能力，增強職業素養。另外，單位主管部門，也可以通過檔案抽查及不定期的技能考核，及時給予檔案管理工作指導建議。

3.3 設立健全的檔案管理制度

從檔案的收集、整理分類，到建檔錄入、審核歸檔、查閱更新，每一步都應建立相應完善的管理機制，將各項工作細則指標落到具體的工作中，做到規范系統化，讓日常的管理工作做到有章可循，有法可依。將檔案管理作為該崗位管理人員績效考核的重要指標之一，持續有效的推動人事檔案管理工作的規范化，系統化。

4 結束語

人事檔案不僅是個人工作經歷、政治情況、工作成果的記錄，更是科研單位對人才選拔、啟用、調動等決策的重要參考依據。為確保人事檔案的真實全面有效性，對人事檔案管理工作的投入是非常有必要的。不管是對人員的投入，還是設備的完善，建立完整的管理體系，都只是為人事檔案能夠發揮其應有的價值和作用提供保障。就現階段而言，很多科研單位的人事檔案管理工作依舊存在諸多的問題，但隨著重視程度的提升，配套設施的投入和管理體制的不斷完善，人事檔案將會發揮其真正價值，為科研單位的人才管理儲備提供幫助。

參考文獻

[1]孟芳芳，李穎，張偉，等.科研單位人事檔案管理的問題及對策[J].黑龍江科學，2017（15）.

[2]焦銀珠，肖紅，郝楠，etal.新形勢下農業科研單位人事檔案管理存在問題及其對策建議[J].遼寧農業科學，2017（2）.

[3]李燕飛.科研單位人事檔案管理問題與對策[J].辦公室業務，2017（8）：163-163.

[4]王清華.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策研究[J].才智，2016（28）.