加強學(xué)校文書檔案管理工作的對策

陳秋苗

摘 要：學(xué)校文書檔案是學(xué)校發(fā)展的全面記錄，是學(xué)校的寶貴財產(chǎn)，然而，目前我國學(xué)校對于文書檔案管理的重視程度普遍不足，這就造成了學(xué)校文書檔案管理水平低下，管理效率不高等問題。為此，筆者結(jié)合實際工作，首先闡述了目前我國學(xué)校文書檔案管理中存在的普遍問題，然后提出了加強學(xué)校文書檔案管理工作的相關(guān)對策，希望能夠為學(xué)校文書檔案管理人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；文書檔案；檔案管理；問題；對策

文書檔案管理，是各項信息的有效記錄，也是檔案管理工作中的重要組成。對于學(xué)校而言，文書檔案管理是對學(xué)校科研、教學(xué)等方面的詳細的、全面的記錄，也是學(xué)校管理、建設(shè)、改革的重要依據(jù)，因此對于學(xué)校的長遠發(fā)展意義重大。文書檔案管理工作繁瑣、復(fù)雜，耗時耗力，工作中稍有疏忽，就會造成文書檔案遺失、檔案損毀、檔案裝訂錯誤等較為嚴重的問題，也會直接影響檔案管理效率的提升以及文書檔案應(yīng)有價值的發(fā)揮。因此，本文從學(xué)校文書檔案管理的問題入手，有針對性地探究了提升學(xué)校文書檔案管理工作質(zhì)量的對策和方案，希望能夠拋磚引玉，引發(fā)更多的關(guān)于此問題的專業(yè)探討。

1 目前我國學(xué)校文書檔案管理中存在的普遍問題

1.1 檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平不高，學(xué)校對其的培訓(xùn)力度不強

作為人才培養(yǎng)的重要陣地，在我國學(xué)校的日常運營當(dāng)中，普遍存在著“重專業(yè)教學(xué)而輕綜合管理”的現(xiàn)象，而文書檔案管理作為學(xué)校管理中影響力較低、存在感較弱的一環(huán)，很多學(xué)校及校領(lǐng)導(dǎo)會自動忽略了其地位和價值，這也直接導(dǎo)致了學(xué)校檔案管理機構(gòu)當(dāng)中人才的嚴重缺失。首先，檔案管理人員的老齡化較為嚴重，很多從事文書檔案管理工作的人員，都是從其他崗位上替換下來準備退休的工作人員，他們大多準備在檔案管理部門“養(yǎng)老”，因此工作積極性不高、責(zé)任心缺乏，檔案管理的技術(shù)能力較差，對于電子化檔案管理等新興技術(shù)手段的適應(yīng)性較低[1]。此外，學(xué)校普遍不重視對于檔案管理人員的培訓(xùn)，對于檔案管理工作的要求不夠嚴格，這也是造成我國學(xué)校文書檔案管理水平遲遲難以得到提高的重要原因。

1.2 檔案管理工作的制度建立不夠完善，造成檔案管理工作混亂

由于思想上的不重視，使得我國學(xué)校文書檔案管理的相關(guān)制度不夠健全、不夠嚴謹，這就導(dǎo)致檔案管理中的各項責(zé)任難以得到有效的落實，日常檔案管理工作松散，工作積極性不高，各個部門之間的工作協(xié)調(diào)性較差。此外，學(xué)校日常管理中的各類先進的經(jīng)驗和制度，都不能被有效地推廣應(yīng)用到檔案管理部門，而檔案管理部門自身的制度建設(shè)又更加落后，這就導(dǎo)致學(xué)校文書檔案工作手段長時間“按部就班”地進行，檔案管理工作質(zhì)量遲遲難以提高，檔案管理的現(xiàn)實意義不強，實際價值不高。

1.3 文書檔案管理工作的信息化程度較低，檔案工作效率低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國校園內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用已經(jīng)達到了較高的水平，但是就文書檔案管理工作而言，由于資金投入和管理方式等方面的限制，導(dǎo)致目前我國學(xué)校文書檔案工作中信息化、電子化程度較低，工作效果也不甚理想。一方面，檔案部門的設(shè)備的落后，設(shè)備與工作需求之間的匹配度不高，由此影響了文書檔案管理技術(shù)的革新；另外一方面，即便有學(xué)校為檔案室配備了先進的信息化設(shè)備，但是一旦進入檔案部門，由于碰不到能夠熟練使用設(shè)備的檔案人員，因此也會被“束之高閣”，在資源浪費的同時，也不能實現(xiàn)檔案工作效率的提高[2]。

