信息化時代創新檔案管理服務模式探究

張忠良

摘 要：在檔案館運用數字化技術對文件進行管理，雖然比人工服務簡化許多，但仍然有不足的地方，仍需要我們通過不懈的努力探索新的管理方法。

關鍵詞：檔案管理；信息化；服務模式；創新

1 加強標準建設，落實科學發展

信息化時代電子檔案管理工作是一項龐大且復雜的工程，需分步驟、分階段穩步推進。首先要有長遠規劃，立足于眼前。平時大力推進傳統載體檔案數字化和開展電子文件的歸檔、接收工作，為后續的工作打好基礎。其次是制定標準，明確目標。工作人員應對每一項電子管理的規范和要求非常熟悉，明確每類電子文件檔案的管理期限和規則，管理上的具體要求清清楚楚。要保證每份有價值的文件收集齊全、整理有序，并規范化地進行歸檔。最后就是明確要求，齊抓共管。文件歸檔需要每一位檔案工作人員的共同努力，每個部門必須按照要求齊心協力參與文件歸檔工作，慢慢地一步步形成各部門齊抓共管的工作模式。電子檔案最主要的優點是方便，不會出現像紙質檔案那樣年久破損問題。電子檔案方便存檔，儲存起來簡單快捷，也不似紙質檔案那樣占用空間面積。由此可見，電子檔案的優點多之又多，但是要想真正發揮好電子檔案的作用，更為重要的是我們要做好電子檔案歸檔工作，歸檔工作有著不同的標準，我們要做到高標準就必須理性對待，分層次而有序地歸檔，使得檔案信息有一個良好的歸屬地，這就是我們最終想要達成的目標。

2 加強隊伍建設，促進人才發展

人才在這個時代永遠處于領導者的地位，尤其是檔案電子管理方面，更是缺乏綜合型人才，人才類型太過單一，需要及時進行隊伍建設。我們首先要尊重人才，尊重他們的勞動成果，肯定他們的工作成果，對他們的工作給予鼓勵，讓他們繼續不斷地探尋新技術，為檔案管理工作信息化技術解決更多的難題。其次要調動工作人員積極性。檔案整理工作繁復且枯燥，一般人對于它很難有太多興趣，需要建立獎勵機制，充分調動積極性，創造良好的工作氛圍，保證員工在輕松快樂的環境中完成工作任務。再次就是要實現人才資源調整，使每一位優秀的、有才能的人才都能找到自己的崗位，發揮其所長，最大限度地發揮自己的才能。最后是加強機構整合，健全管理制度，配備好充足的硬件設備，引進人才，為建設數字化檔案館充分打好基礎。

3 加強安全建設，確保持續發展

隨著時代的發展，電子產品逐漸成為人們當下最為關注的一個點。針對檔案信息安全問題，可以從三大方面考慮：第一，要強化對信息檔案的安全保管工作，全面增強檔案部門的檔案安全意識，確保檔案信息在安全的條件下運行。第二，將檔案電子化，通過對其加設數字化密碼，確保檔案信息安全。第三是建立檔案開放審核制度，為了保證開放檔案的信息安全性，應對擬開放檔案進行審核，編制開放目錄，確保開放檔案信息的安全性。

4 加強檔案館信息化建設必須更新觀念

隨著大數據時代的到來，建設數字檔案館迫在眉睫。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化和信息檢索便捷化等諸多特點。是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館也是一個內容管理系統、集成系統和數字信息長期保存系統的集合。所以，作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館，它不僅僅起到一個數據中心的作用，也不僅僅起到發布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。就是說，數字檔案館主要是將紙質文件轉化為電子文件并進行保管和提供利用，這與過去檔案的實體儲存和利用完全是兩個概念，因此，在實施信息化、數字化過程中，為了使工作順利進行，必須轉變檔案人員的觀念，使檔案工作者盡快適應數字化檔案館進程。使得檔案工作人員在管理視野上突破管理業務流程機構部門間的限制，并從全程管理和最優化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。

5 加強檔案館信息化建設必須豐富館藏

加強檔案館的信息化建設，首要就是從各個方面豐富館藏。各種檔案資源進館后，要充分運用現代化手段，加強檔案館資源信息化建設，將檔案資源進行數字化處理，提高檔案資源的現代化管理水平，實現檔案資源的集中、有序管理和優化配置，開發和實現檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務功能、形成檔案工作服務體系奠定堅實的基礎。特別要重視檔案備份工作，將這項工作作為檔案資源建設和檔案安全體系建設的重要內容和手段，認真加以落實，既要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，更要對其中的重要電子文件實行異質備份，以確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。豐富和優化館藏是一項長期工作，檔案工作者在這一過程中，應體現出足夠的靈活性，不能只追求“量”的突破，還要兼顧“質”的飛躍，充分凸顯地方特色，切實發揮檔案館的存史作用。

