檔案規(guī)范化管理淺析

摘 要：今天的現(xiàn)實(shí)將成為明天的歷史，明天的檔案就在“我們”身邊。檔案是歷史記錄、文化傳承最為原始、最貼近真實(shí)的見證。加強(qiáng)檔案管理，使之準(zhǔn)確、科學(xué)地記錄企業(yè)發(fā)展歷程是重要的基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)保障。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化；基礎(chǔ)管理

1 檔案規(guī)范化管理的意義

在浩瀚的歷史長(zhǎng)河中，中華民族五千年創(chuàng)造了璀璨的文明。由于歷史學(xué)和考古學(xué)的發(fā)現(xiàn)，作為炎黃子孫的我們才知道了司母戊鼎、見識(shí)了鐘鼎文，也見識(shí)了大篆小篆。前者有實(shí)物為證，后者有書（刻）寫于竹簡(jiǎn)的記錄。浩如煙海的文化典籍、實(shí)物在傳承文化、展示史實(shí)等方面發(fā)揮了無可替代的作用，完整、詳實(shí)的檔案更是其中最權(quán)威、最完整的載體之一。

習(xí)近平總書記在中共十八屆四中全會(huì)第二次全體會(huì)議中講話：歷史是最好的老師。經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)使我們黨深刻認(rèn)識(shí)到，法治是治國(guó)理政不可或缺的重要手段。在依法治國(guó)的大背景下，今天的我們具備前人所不具備的物質(zhì)條件和科學(xué)、規(guī)范的體系，依法規(guī)范檔案工作，對(duì)于昨天、今天、明天無疑具有重大意義。

2 檔案規(guī)范化管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分

檔案管理是對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)發(fā)展需要依托各種信息、資料、數(shù)據(jù)支撐，作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案工作作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要內(nèi)容，發(fā)揮著不可替代的作用。如果不重視企業(yè)檔案工作，因企業(yè)改革重組、機(jī)構(gòu)調(diào)整、管理人員更換、公章注銷以及原始資料保管不善等原因，造成一些單位的基建項(xiàng)目、人事信息、科研成果等重要檔案資料未能集中保管，散落各業(yè)務(wù)部室，一旦人員調(diào)整、辦公場(chǎng)所改變很容易造成檔案遺失。時(shí)間線性發(fā)展、歷史不可逆轉(zhuǎn)，保存歷史發(fā)展軌跡的原始記錄隨著時(shí)間的流逝將越來越珍貴，一旦遺失將無可挽回。因此，要充分重視檔案的重要作用，特別是在企業(yè)發(fā)展過程中，更應(yīng)該留下企業(yè)成長(zhǎng)的軌跡，為企業(yè)的基業(yè)長(zhǎng)青提供方向和啟示。

3 加強(qiáng)制度建設(shè)是落實(shí)依法加強(qiáng)檔案管理的重要途徑

《檔案法實(shí)施辦法》第十五條規(guī)定：“建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化”。

3.1 建立健全檔案管理制度

有了健全完善制度才能保證檔案工作科學(xué)有序，才能使檔案工作有章可尋，有據(jù)可依，工作才能落到實(shí)處。重點(diǎn)建立和完善《檔案保密制度》、《庫房保管制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案借閱注意事項(xiàng)》、《防火安全制度》、《企業(yè)管理暫行辦法》等必備制度，根據(jù)各單位情況應(yīng)相應(yīng)制定各類評(píng)查考核制度，責(zé)任追究制度，完善糾錯(cuò)機(jī)制，堅(jiān)持“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的原則，在管理體制上理順工作界面、明確工作職責(zé)，在制度建設(shè)上統(tǒng)一服務(wù)內(nèi)容、細(xì)化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 嚴(yán)格監(jiān)督 制度執(zhí)行

各項(xiàng)工作制度制訂后，檔案部門只有認(rèn)真、規(guī)范、不折不扣的執(zhí)行制度，才能使制度在工作中發(fā)揮強(qiáng)有力的作用，否則制度將會(huì)是一紙空文。

1）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)統(tǒng)籌。為了提高檔案制度的落實(shí)效果，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃，把檔案工作制度與各項(xiàng)業(yè)務(wù)制度的落實(shí)結(jié)合起來，同步規(guī)劃、同步檢查。

2）嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量。檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)工作，來不得半點(diǎn)馬虎和隨意。因此，要嚴(yán)格落實(shí)制度規(guī)范，不能擅自行事。

3）突出重點(diǎn)，責(zé)任落實(shí)。重點(diǎn)加強(qiáng)檔案產(chǎn)生部的責(zé)任落實(shí)。遵循“檔案管理規(guī)定”要求，執(zhí)行“電子文件、實(shí)體檔案同時(shí)歸檔”及“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的原則。