2 加強學(xué)校文書檔案管理工作的對策分析

2.1 重視人才培養(yǎng)，做好檔案管理的專業(yè)人才配備

人才是做好學(xué)校文書檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，要想切實提高學(xué)校文書檔案管理的工作水平，就必須不斷適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，并加快專業(yè)檔案管理人才的引進和培養(yǎng)步伐。學(xué)校應(yīng)提起對檔案管理工作的高度重視，不斷創(chuàng)新檔案人才的培養(yǎng)方式，加大力度引進專業(yè)的檔案管理人員，并做好對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，從而促進檔案管理水平的穩(wěn)步提升。此外，要解決現(xiàn)有檔案管理隊伍的老齡化問題，為檔案管理配備年輕的有生力量，從而促進檔案管理隊伍的專業(yè)化和年輕化，不斷提升工作人員的在工作中的“戰(zhàn)斗力”。除此之外，要加強對于檔案管理人員的日常管理，并結(jié)合實際情況將激勵機制和責(zé)任機制引入其中，明確檔案管理工作中的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，綜合利用獎懲機制，不斷提升檔案管理人員的工作責(zé)任感和積極性，確保檔案工作的健康發(fā)展。

2.2 推進學(xué)校檔案管理體系改革，不斷推動檔案管理的信息化和現(xiàn)代化

學(xué)校文書檔案是記錄學(xué)校發(fā)展的重要信息，是學(xué)校重要的基礎(chǔ)資料，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該正確認識檔案管理的重要意義，加大力度促進學(xué)校文書檔案的管理體系改革。首先，要加大對于檔案管理工作的各項投入，提升對于檔案管理體制改革的資金支持，為檔案工作的順利開展配備掃描儀、復(fù)印機、存儲器等硬件設(shè)施和用于信息處理的各類軟件和程序，從而為檔案管理體系改革的推進打好基礎(chǔ)。其次，要不斷完善檔案管理制度，除了要明確人員責(zé)任以外，還要進一部規(guī)范工作中的流程和標準，確保檔案管理部門與學(xué)校其他職能部門之間能夠進行直接的聯(lián)系和順暢的溝通，并在條件允許時，盡快推進辦公自動化與檔案管理的一體化，從而使學(xué)校各個部門工作中產(chǎn)生的各類文件能夠第一時間傳輸?shù)綑n案管理部門的后臺系統(tǒng)當(dāng)中，避免文件遺漏、泄露的問題出現(xiàn)[3]。另外，要明確內(nèi)部管理制度，要求工作人員樹立正確的檔案工作意識，保證檔案工作嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)進行。

2.3 加強對檔案管理工作的日常考核，推動檔案管理手段創(chuàng)新

要想保證檔案工作的高質(zhì)量和高效率，就進一步完善檔案管理工作制度，并加強對于檔案管理工作效果的監(jiān)督和考核。學(xué)校應(yīng)該組織專門的管理工作考核小組，在明確考核標準的基礎(chǔ)上，綜合利用抽查、普查等方式，并敦促檔案管理部門和其他部門的自查、互查的結(jié)合，以此來確保檔案工作的健康發(fā)展。此外，學(xué)校應(yīng)該加大力度推進檔案管理工作方式的創(chuàng)新，特別是在信息時代，我們更是要將最新科技手段引入到學(xué)校文書檔案管理工作當(dāng)中，加快推進電子化檔案的建立和完善；同時，為了保證學(xué)校文書檔案的完整性和真實性，還要加快檔案加密技術(shù)、防改寫技術(shù)以及防泄漏技術(shù)的推進和應(yīng)用，從而確保學(xué)校文書檔案的安全。

針對現(xiàn)有問題，筆者認為，學(xué)校檔案管理工作的延續(xù)性還應(yīng)進一步提升，由于學(xué)校檔案室人員的流動和變動較大，因此很多重要文書檔案在收集、整理和外借、收回過程中會出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，這是檔案管理工作中的疏漏，更是學(xué)校的遺憾。為此，我們應(yīng)重視做好工作細節(jié)，在進一步嚴格借閱手續(xù)的同時，不斷創(chuàng)新方法，建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，從而及時跟蹤檔案流向，保證檔案的及時歸還；在此基礎(chǔ)上，要做好檔案潛在價值的深挖，以現(xiàn)代化的檔案意識，做好檔案保密層級的劃定、檔案的及時脫密以及不涉密檔案的開放、共享工作，從而不斷提升檔案的服務(wù)職能，使檔案能夠更好地為學(xué)校的長遠發(fā)展服務(wù)。

3 結(jié)語

學(xué)校的文書檔案管理是學(xué)校整體管理水平的重要體現(xiàn)，也是確保學(xué)校各項工作順利開展的基礎(chǔ)條件，針對現(xiàn)有檔案管理中的問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提起高度重視，并不斷做好檔案管理制度的建立、完善以及相關(guān)管理措施的創(chuàng)新、落實，只有這樣，才能進一步提升學(xué)校文書檔案的管理水平、管理質(zhì)量和工作效率，促進學(xué)校檔案管理工作的健康、長遠發(fā)展。

參考文獻

[1]勞寒梅.中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（13）：124.

[2]張捷.學(xué)校文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].卷宗，2018，（19）：75.

[3]吳秋燕.中職學(xué)校文書檔案管理保密與利用探析[J].中國科技投資，2017，（19）：196.