談提高檔案管理軟件檢索效率的方法

董鵬昊

摘 要：從建立檔案數據庫、選擇檔案檢索項目及關鍵詞、提高檔案信息錄入人員素質等幾個方面提出提高檔案管理軟件檢索效率的方法。

關鍵詞：檔案管理；管理軟件；檢索效率

如何科學合理地使用檔案管理軟件，有效提高其檢索效率，充分發揮最大效益，檔案數據庫建設和使用方法的研究就顯得特別重要。

1 制約檔案管理軟件檢索效率的因素分析及改進建議

1.1 檔案數據庫建得不宜太多太細。檔案數據庫建得太多太細，容易造成檔案信息錄入及檢索的麻煩，錄入和檢索檔案信息時還要考慮這些數據應該屬于哪個數據庫，如果記不清屬于哪個數據庫，或因檢索條件的限制或記錯了相關信息而選擇錯了檔案數據庫，反而檢索不出相應的檔案信息，會影響檔案錄入或檢索的效率。

1.2 檔案檢索條件及字數不宜太多。眾所周知，檔案信息的檢索一般是按一個或幾個相連接的關鍵字來查找的，一次性錄入的關鍵字或條件太多，會大大降低檔案的檢索效率。有效的方法是減少關鍵字的字數，適當增加檢索條件，多使用檢索條件“或”、少使用檢索條件“且”，通過組合條件來達到提高檔案檢索查全率和查準率的目的。

1.3 檔案檢索不出時嘗試跨庫檢索功能。跨庫檢索程序相對煩瑣，檢索時間長，在檔案檢索中往往不經常被使用。但由于檔案查閱時，查閱者有時往往不太清楚查找檔案的詳細信息，手頭掌握的一些信息也是比較模糊的，比如只知道大概的時間或大概的內容或大概的責任者等信息，而這些信息又有不確定性，如果只在查閱者提供信息的檔案數據庫里查詢，好多時候會漏掉真正的檔案數據庫而導致檔案查找不出的情況。因此，當檔案查詢不到時，不妨試一下跨庫檢索來提高檔案查詢的命中率。

1.4 準確選擇檔案信息檢索項目。檔案管理軟件的檢索項目有很多，如題名、責任者、文件編號、文件日期、檔案年代、歸檔時間、附件文號、附件題名，等等，檢索者要能根據查閱者提供的查閱信息，準確判斷并選擇一個或多個檢索項目組合進行檢索，或者從查閱需求中分析提煉出準確的檢索項目進行檢索，從而達到檢索的目的。

1.5 輸入檢索關鍵詞要準確。檔案檢索的最重要因素是關鍵詞的把握，輸入相對準確的關鍵詞會大大提高檔案檢索的查全率和查準率。如查閱責任者是“河南省人民政府”的文件，因為檔案信息錄入者的認識不一，檔案信息錄入時對責任者的規范化簡稱把握不準確，可能錄入的規范化簡稱會不太規范，檢索者要根據實際情況，反復輸入測試各種可能的簡稱，如“河南省政府”“省政府”“省人民政府”等來達到完全檢索的目的。

1.6 對檔案信息錄入人員進行必要的崗前培訓。檔案信息錄入人員絕非只會計算機錄入就可以了，檔案信息錄入的準確與否直接影響日后檔案檢索的效率。因此，有必要對檔案信息錄入人員進行崗前培訓，培訓的內容至少應包括文秘基本知識、檔案基本知識和產生檔案的單位基本情況介紹，只有了解這三方面的基本知識，才能更好地把握檔案信息錄入的準確度，保證檔案檢索的效率。

1.7 對檔案信息數據錄入制定統一的標準。根據工作經驗，檔案信息錄入時如責任者的規范化簡稱、文件編號的格式及里面的特殊字符等都是容易出現錄入不統一的項目高發區，這些都要在錄入前做好統一的規定，才能避免出現由于錄入不統一而造成檢索不完全的現象發生。建議事先把相關信息做成“數據字典”導入檔案管理軟件系統中，以供錄入者利用下拉菜單進行選擇，這樣可以最大限度地避免錄入數據信息不統一的情況出現。

1.8 檔案信息錄入工作要做好統籌規劃、分步實施。一般而言，檔案信息錄入工作應該遵循從重點到一般、從永久到定期、從文書到科技、從科技到人事、從目錄到全文的程序或步驟。根據檔案的內容，結合檔案查閱利用的情況，先從重要的、永久性文書檔案的目錄信息錄入開始，然后一步步開展檔案信息錄入及全文掃描掛接工作，從而逐步實現檔案信息化，這也是提高檔案信息檢索效率的一條有效途徑。

2 小結

檔案的檢索效率與上述各方面的關系十分密切。提高檔案信息錄入的數量、實現檔案信息錄入的標準化、規范化和不斷提升檔案信息檢索者掌握檔案信息檢索的知識與檢索技巧，都能極大地提高檔案信息的查全率和查準率，從而使檔案信息工作服務能力得到顯著提高。

（作者單位：滎陽市豫龍鎮人民政府 來稿日期：2018-12-12）