6 加強檔案館信息化建設必須注重檔案信息化人才的培養

推進檔案信息化的關鍵是人才，由于電子檔案信息內容的數字化、文檔處理的一體化、電子檔案保存的技術化、開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案管理有著截然不同的方式，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，只有合理利用，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足單位發展對檔案工作的要求。作為檔案工作者，在信息時代的今天，要增強服務意識，要改變過去封閉式的被動服務方式，主動地、開放性地為單位提供檔案信息服務，用工作成效來提高檔案工作的社會地位，擴大檔案工作的影響，從而引起對檔案信息化人才培養的關注和重視。檔案信息化建設要求檔案工作者必須與時俱進，不斷更新服務觀念，創新服務方式，運用現代服務手段，適應新的服務要求。這樣才能使檔案信息化建設具有生機和活力。檔案信息化建設要求檔案工作者會運用現代化管理設備。越來越多的新技術將陸續應用于檔案工作的各個方面，這就要求信息時代的檔案工作者必須具備掌握新知識、新技術及運用新設備的能力，才能適應日新月異的檔案管理現代化、開發利用數字化和網絡信息化建設的需要。

一是培養計算機網絡方面人才。計算機網絡不僅是一個高新技術領域，而且成為一個飛速發展的行業，網絡已是機關單位和眾多企業不可或缺的工作平臺，建網、用網、管網已成為信息化建設的首要任務。隨著我國信息化水平的不斷提高，幾乎所有政府部門、學校、科研院所、各類企業等都有自己內部的局域網絡，并通過寬帶與國際互聯網相連，網絡平臺在政府部門和企事業單位日常工作中的地位越來越重要，網絡的規模越來越大，對網絡安全重視程度和網絡系統高效運行的管理要求也愈來愈高。因此，網絡人才是一個單位、部門實施檔案信息化，尤其是數字檔案館的關鍵。要培養的網絡人才應掌握網絡操作系統結構和原理、掌握局域網系統結構和原理、掌握互聯網原理和相關知識，掌握網絡工程設計、建設的必備知識，掌握網絡管理和網絡安全等方面的知識和掌握數據庫系統基礎知識。具有相關專業儀器設備的使用技術，具有局域網系統設計、組建、安裝、配置、維護、管理能力，具有網絡結構分析、網絡線路故障排查能力，具有熟練使用計算機常用軟件工具的能力，具備網絡綜合布線技術和具備一定的網絡程序設計能力。

二是培養數字化檔案館的數據庫人才。應加強數字化檔案信息資源庫建設，積極推進檔案數字化進程，為數字檔案館建設提供信息儲備。信息化檔案館的管理模式應是檔案數據庫的建立。要培養精通數據庫方面的檔案館專業人才，這在業務知識、科技知識和管理能力等方面都對檔案人員提出新的更高要求，因此，要采取有力措施，盡快培養和建立一支現代化的檔案專業人員隊伍。要努力引進和選調計算機軟件人才和數據庫專業人才并對其進行檔案知識的培訓，使之盡快適應檔案信息化管理工作的需要。要應用檔案管理系統，對檔案進行歸檔、整理、掃描，轉化為數字化檔案，建立相應的數字化檔案數據庫。

7 小結

信息化是時代發展的必然趨勢，它將各種新技術、新產品與我們的生活緊密地聯系在一起，全面地、深刻地改變著我們的生活方式和行為模式，同時也影響著檔案管理工作的發展方向，隨著信息化及大數據時代的到來，檔案管理工作勢必面臨著前所未有的變革與挑戰。如何避免在數字化時代不被邊緣化，是每個檔案工作者不得不正視的一個問題。英國前首相撒切爾夫人有一句話很有說服力：不可能的事情經常發生，你最好有所準備。形勢突變是時代的新特點，若不更新觀念，強化學習，努力跟進，就會被淘汰。同樣，信息化時代也創造了更多的機會，信息化時代的檔案館建設只要把握機會，順應時代的發展，加快信息化建設，整合館藏資源，創新服務方式，檔案管理工作必將迎來更為廣闊的發展空間。

*本文系2017年河南省檔案局科技項目研究成果，項目編號：2017-R-12。

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[3]薛寶珍.檔案崗位培訓中發現的一些問題[J].新上海檔案，2004（10）.

（作者單位：鄭州鐵路職業技術學院 來稿日期：2018-12-25）