3.3 開展考核 落實(shí)獎(jiǎng)罰

檔案管理工作是衡量各單位基礎(chǔ)管理工作質(zhì)量的一把標(biāo)尺。要明確各層級(jí)人員職責(zé)，簽訂責(zé)任書。同時(shí)，年初要制定檔案工作要點(diǎn)，對(duì)檔案工作進(jìn)行重點(diǎn)安排和部署；年中，要求各單位（部門）檔案管理工作進(jìn)行自檢自查，組織對(duì)檔案部門的檔案工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查；年末，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)考評(píng)，針對(duì)單位中出現(xiàn)的機(jī)構(gòu)不健全，利用手續(xù)不完備，歸檔材料不齊全，整理過程不規(guī)范，系統(tǒng)錄入不準(zhǔn)確等問題進(jìn)行通報(bào)，要求逐項(xiàng)落實(shí)，限期整改。對(duì)有創(chuàng)新意識(shí)的先進(jìn)做法進(jìn)行表揚(yáng)。并將考評(píng)結(jié)果納入KPI考核管理體系，直接與單位的績(jī)效進(jìn)行掛鉤，形成激勵(lì)機(jī)制。

4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)不斷提升檔案管理水平

面對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作也由傳統(tǒng)的手工操作向信息化、數(shù)字化電子管理轉(zhuǎn)變。數(shù)據(jù)交換、信息傳遞、資料共享利用是新時(shí)期檔案管理工作的基本要求，對(duì)檔案管理員的工作提出了新的挑戰(zhàn)。

4.1 慎重選派檔案管理人員

管理人員的個(gè)人素質(zhì)、工作態(tài)度決定其對(duì)完成工作質(zhì)量高低。所以，慎重選派檔案管理人員是管好檔案的重要因素，各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮“關(guān)鍵少數(shù)”作用，盡可能選派業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，工作心細(xì)，品行端正，安心本崗位的黨員或入黨積極分子負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定和質(zhì)量。

4.2 全面開展檔案知識(shí)培訓(xùn)

定期安排檔案管理人員培訓(xùn)，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、新型管理方法。通過學(xué)習(xí)，能不斷深化了解檔案管理方面的法律法規(guī)、持續(xù)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，為做好本職工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

邀請(qǐng)檔案管理專家、有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員普及檔案新知識(shí)、新內(nèi)容。讓檔案專職人員帶動(dòng)負(fù)責(zé)歸檔的檔案兼職人員，以專帶兼、以師帶徒，運(yùn)用傳幫帶方式完善檔案隊(duì)伍建設(shè)。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常進(jìn)行《檔案法》及檔案管理方面的培訓(xùn)，讓全體員工具備檔案知識(shí)，讓檔案管理在企業(yè)中透明。

4.3 加強(qiáng)交流 創(chuàng)造互相學(xué)習(xí)的平臺(tái)

在每年的檔案管理工作中，積極開展總結(jié)成熟經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新成果活動(dòng)。讓各單位（部門）之間加強(qiáng)溝通、了解，讓兄弟單位間好的做法及先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)得到推廣，取長(zhǎng)補(bǔ)短，查漏補(bǔ)缺，促使檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、工作能力、創(chuàng)新意識(shí)不斷增強(qiáng)。

5 營(yíng)造良好檔案管理氛圍

檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要廣大居民的積極參與。因此，增加居民的檔案意識(shí)，形成人人重視檔案、人人重視歸檔工作的良好氛圍成為創(chuàng)新檔案管理工作的著力點(diǎn)。

5.1 從居民關(guān)心點(diǎn)入手，加大檔案工作宣傳力度

以關(guān)注民生問題為宣傳重點(diǎn)，多角度向社會(huì)宣傳貼近民生、貼近公眾的檔案報(bào)道，利用內(nèi)部電視臺(tái)、院區(qū)公告欄、網(wǎng)絡(luò)檔案小知識(shí)答題活動(dòng)、宣傳冊(cè)、“檔案在你身邊”等活動(dòng)載體進(jìn)行廣泛宣傳，讓居民與職工認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案、走進(jìn)檔案。讓大家自覺維護(hù)檔案。

5.2 拓展檔案收集工作視野

建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)圖、工作聯(lián)系群，構(gòu)建檔案收集工作信息交流、溝通協(xié)調(diào)平臺(tái)，利用電子檔案精準(zhǔn)、高效、易存、不易損的特性，實(shí)現(xiàn)電子化檔案和傳統(tǒng)檔案良好融合，相互補(bǔ)充。

5.3 增強(qiáng)全員檔案法制觀念

為提高居民對(duì)檔案的進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，定期開放檔案館讓公眾參觀，舉辦檔案專題的報(bào)告會(huì)、講演會(huì)、討論會(huì)。利用6月9日“國(guó)際檔案日”這個(gè)特殊的日子，舉辦各種檔案展覽，宣傳檔案知識(shí)、法律、法規(guī)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，營(yíng)造大家學(xué)法、知法、守法的良好氛圍，培育檔案法制觀念，提高檔案依法行政管理水平。從居民到學(xué)生到全員，普及檔案法，普及檔案知識(shí)，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)。

6 結(jié)束語

在新時(shí)代下，企業(yè)檔案工作必須圍繞著“為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)、為民生服務(wù)”，使之符合時(shí)代發(fā)展的要求，尋根溯源，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益不受侵害，依法處理各類矛盾、糾紛，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探求規(guī)律。持續(xù)推進(jìn)檔案管理的電子化、數(shù)字化的發(fā)展，在法制框架下實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理工作水平的提高。為企業(yè)發(fā)展提供更大利用。

參考文獻(xiàn)

[1]《檔案法實(shí)施辦法》

[2]《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》2014版

作者簡(jiǎn)介

徐冬梅，東方地球物理公司，信息檔案站站長(zhǎng)，中級(jí)館員。