淺談信息化技術在高校檔案管理行政中的應用

□蔣明子 潘 博

信息化技術的應用，給高校的檔案管理帶來了極大的便利，更有利于高校進行檔案的管理。本文主要從實行高校檔案信息化管理的重要性，目前信息化技術應用到高校檔案管理中存在的問題，將信息化技術應用到高校檔案信息管理的特殊性，信息化技術在高校檔案管理行政中的應用，高校檔案管理未來的展望等五個方面對信息化技術應用到高校檔案管理行政中進行了分析，以求為同行提供一個參考依據。

一、實行高校檔案信息化管理的重要性

(一)有利于提高高校檔案管理的效率。高校檔案管理的信息化是由于高校將信息化技術應用到學校的檔案管理中，并對檔案進行歸類、整理、存檔，便于管理人員對高校檔案進行管理，大大節省了管理時間、所需要的人力，提高了高校檔案管理的效率，使得檔案資料管理更加系統化、規范化；另外將信息化技術應用到高校檔案管理中，提高了信息的準確率，檔案資料丟失和破損的情況得到有效控制[1]。

(二)有利于學校管理的透明化和公開化。將信息化技術應用到高校檔案的行政管理中，促使高校管理更加透明化和公開化。高校的辦學目標、辦學宗旨、學校的招生計劃、學校的招生情況、教師的相關信息、教學計劃、學校的獎學金情況、相關的就業情況等信息[2]，都會展示在學校的官網上，有利于高校全校的教師和學生了解學校的相關信息，有利于學校管理的透明化和公開化。

(三)有利于提高高校檔案的利用率。將信息化技術應用到高校檔案的行政管理中，有效地縮短了管理人員整理檔案的時間，高校檔案管理所需的時間、人力、財力都得到了大大降低；另外學校檔案的信息化管理，更有利于學校的教師和學生對檔案信息資料進行查找，高校檔案的利用率得到大大提高。

(四)有利于高校教學輔助工作的持續發展。隨著信息技術的不斷發展與進步，人們的生活水平也得到了極大的提高，同時高校的管理問題也日益凸顯，高校以前陳舊的管理模式已不再適應現代化社會的發展要求，對此必須要進行轉型和升級，才能提高學校的教學質量，以此才能謀求未來的持續健康發展。做好高校的教學輔助工作就顯得十分必要，高校在進行學校的管理模式的革新時，要加大信息技術在學校檔案管理中的應用，以實現學校的檔案信息化管理。

二、目前信息化技術應用到高校檔案管理中存在的問題

(一)高校領導不夠重視學校檔案管理信息化的應用。目前大多數高校都把工作重心放到了學生的成績、教師的教學水平、教師對課程的研討、教師的相關學術論文上，在教學上有了很大的革新。但與此同時高校的行政工作也十分重要，高校的檔案管理工作與其他的工作相比較枯燥無聊，但它對于整個學校的發展和學生卻有著十分重要的意義[3]。然而目前大多數高校領導都不太重視學校檔案管理信息化的應用，導致高校檔案信息管理出現了混亂，大大降低檔案信息的安全性。

(二)高校檔案管理人員素質低下。高校檔案管理人員素質低下也是目前信息化技術應用到高校檔案管理中存在的重大問題。現在的高校，學校的教師和相關的管理人員大多數都是高學歷、高素質的人才，他們具備了扎實的專業知識和優秀的專業技能，但是從整體來看，具備優秀的管理能力的人才卻是少之又少，而懂得運用管理系統進行精確操作的人員也非常少。高校檔案管理的人員大多具備豐富的理論知識，但檔案管理的經驗卻非常少，對此要想提高高校檔案管理的水平，就必須要求管理人員將理論知識與實踐操作相結合，提高他們的素質，以滿足檔案管理的要求。

三、將信息化技術應用到高校檔案信息管理的特殊性

(一)高校檔案信息量非常龐大。隨著互聯網的深入發展，已在人們的生產及生活方面發揮著十分重要的作用，人們越來越依賴互聯網。高校的官網中涵蓋了眾多二級學院的資料以及一些電子版的表格、文檔，使得校園平臺網的資源空間越來越小。

(二)高校檔案信息種類繁多，且內容豐富。目前高校的檔案信息種類十分繁多，且內容較豐富，比如：學生的入校信息、個人檔案、學生在校幾年的成績表、教師檔案表等。

(三)高校檔案存儲的類型較多。以前高校的檔案資料只有紙質檔案，但隨著社會的不斷進步以及科技的不斷發展，目前的高校檔案存儲類型比原來的增加了許多。包括除了原來的紙質檔案，還有電子版的檔案資料、圖片資料、音頻資料、視頻資料等[4]。

(四)高校檔案資料調用度較高。高校教師評職稱、學生評優秀學生干部、學校多媒體設備的更新等方面，都需要參考高校的檔案資料才能進行，因此就需要對高校的檔案信息資料進行調用，大大提高了學校檔案的利用率。

(五)高校檔案資料的密度價值高。高校的檔案資源采集了眾多信息系統的信息，而這些信息也是經過眾多二級學院的管理系統整理出來的，因而高校的檔案資料都是較完整的，密度價值較高[5]。

四、信息化技術在高校檔案管理行政中的應用

(一)高校檔案管理越來越現代化。隨著社會的不斷發展和信息技術的發展，高校的檔案管理模式也發生了重大變化，高校檔案的管理越來越現代化，高校檔案管理將現代的多媒體網絡技術、通信技術、數據庫技術等應用到了檔案管理中，實現了檔案信息的一體化管理，檔案管理效率得到了提高，同時管理也更加科學化、規范化。

(二)高校檔案信息的安全體系得以建立和完善。互聯網應用到人們的生產以及生活中，給人們的生產及生活帶來了極大的便利，同時也加大了信息的風險性，容易出現信息泄露的事件，因此高校建立并完善檔案信息的安全體系就顯得尤為重要。高校建立并完善檔案信息的安全體系，有利于保證檔案信息的安全，避免出現信息外漏的事件，信息的完整性得到了保障[6]。

五、高校檔案管理未來的展望

隨著社會的不斷向前發展，檔案資料的管理也越來越現代化，人們對科技的需求越來越大，也越來越依賴科技。目前高校的信息量越來越大，信息也較原來的復雜，儲存類型也日漸增多，不同的信息種類需要選擇不同的儲存類型進行存檔才行。雖然信息化技術已應用到高校的檔案管理中，但由于要求的提高，對此還需要對檔案資料進行精細化的管理，按照具體的種類對其進行歸檔，以此才能真正提高高校檔案的管理質量[7]。

六、結語

綜上所述，目前人們的生產及生活已經離不開科技，因此高校的檔案管理只有將信息化技術相關元素融入到管理中，才能真正提高高校檔案管理的水平。而展望未來信息技術的發展，將會有更多的信息技術應用到高校的檔案管理中，對此高校要重視將信息化技術應用到檔案管理中，以促進高校的健康發展。