以發展的眼光論檔案管理的優化策略

趙嵩

摘 要：檔案管理工作的重要性不言而喻，隨著社會生產發展水平的不斷提高，檔案管理觀念也不斷在改革，以應對新時期對檔案管理提出的新要求。本文從科學發展觀、可持續發展觀和以人文本發展觀三個角度，論述了檔案管理的優化策略，以期給檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：發展觀；檔案管理；規范化；信息化

在信息時代，檔案管理工作的重要性更甚于從前。做好檔案管理工作，既是記錄、保存真實信息的必要需求，也是促進其他管理工作提高效率的基礎。新時期的檔案管理工作必須要與現代發展觀緊密聯系，優化管理策略，從而形成更加高效率管理機能的管理方案，助力檔案管理的可是續發展。

1 “科學發展觀”——檔案管理規范化

當前環境下，檔案管理缺乏規范化和標準化的現象較為明顯，主要表現為：管理模式老化、技術方法不適應現代程序、檢索工具局限、檔案移交流程不清晰、檔案管理權責混亂等。檔案信息涵蓋各項事務中的方方面面，檔案信息數量巨大。檔案管理是一項瑣碎而系統化的工作，檔案工作的有序、高效進行，建立在規范化、標準化的制度和流程上的，需要多方協調才能完成。

科學發展觀強調檔案管理的全面性和協調性，與檔案管理工作的實際需求相互契合。科學發展觀指導下，進一步提升檔案管理規范性的途徑為：

一是要健全檔案管理制度，管理制度的建立需要考慮到單位的特點和對檔案管理的實際需求，充分體現科學性和合理性。只有符合實際需求的制度才能夠真正的讓管理高效運轉；

二是要加強執行的權威性，制度的執行情況將會決定制度的有效性，不能夠讓管理制度成為一紙空文，有章不循，因此在執行過程中，要形成一定的監督體系，根據規章制度來進行獎懲；

三是要形成多方協調，齊頭并進的檔案管理模式，檔案管理實際上是服務于其他組織的，因而檔案管理工作并不能夠單單只是檔案管理部門的責任，應當與其他部門形成聯動管理機制，對于檔案形式、檔案移交流程形成統一的標準；

四是要統籌兼顧，檔案管理工作中，經常會遇到多份材料同時歸檔入庫的情況。此時需統籌規劃，制定行之有效的工作計劃。在具體的工作過程中要對可能出現的問題進行預測，掌握工作的主動權，提前采取有效的解決措施。

2 “可持續發展觀”——提升檔案管理信息化工作水平

信息技術快速發展，并且迅速改變了檔案管理工作方式、工作流程。現階段，大部分檔案管理工作都已經初步完成了電子化操作，電子檔案正逐步代替紙質檔案，成為檔案管理的新成員。利用信息技術，大大的提高了檔案管理的效率。一方面，信息化檔案管理加強了檔案信息之間的整合力度，改善了傳統紙質檔案關聯度較低的弱勢；另一方面，電子檔案受外部環境、空間、時間等因素影響小，比起紙質檔案管理而言，節省了許多不必要的成本，具有可持續使用的特點。

信息化發展固然為檔案管理工作帶來了新的機遇，但同時也帶來了新的挑戰。現階段的檔案管理信息化工作水平，想要實現永久性的可持續發展，仍有許多問題需要進行改善。例如紙質檔案電子信息化工作出現的錄入誤差糾正、電子檔案信息安全保障、檔案信息網絡查閱等級與流程、檔案管理信息系統的適用性等等。

從可持續發展觀的角度來看，檔案管理工作只有實現了檔案信息可持續安全、可持續查閱、可持續保存以及可持續與整體組織適應，才是真正的達成了可持續發展。從目前的實踐情況來說，相關單位可以從以下幾個方面著手提升檔案管理信息化水平：

一是要加強信息化硬件環境建設，應當根據檔案管理對硬件設備如電腦設備、打印設備的具體要求，構建與技術需求相符的信息化環境；完善檔案管理所需硬件設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持檔案室內的溫濕度，配備鐵質檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關器械和物品。

二是要加強對電子檔案信息的安全管理，要細化信息化管理工作內容，要加快建立數字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全；

三是要結合傳統檔案管理的優勢，信息化檔案管理并不能完全取代紙質檔案管理，因此，在檔案可持續管理目標性，要有機的結合紙質檔案管理的優勢，形成新的檔案管理模式，確保檔案管理的高效性。例如一些涉密性較高的檔案，應該加強紙質檔案化安全保護的同時，也要進一步提升電子化檔案的閱讀權限，通過設置多層級的準入密碼、網絡限制等，來保障其各方面的安全。

3 “以人為本”——構建高素質檔案管理團隊

檔案管理的重要目標就是持續為社會、單位組織以及個人提供有效的信息，為社會發展提供重要的信息保障。檔案管理實質上是服務于人的，而實施檔案管理的工作者也是人。所以說，檔案管理工作的優化發展，必須要貫徹“以人為本”的發展觀。以人為本是社會發展的重要目標與途徑，檔案管理工作中特別要注重貫徹這一理念，把人的管理作為檔案管理的出發點與立足點，最重要的是把檔案管理的目標定位在滿足人的需要上，以這個為核心做好檔案管理工作，更好地體現出檔案管理工作的人性化特點，推動檔案管理事業的不斷發展。落實“以人為本”的檔案管理工作，需要從以下幾個方面做出優化：

一是要做好人員的思想觀念的管理，態度決定了管理工作的效率。想要進一步提升管理技巧、規范管理流程以及提升管理效率，必須要進一步的改善對檔案管理的態度和思想觀念。對于檔案管理工作者而言，要意識到檔案管理的必要性、重要性，要樹立可持續發展檔案管理觀念，對待工作要有責任心、有耐心。

二是要做好人員的管理技能培訓和激勵。想要提升檔案管理工作者的工作技能，還需要提供一定的管理技能培訓，包括信息技術培訓、日常管理操作標準的培訓、對管理制度的深入學習、管理新理念的探討培訓等。同時還應當設立一定的激勵機制，鼓勵人員積極創新，為檔案管理提供新思路。可以采用一定的物質獎勵、精神激勵等。

三是要加強檔案管理的內部學習和外部交流，在檔案管理部門內部，要針對管理實踐形成良好的交流氛圍，通過定期交流，不斷完善管理方案、管理流程；在外部，要加強管理人員與其他部門之間的交流，要讓其他的組織部門了解到檔案管理的重要性。

四是要積極與地方高校合作，建立人才培養合作機制，形成檔案管理人才專項輸送機制，著重培養優秀的檔案管理人才，使其有效掌握先進儀器設備的使用情況，為檔案管理引入更多的復合型人才，提高檔案管理隊伍的綜合素質水平。

4 結束語

社會在發展，時代在進步。科技發展亦步亦趨，檔案管理工作也必須要秉持發展的態度尋求更高的管理效率，應以科學發展觀作為指導思想，貫徹以人為本的觀念，在管理工作中落實，從而最終實現檔案管理的可持續發展，為社會做出應有的貢獻。

參考文獻

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