關于企業檔案管理體制改革的探討

屈 榮

（陜西省水務集團有限公司，陜西 西安 710000）

現如今，我國的經濟體制改革日漸完善，但一些企業的檔案管理體制還沒能很好地跟上當前的經濟形勢，仍制約著企業的發展，使企業在檔案管理中不能占據主動地位。在當前的經濟形勢下，如何將企業的檔案管理工作做到更加適應新形勢，是當前各企業檔案管理人員需要認真思考的一個重要課題。

一、企業檔案管理的具體作用和現狀

檔案管理工作是一項具有服務性、政治性的管理工作。一方面，它起著服務社會、服務企業以及服務企業中各個機構和部門的作用；另一方面，它又管理著企業中各個部門所產生的歷史文件，保障整個企業的機密文件得到符合規定的存檔，保障文檔的機要性，因此，它又是一項具有政治性的管理工作。檔案管理不僅僅是記錄企業歷史文化的一種形式，它還服務于社會：在符合規范、符合法律的情形下，對檔案進行公開，對社會中很多的企業都具有極為重要的意義，他們可以通過借鑒類似企業中成功的例子，促進自家企業的發展。因此，檔案管理無論是對社會來說，還是對企業本身來說都是極為重要的，它是企業管理中不可或缺的一個步驟。

隨著時代的發展，當前社會上的企業檔案管理工作以及管理方式有著很大的變化，因此，企業檔案管理工作的發展，也面臨著巨大的挑戰。隨著科學技術的發展，信息技術越來越廣泛地被運用于人們生活中，企業檔案的生成方式也變得復雜多樣了起來。電子檔案的誕生給傳統的紙質檔案管理工作，帶來了巨大的沖擊。因此，企業檔案管理方式的變革，就成為了企業檔案管理工作發展的過程中至關重要的一步。企業檔案管理工作的變革，意味著企業檔案管理工作將在優化紙質檔案管理工作的基礎上，運用信息技術和各類信息系統管理電子檔案或紙質檔案的部分信息，這是企業檔案管理工作中優化用戶服務，提高檔案管理人員工作效率的必要方法，也是企業檔案管理工作發展的必然方向。因此，傳統的企業檔案管理工作在變革過程中，有著不少問題，也面臨著不少挑戰。

二、企業檔案管理中的短板問題

（一）企業檔案管理模式過于單一，缺乏更強的綜合性和針對性管理

現如今，眾多的企業在檔案管理上仍沿用單一的檔案管理模式，將所有檔案集中管理這一較為傳統的管理辦法，從現如今的經濟形勢來看傳統的檔案管理模式已經不能滿足企業的需求，如果仍沿用就會給企業的發展帶上枷鎖。一些企業可能會有眾多的經營領域，或者一些企業會有跨地區甚至跨國經營，在這些企業中若是繼續使用傳統的檔案集中統一管理的模式，將會使企業的檔案過于雜亂，并且會加重管理人員的工作量，稍不留心就可能出現錯誤。因此制定出更加具有針對性和綜合性的檔案管理模式已迫在眉睫。

（二）對檔案管理工作的重視程度不夠，管理效率較低

現今部分企業的檔案管理思維缺乏系統性，管理方式不夠嚴謹，具體表現為：不能很好地認清檔案管理的重要性，認為檔案管理對企業的發展沒有多大關系，管理模式僵化草率，此外部分企業對檔案管理工作的投入不足，甚至有些企業將檔案管理工作“外包”，這就更加降低了企業的管理效率，使企業在檔案管理這一方面處于被動狀態，難以適應當前的社會經濟的發展。

（三）缺少學習優秀企業的機會，檔案管理手段落后

現如今，檔案管理工作在一些優秀的企業中得到了較高的重視。檔案管理工作相對煩瑣復雜，需要耗費較大的人力和資金，在這些優秀的企業中檔案管理工作都有具體的預算，將成本控制到最低，以此來擴大企業的利潤空間，另外，這些優秀的企業運用數字化管理手段，使檔案管理工作更加簡單快捷，通過數字化集成系統，將每份檔案都做到清晰明了。然而，一些企業認不清檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員得不到有效的學習機會，仍然在使用落后的管理手段，這就使企業在競爭中處于了不利的地位。

