國家檔案館公共服務動力機制探析

申曉晶

摘 要：目前我國國家檔案館的公共服務能力有待進一步提升。當國家檔案館擁有較為適度的運行動力時，才能保持穩定、持續的發展態勢。國家檔案館需要從資源建設、管理體制、技術平臺、社會環境和監督機制五個角度，構建激發內生動力、聚焦外部動力的機制，進而提升公共服務能力。

關鍵詞：國家檔案館；公共服務；動力機制

公共服務型檔案館是我國國家檔案館的未來發展趨勢。針對公共服務的拓展、檔案資源的有效開發、檔案館的建設運營等問題，國內學者和檔案工作者進行了許多有益的探索。但是對國家檔案館公共服務的動力因素卻鮮有討論，本文探討國家檔案館公共服務發展的動力源，厘清國家檔案館發展的動力機制，以期有效地提升國家檔案館的公共服務能力，更好地服務于社會和公民。

1 國家檔案館公共服務發展的動力觀

國家檔案館由全民稅收支持其經費開支，行使公共服務職能是其使命所在和立館之本。目前我國國家檔案館的公共服務能力有待提升，要充分發揮公共服務能力，須有適度、良性的動力支持。所謂國家檔案館公共服務的動力，是指推動其開展公共服務的動力來源及其諸要素的相互作用。國家檔案館公共服務的穩定良好發展是內因和外因共同作用的結果，即內外動力綜合作用推動其公共服務能力不斷發展。

此外，事物普遍是以系統的形態存在的。顯然國家檔案館自身是一個由若干要素組成的有機系統，其內部的結構要素，即各子系統，以一定的結構形式相互聯系、相互作用，使國家檔案館得以行使公共服務職能，提供優質的檔案信息資源以滿足社會公民需要。各子系統性質和功能主要圍繞公共服務職能而形成，且在促進公共服務職能方面目標越協調一致，運行推動力就越大，公共服務效果就越好。通過改變各子系統的結合方式，可實現國家檔案館公共服務職能的最大限度發揮。同時，國家檔案館具有開放性，與公民個體、社會團體、科研機構和政府部門等外部環境之間不斷地發生能量、信息的交換，積極的外部環境會作用于內部子系統，推動國家檔案館公共服務的發展。系統觀要求人們著眼于整體，正確認識和處理系統中的整體與要素之間、各要素之間，以及系統與外部環境之間的關系，實現系統整體功能的最優化。

2 國家檔案館公共服務實現的動力分析

國家檔案館公共服務的動力源分為內部結構要素和外部環境兩類。內部結構要素是其行使公共服務職能的內生動力；外部環境是其行使公共服務職能的外在動力。二者相互作用形成合力，推動國家檔案館公共服務職能的發展。

2.1 國家檔案館公共服務發展的內生動力

2.1.1 價值子系統是國家檔案館公共服務發展的驅動力。在運作過程中對公共資源、公共政策和公共資金的占有和利用，決定了國家檔案館的公益性質。國家檔案館的公益性質，要求其承擔保存社會記憶、提供館藏檔案資源利用等公共責任，具體表現為館藏檔案資源和檔案館服務的公共性、社會性、服務性等。公益性質和公共責任是國家檔案館存在和發展的價值系統。

2.1.2 資源子系統是國家檔案館公共服務發展的原動力。檔案館提供稀缺的社會資源，即檔案及其編研成果或與之有關的服務。檔案資源承載了人類記憶和歷史文化遺產，能夠滿足人們特殊的信息需求。檔案憑證價值的真實性和稀缺性，使人們對檔案資源保有一種信任感，國家檔案館公共服務恰恰應傳承這一特質。

2.1.3 組織子系統是國家檔案館公共服務發展的牽引力。組織子系統是合理配置國家檔案館的內部資源，為實現公共服務這一目標而遵循相應的規則和程序構成的一種責權結構安排和人事安排，具體表現為建立健全管理機構，合理配備工作人員，制定完善內部規章制度，營造文化氛圍等。組織子系統可有效規范個人、群體、組織和機構的行為活動和相互關系，最大限度地保障內外部環境相互影響，實現交流協作。

2.1.4 技術子系統是國家檔案館公共服務發展的推動力。技術子系統由支持檔案資源管理和利用者查詢檔案信息的技術網絡及信息工具所組成，包括電子計算機和現代通信技術等各種科技手段。技術子系統為國家檔案館公共服務發展提供了技術支撐。

