高職院校檔案管理信息化建設分析

楊麗麗 山東外貿職業學院泰安校區

高職院校檔案管理工作的主要內容就是開展黨政管理以及科研等資料的收集和歸檔工作，能夠真實的體現出學校歷史發展的軌跡，并且對學校的發展和改革歷程進行最為原始和客觀的記錄，對于高職院校的發展起到了至關重要的作用。

一、高職院校檔案管理信息化建設的意義

高職院校檔案信息化管理能夠提高檔案管理工作的作用和效果，領導在進行決策的時候主要依據就是檔案信息的更新效率。如果校領導能夠及時、準確的掌握相關決策，才能夠保證政令的通暢，管理工作能夠得到順利的實施，最終才能夠做好學校的管理工作，保證自身的競爭力。反之，如果校領導在進行決策的時候，信息不夠及時和準確，就會導致學校管理水平比較低，甚至會遠遠落后于其他學校，無法保證自身的競爭力，逐漸的被其他學校趕超。所以，在高職院校發展過程中充分的利用檔案信息，才能夠發揮出自身的優勢。能夠提高高職院校檔案管理工作的效率和水平，高職院校在進行教學和教育的過程中會逐漸的形成眾多具有保存價值的教學檔案以及教務檔案等資料，為了能夠充分的利用檔案的價值，必須要積極的采取先進的信息化管理措施，逐漸的促使檔案管理工作由傳統的封閉式管理轉變為現代化的開放式管理模式，打破傳統的人工操作管理模式，不斷的提高檔案的收集和管理效率和水平，最終保證檔案資源能夠實現最優化的配置，最終為高職院校的發展提供優質的信息服務。在進行教學研究工作的時候，通過信息化檔案管理工作能夠提供更為智能化的服務，檔案信息化可以實現一次投入多次產出，實現資源的共享，在進行二次教材信息編寫的時候能夠有效的縮短編寫的時間，從根本上實現了檔案信息利用的實效性。

二、高職院校信息化建設的實踐與發展策略

(一)增強信息化意識

高職院校在進行信息化管理建設必要性的重視程度并不夠，建設意識比較薄弱，最終無法保證思想的統一性，組織和管理方面不能實現統一，最終導致時間和資金上的投入也僅僅能夠滿足基本的需求，在進行信息化管理建設的時候必須要做好以下幾個方面。其一，領導必須要真正的重視信息化建設，重視時代的發展，積極的轉變傳統的管理模式，積極的引進新技術，最終達到提高管理效率的目的。其二，必須要統一全校思想，在校領導的帶領下制定符合自身實際情況的信息化管理建設方案和制度。其三，必須要投入充足的資金，才能夠真正的保證制度得到有效的落實，保證信息化管理建設能夠得到順利的應用。

(二)建立合理科學的總體規劃

高職院校必須要意識到信息化建設的重要性，積極的參與到整體規劃中，規劃是保證信息化建設的基礎條件，高職院校在進行檔案信息化建設的時候必須要堅持統一規劃、分歧建設的基本原則，不僅需要制定長期的規劃，還應該具有短期的規劃，不能出現盲目規劃的現象發生，必須要結合自身的實際情況和需求，做好市場調研工作，并且聽取相關專家的意見。在制定長遠規劃的時候應該從整個學校的高度加以考慮和分析，結合各個部門的實際情況和需求，才能夠保證部門之間的協作，將每個部門進行有機的結合，才能夠避免信息出現滯后現象的發生，最終將各個部門建設目標與全校的建設目標高度保持一致。

(三)加強信息化團隊建設

必須要重視信息化團隊的建設工作，積極的引用專業技術人才，并且要做好內部教師和管理人員的培訓工作，從而才能夠保證自身團隊的綜合素質和專業技術水平，最終保證高職院校信息化建設的穩定性運行。通過專業技術人才能夠提高信息化管理水平和維護效率，從而制定高效的信息化管理系統，從根本上保證信息化建設的有序開展，還應該成立信息化技術培訓團隊，對高職院校的教師和管理人員開展信息化技術的普及和深化培訓工作，還可以通過校園論壇探討以及定期考核等諸多機制實現對高職院校教職工的參與度，不斷的加強團隊的信息化建設工作，從根本上保證教師和管理人員的能力和水平，提高教學科研和辦公管理的效率。

(四)創新高職院校信息化管理模式

當今時代主要就是信息時代、大數據時代，傳統的檔案管理模式遠遠不能滿足新時代快速發展的要求，會制約高職院校的進一步發展。必須要積極的引用先進的信息技術，實現檔案的信息化管理，從根本上提高檔案管理效率和水平，通過全新的信息化管理方法不斷的優化和創新管理服務，提供最為全新的優質服務，實現信息化管理工作。必須要提高管理力度，在進行學校內部建立多級管理體制，實現相互之間的制約工作，不斷的完善學校內部的監督和管理體制，才能夠促進檔案管理工作的可持續性發展。

(五)構建完善的安全管理制度

高職院校在進行檔案信息化管理工作的時候，僅僅通過網絡技術和殺毒軟件等措施遠遠無法保證檔案信息的安全，這些防護技術僅僅是輔助手段，高職院校必須要不斷的完善安全管理制度，兩者之間共同作用能夠構建一個安全的網絡信息空間，在進行實踐的時候必須要明確管理目標，在一個完善的管理目標基礎上構建具體、科學的安全管理制度。具體安全管理制度主要包括了安全服務措施以及信息安全管理防范措施等內容，最終保證每個環節能夠得到有效的落實。科學、合理的安全管理制度能夠從根本上提高計算機設備運行的環境，即便遇到病毒入侵也能夠得到有效的預防。

三、結束語

高職院校在進行檔案管理的時候，必須要積極的進行信息化建設工作，不斷的優化和創新檔案管理工作，才能夠充分的發揮出檔案資料的價值和作用，最終促進高職院校的進一步發展，更好的為社會發展培養優秀人才，促進我國社會的可持續性發展。