（四）檔案管理人員綜合素質不夠高，專業能力不夠強

在企業檔案管理工作中，檔案管理工作人員的能力和素質，是做好檔案管理工作的重要因素。檔案管理工作人員不僅要有極強的檔案管理意識，對檔案管理工作有很強的積極性，熱愛檔案管理工作，還要有很強的法律意識，懂得檔案保密的重要性，熟悉檔案管理工作的專業知識，具有較強的綜合能力。同時，檔案管理工作作為一項服務性質的工作，其管理人員的服務意識也是很重要。但是，在企業檔案管理這一重要工作中，工作者的綜合素質和能力均不高，工作效率低，對于工作的保密意識弱，有些工作人員，不但專業能力不足，服務意識還比較差，甚至因為一些小事與用戶產生矛盾，影響用戶體驗和公司的整體形象，這就是很多情況下，檔案管理工作狀況百出的原因。

三、完善企業檔案管理的幾點意見

（一）企業的檔案管理模式要符合市場化需求

企業想要更好地生存和發展就必須要根據市場的變化而變化，只有順應市場的變化企業才能有更大的發展空間。檔案管理的管理模式也是一樣必須遵循市場的需要，因為市場將決定著資源的配置，檔案管理的優良與否是企業能否在市場化競爭中勝出的基礎，因此企業的檔案管理必須符合市場的需要。企業檔案信息資源的管理為企業的發展提供著指導和建議，檔案管理工作必須在市場中開展，這就需要做好檔案的信息儲存和開發工作，不斷地改革創新，使檔案中的信息為企業的發展更好地服務。

（二）企業的檔案管理要更加專業化

檔案的專業化管理要從兩方面入手，一是要嚴格按照政府的要求進行，接受政府在這一方面的監督和指導，但要減少政府在企業自主管理中的干預，另一方面要接受社會的監督和指導，使檔案管理工作更加符合社會發展的需要。從未來的發展形勢看，企業自主管理檔案這一趨勢是必然的，只依靠政府的管理是不符合社會的發展形勢的，所以企業必須加強自主管理檔案的能力，積極創新，使企業檔案管理更加專業化。

（三）走信息化一體道路是企業檔案管理的一條新路徑

在企業的檔案管理工作中通過利用信息一體化技術可以使企業的檔案管理工作變得更加方便快捷，信息一體化這一路徑也是檔案管理這項工作較為理想的一種選擇。企業可以成立專業的信息管理部門來為檔案管理服務，這樣不但可以將檔案中的信息進行有效地采集和處理，也可以更好地分析出對企業發展有利的信息，此外信息一體化還能監督控制檔案的流動過程，更好地協調檔案中的信息。利用計算機技術將檔案以圖片或視頻的形式錄入，這樣可以更加直觀地提取出檔案中的信息，從而提高檔案管理的效率。

（四）增強檔案管理人員的專業能力和綜合素質

另外，由于檔案管理人員的專業能力和綜合素質對于檔案管理這一工作的影響較大，提升檔案管理人員綜合素質和專業能力，就成為提高檔案質量和效率的主要途徑。為了加強檔案管理人員的專業能力和綜合素質，首先要從根源上改變檔案管理人員整體素質較差的情況，因此企業在人員招聘的過程中，應該嚴格把關，以員工的能力和素質作為衡量標準，選擇和錄用合適的員工。此外，為了提高已有工作人員的綜合素質和專業能力，企業應該定期舉辦企業文化活動，并定期對工作人員進行檔案管理知識的普及、培訓，同時，對員工進行法律方面的培訓和相關制度的培訓，以此提高員工的能力，提高員工的工作質量和工作效率。最后，制定相應的規章管理制度，優化原有的檔案管理制度和相關規范，保障檔案管理工作的規范性、合法性、高效性，從而保障檔案管理工作的質量。

綜上所述，企業的檔案管理工作要不斷地改革創新，使之能更好地適應新的社會經濟形勢。另外要加強企業的自主管理檔案的能力，提升企業檔案管理人員的專業素質，解放思想，使企業的檔案管理更加專業化。此外還要利用先進的技術手段，將企業檔案管理工作更加簡潔，提升管理效率。企業的檔案管理工作是企業管理中一項不可缺少的工作，只有利用科學合理的管理手段才能使檔案中的信息更好地為企業的發展做出貢獻。