四個子系統相互作用，相互支撐，共同促進國家檔案館實施公共服務職能。

2.2 國家檔案館公共服務的外在動力。國家檔案館是一個開放性系統，其內部結構要素與社會政治、經濟、文化以及科技等外部環境之間不斷地發生能量、信息的交換，積極的外部環境作用于內部子系統，推動國家檔案館公共服務的發展；消極的外部環境作用于內部子系統，對國家檔案館公共服務的發展產生阻礙作用。當前國家檔案館面臨著如何與社會協調發展的現實問題。伯恩特·弗里克松說：“檔案產生于社會，檔案行為也在社會中進行。其中最關鍵的不僅僅在于對于檔案和檔案行為的理解，更在于從社會背景的角度對它們分析?！眹覚n案館公共服務的發展需要良好的外部環境為其保駕護航。這種外部環境包括政府的政策扶持、法律法規的規范、社會觀念的更新、國內外成功案例的示范等。

3 構建我國檔案館公共服務動力機制

國家檔案館要從資源建設、管理體制、技術平臺、社會環境和監督機制等五個角度，構建激發內生動力、聚焦外部動力的機制，不斷提升公共服務能力。

3.1 構建國家檔案館資源建設機制。整合檔案資源，挖掘潛在價值，使檔案憑證價值及可持續利用成為國家檔案館公共服務的最原始動力。要擴充檔案資源，改善館藏結構，進行優化配置，滿足人民群眾的多樣化信息需求。設立研究基金，以項目資助的方式，促進館藏檔案價值的發現和利用，構建多方共建、全面覆蓋、社會共享的檔案資源體系。加快國家檔案館基礎設施建設，館舍選址、建筑風格和內部功能布局等要以親近公眾、方便公眾為原則，符合建設標準，展示開放的公共形象。如，美國國家檔案館就以其人性化設計、現代化裝備、科學合理布局，最大限度地貼近和便利公眾。

3.2 加強國家檔案館的管理機制建設。著眼長遠，及時改革現有行政管理體制，并解決好后續問題，引導國家檔案館向公共檔案館的職能轉變。管理層要調整檔案工作人員的專業結構，同時要讓他們參與決策，提高工作人員的公共服務的效率。積極創新服務方式，為用戶提供不同層次、多種類型的個性化服務，推動檔案信息化服務平臺建設。借鑒學習國外檔案館的檔案文化產品商業運作模式，深度挖掘檔案文化，研發文化創意產品，提供多元化服務，通過營銷新方式增強市場服務功能，增加經費來源。

3.3 推動檔案信息化服務平臺建設。互聯網時代，國家檔案館公共服務要與時俱進，不斷符合用戶習慣，利用計算機數據庫技術、搜索引擎技術，建立以數字化信息為檔案管理內容、以計算機為管理手段、以網絡傳遞為利用方式的新型檔案管理與服務系統，構筑信息化平臺，為提供可靠、高效、綠色、便捷的檔案館公共服務創造條件。同時，也可借由新媒體等媒介，加強與公眾互動，展示國家檔案館的親民形象，為檔案館公共服務營造和諧、開放的氛圍。

3.4 創造良好的外部環境

3.4.1 完善國家法律法規。公共服務程度較高的國家，均有健全規范的法律制度并嚴格執行。建議《檔案法》明確規定公立檔案館的公共服務職責和建設要求；與國際接軌，將國家檔案館更名為公共檔案館，并明確建設要求，將公共檔案館建設納入法制化軌道。完善法律法規，既保障公民及時了解檔案信息，又避免檔案信息因公開不當而造成不應有的損失，確保信息安全。

3.4.2 政府倡導“資源共享”原則。聯合檔案館、圖書館、博物館等公益性文化事業機構，整合文化資源，實施共建共享，增強文化資源的社會共享性和社會知名度。如英國的博物館、檔案館和圖書館理事會，向所屬各館提供戰略指導思想和項目資助，發布行業標準，建立綜合資源的指南和門戶網站等，值得借鑒學習。但應注意的是，若外力施加不當，會引起系統紊亂，所以政府應在適度范圍內對檔案館進行引導、幫助和扶持，而不是干涉與強迫。

3.4.3 激發社會公眾的檔案意識。國家檔案館應承擔公共責任，保障公民知情權，鼓勵并培養公民的行使權利，使其意識到檔案只有在廣泛利用中才能實現價值，使國家檔案館成為普通大眾樂意前往的公共場所。

3.5 建立健全國家檔案館的監督機制。當前我國檔案館公共服務的監督機制不健全，嚴重影響了檔案利用的效果，應當建立檔案部門自查、職能部門監管、社會輿論監督等相結合的監管機制。首先，進一步修訂和完善有關法律法規，做到有法可依。其次，建立評價機制，定期意見反饋，促使各級國家檔案館不斷提升公共服務意識，創新工作方式。最后，建立內部考評機制，規范日常監督和考核，定期評價考核，制定合理高效的激勵政策。內外監督機制相互配合，以保障國家檔案館公共服務的健康持續發展。

*本文為國家社會科學基金項目“國家建設工程檔案資源保障體系研究”（17CTQ049）的階段性研究成果。

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（作者單位：鄭州航空工業管理學院管理工程學院 來稿日期：2018-12-15）