探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

宋 婕 楊玉清

（新疆維吾爾自治區人民醫院，新疆 烏魯木齊 830002）

一、引言

在辦公室工作中，檔案管理工作扮演著重要角色。在社會競爭日趨激烈、生活節奏不斷加快的今天，只有不斷創新和改革辦公室檔案管理工作，提高工作人員查考利用信息的舒適度和便捷性，才能助力整體工作效率顯著提升，才能讓企業永葆核心競爭力。而想要提高辦公室檔案管理工作的效率，就必須深入分析實際工作中存在的問題，本著實事求是、對癥下藥原則，方能找出解決問題的光明大道。

二、辦公室檔案管理工作概述

以“大智移云”為代表的新一代信息技術迅猛發展是當今時代的顯著特征。因此，在辦公室檔案管理中，要主動適應時代的新變化和新要求，提高檔案管理工作重視程度，不斷強化制度建設，加強從業人員培訓，積極擁抱和使用新一代信息技術，才能服務全局工作，促進整體效能提升。

三、辦公室檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作積淀歷史的塵埃，流淌著恒久的記憶，是聯系過去、現在和未來的信息紐帶。既具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的價值。具體來說：

（一）輔助領導決策

檔案管理是管理工作的一部分，做好檔案管理工作，有利于充分發揮參謀助手作用，提高領導決策科學化和規范化水平，為各項規章制度的制定、修改提供了參考依據，有利于提高工作效率。

（二）歷史真實記憶

檔案詳細、真實地記錄著當時當地發生的歷史事件，具有憑證價值和參考利用價值。它是最真實的現實反映者和歷史記錄者，可以在社會活動中明確雙方的責任義務，保護企業與員工的合法利益，減少不必要的糾紛。

（三）傳承文化價值

通過檔案管理利用，可以探尋歷史發展的軌跡和規律，了解國家、單位曾經的輝煌業績，繼承歷史文脈和傳統精華，不斷增強民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企業文化，傳承發展歷史，提高全體成員凝聚力和向心力。

（四）寶貴教育資源

因為檔案記錄的是真實案例，是客觀存在的現實反映，因此具有說服力和感染力，在單位團建、員工培訓時可以用作教材與參考資料，提高培訓的效率和效果。

四、當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

提高檔案管理的效率和質量，可以為我們想辦法、辦事情、做決策提供參考價值和借鑒信息。但在實際工作中，由于這樣那樣問題，檔案管理工作效率還有待提高，主要表現在：

（一）重視程度不夠

很多單位管理者對檔案管理工作重要性認識不夠，認為檔案管理是業務工作的衍生品和附屬品；有的對項目合同、人事檔案高度關注，但對文書檔案、會計檔案比較輕視。在工作人員安排上，很多檔案管理工作是辦公室人員的附屬工作和兼職工作，由于不具備專業水平，知識較為局限，而單位形成的檔案涉及方方面面，因此很多檔案不能被及時準確有效分類整理，利用查考功能更是不具備，導致檔案資料堆積如山，難以發揮價值作用。

（二）管理制度不健全

制度建設是打基礎、利長遠的工作。要想使檔案管理工作高效進行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲介質分類、收集整理規范、保管期限界定、查閱借閱規定等工作。但是在實際工作中，有的單位沒有出臺檔案管理工作的制度和章程，有的出臺了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

（三）專業素質有待提高

雖然企事業單位逐步開始重視檔案管理工作，但是由于檔案管理人員業務素質不高，使得辦公室檔案管理工作難以全面發揮應有價值，主要體現在：一是認識偏差。認為自己從事的是打雜工作，榮譽感和使命感較低，檔案管理工作能拖就拖，降低了工作效率。二是知識缺乏。有的檔案分類不合理，該保密沒有保密，該公開沒有公開；有的年齡偏大，不能熟練利用計算機進行操作，這些造成了檔案信息無法有效的利用，難以發揮真正價值。

（四）管理手段比較落后

當前信息化辦公手段廣泛運用于業務工作中，但在檔案管理中比較滯后，仍然采用人工管理的傳統方式，由于人工容易發生錯誤，且發現糾正較為困難，在整理過程中容易發生問題。而信息技術擁有高效、準確、便捷的優勢，可以對資料進行快速備份和恢復。因此，由于手段落后，耗費了人力物力，但是工作效率不高，也給單位造成了損失。

五、提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

面對洶涌澎湃的電子文件和與日俱增的海量信息，傳統檔案管理工作已經不適合新時代辦公室工作要求。檔案管理者必須轉變思路，由傳統檔案信息資料的守護神進化成為知識提供者及決策咨詢者。重點要做好以下工作：

（一）在思想上高度重視

思想是行動的先導，思想到位方能行動迅速。首先要抓住“關鍵少數”，即全面提高單位領導人員對檔案管理工作的認識，把檔案管理工作提上議事日程，擯棄“說起來重要、忙起來不要”的錯誤做法，加強對單位的檔案綜合管理，做好謀劃、實施階段全過程管理。其次要強化激勵機制。強化“主人翁”意識，加強業務考核，適時予以獎懲，增強對檔案管理工作的重視程度，激發工作人員的積極性、主動性、創造性，促進工作效率提高。

（二）在業務上強化培訓

一方面要做好人力資源工作，強化高素質檔案專業人才的招聘和引進，讓專業的人干專業的事，省時又省力。另一方面要本著實事求是、分類施策原則，挖掘現有人員潛力，定期開展檔案管理人員的教育培訓，提高培訓的針對性、實用性、有效性。比如對老員工應強化信息自動化方面培訓，讓其熟練使用電腦操作，提高信息化水平和能力；對于年輕人則應注重夯實基礎，傳授專業理論知識。同時，要幫助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不會”現象發生，在傳授專業理論知識的同時，注意傳幫帶，以老師傅帶小徒弟的形式，使年輕人能夠盡快上手、獨當一面。

（三）在制度上不斷完善

要重視制度建設，發揮用制度管人管事的公平性和長久性。一方面在制度制定和修訂過程中要堅持集思廣益，對好的措施辦法要發揚光大，對錯誤做法要堅決糾正，對漏洞不足要及時彌補，提高制度建設的針對性、合理性和時效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機制，對單位員工在檔案利用中反映的問題，安排專人進行及時收集、匯總、整理，并對相應問題提出解決措施，呈報單位管理者，方便在頂層設計上促進檔案管理效率提高。

（四）在技術上逐步提升

應該采用雙套制管理模式，讓實物檔案管理和計算機檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進檔案信息化管理的進程，將檔案信息資源利用更加科學化、規范化、便捷化。同時積極運用大數據、云技術等新一代技術手段做好信息資源開發利用，充分進行數據分析和認真研究，找出內在規律性和聯系性，進行資料匯編和深度開發，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語權。

六、結束語

檔案管理工作是辦公室工作中的重要組成部分，與其他工作開展休戚相關，有著千絲萬縷的聯系，只有檔案管理工作效率不斷提高，才能促進辦公室其他工作數據利用和信息查找方便快捷，推動辦公室整體工作順利開展和高效運行。因此，檔案管理工作使命重大、責無旁貸，應通過在思想上高度重視、在業務上強化培訓、在制度上不斷完善、在技術上逐步提升等多措并舉、多管齊下方式，全力提高檔案管理工作效率和水平，才能促進辦公室整體工作水漲船高、行穩致遠。