論電力企業人事檔案的重要性及規范管理

李勤

摘 要：近幾年，隨著社會經濟的飛速發展，公眾生活水平日益提升，不僅家用電器數量成倍增加，一系列電動汽車、智能機器人也相繼推出，這些都大大提升了公眾的用電需求，因此，作為電力企業，必須緊跟時代潮流，做好自身發展。然而，人才的培養和發展是提高電力企業綜合實力和市場競爭力的重要工作，人事檔案管理是人才工作的重要一環，但是傳統的人事檔案管理方式已經無法滿足現實需求。本文就闡述了人事檔案的概述，并分析了目前電力企業人事檔案管理工作中存在的問題，最后針對如何規范管理人事檔案工作提出幾點對策，以供參考。

關鍵詞：電力企業；人事檔案；規范管理；對策

電力企業與我們的生活和工作息息相關，而隨著公眾用電需求的不斷增加，對電力企業供電質量和安全性的要求也隨之提升，作為電力企業而言，人才是發展的基礎和前提，做好人才檔案管理工作，是培養人才，發展企業的關鍵所在。

1 關于人事檔案的概述和重要性

所謂人事檔案，是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。具體而言，就是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，有關個人經歷、學歷、黨團及社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是記載人生軌跡的重要依據，且具備一定的法律效力。人事檔案在人力資源管理工作中發揮了憑證、依據和參考的作用，是企業高層初步了解員工的主要依據之一。做好人事檔案管理工作，一方面有助于企業人事管理工作質量的提升，另一方面也直接關系到企業高層相關決策的正確性，因此，規范管理人事檔案工作尤為重要[1]。

在電力企業中，人事檔案是人事管理工作的重要參考依據，也是其順利實施的基礎與保障，具體而言，人事檔案在企業發展中的重要地位主要體現在以下兩個方面：

一是人事檔案有助于幫助管理者更全面、更深入的了解員工情況，從而保障人事決策的正確性，做到物盡其用。與其他企業相比，電力企業往往存在員工數量多以及調動相對比較頻繁等各種特點，因此，如果管理者不能準確全面的了解員工信息，一方面不利于為員工安排最合適、最理想的工作崗位，另一方面也不利于工作效率的整體提升，是對人力資源的嚴重浪費；

二是人事檔案在很大程度上反映了企業的整體發展水平，可以說人事檔案管理工作的規范性越高，其管理體系也就越完善，如果人事檔案管理工作存在不規范、不科學和不合理化，就意味著企業在發展中缺乏完善制度，由此可見，規范的人事檔案工作是電力企業人力資源工作和企業可持續發展的重要保障。

2 目前電力企業在人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 缺乏專業的檔案管理人員，人員更換過于頻繁

人事檔案管理工作的專業性非常強，作為管理人員，必須具備專業的檔案管理知識，并且非常熟悉人力資源管理和模塊，才能更好地完成工作。目前大部分電力企業對人事檔案管理工作的重視程度明顯不足，只是將其作為人事招聘工作的一個分支，通常安排其他崗位的工作人員來兼職負責管理人事檔案工作，造成管理缺乏專業性，檔案管理人員不穩定，進而嚴重影響了工作效果。

舉例而言，由于部分電力企業人事檔案管理人員的專業性相對較差，導致在對資料進行收集、鑒別、審核和歸檔的過程中，存在收集缺乏全面性，鑒別缺乏準確性，審核不全面以及歸檔材料不完整等種種問題。此外，電力企業員工數量相對較多，因此人事檔案數量相對較大，檔案材料收集整理也比較復雜，如果檔案管理人員專業性不足，人員更換頻繁，必然會嚴重影響電力企業人事檔案管理工作的水平和效率，進而制約企業發展的可持續性。

2.2 缺乏完善的管理制度，人事檔案存在泄密風險

部分電力企業之所以出現人事檔案不規范管理現象，就是源于缺少完善的管理制度，一方面，大部分電力企業對于員工的實際工作能力和工作效率比較看重，更加關注員工的學歷和實力；另一方面，管理制度的不健全，造成人事檔案管理權責的不合理分配，導致很多人事檔案管理人員并不清楚自己的職責范圍，造成檔案管理混亂，權責落實不明確，管理不規范，有泄密風險等諸多問題。

2.3 缺乏準確的人事檔案資料，歸檔不及時

由于員工的檔案信息一直處于變化和更新狀態，因此，如果檔案管理人員的收集和整理不夠及時準確，就會影響人事檔案的準確和完整性，進而使其價值大打折扣。目前，電力企業員工流動性相對較大，每年都有大量的入職人員和離職人員，因為檔案材料存在“時間差”這一特性，人事檔案管理人員如果缺乏足夠的嚴謹性，還不及時收集、整理、歸檔即時的檔案材料，就會使檔案整理間隔時間變長，造成檔案材料滯后裝訂入盒，或者收集材料的過程中不完整，缺失，將會導致在利用時，影響了管理者對員工個人情況的準確認知，造成檔案資料參考價值得不到充分發揮，大大影響了工作效率和水平；

2.4 檔案整理存在過度改造現象

在檔案整理過程中，由于不斷改變整理要求，過度“改造”要求其規格規范統一，致使檔案材料被改變得面目全非，失去其原有狀態和原始價值。

2.5 材料補缺相對滯后

發現的缺失材料，要及時補充完善。譬如，在很多電力企業單位，員工在辦理個人退休手續時，要查看檔案記錄，最早原始記錄出生和參加工作時間來確定退休時間和退休工資的標準。由于證明材料不充分，影響退休和退休工資。

2.6 缺少信息化管理手段

人事檔案管理手段依然比較傳統，需要在保證安全保密的情況下，有待進一步提高檔案信息化管理，提高利用效率。

3 電力企業人事檔案規范管理的相關對策

3.1 提高招聘門檻，加大培訓力度，提升檔案管理人員整體能力

正如上文所言，電力企業人事檔案管理人員的素質和能力非常重要，因此，可以從以下三個方面做出努力：

一是提高招聘門檻，在招聘過程中選擇檔案管理相關專業，且學歷較高、經驗豐富的人員來負責檔案管理工作，尤其是要注重管理人員的專業技能水平和整體道德素質[2]，加大資金和精力的投入力度，保證檔案管理隊伍的專業化和高素質化。

二是加大培訓力度，對現有檔案管理人員進行定期培訓，并組織學習先進單位的管理經驗，提升自身素質，保證他們能夠充分結合電力企業特殊需求來更好地完成檔案管理工作。

三是制定完善的考核制度，來考核人事檔案管理人員的理論基礎和專業能力，督促他們不斷學習，持續豐富人事檔案管理知識和方法，進而提高工作效率。

3.2 進一步完善人事檔案管理制度

一是要對電力企業人事檔案管理的職責加以明確，結合企業實際情況，建立健全責任制管理制度，將人事檔案管理責任逐級落實到相關部門和個人，并規定一定的處罰力度，以最大化地調動檔案管理人員的工作積極性；

二是進一步加大執行力度。制度執行力是保證制度得以實施的重要保障，因此，必須做到有法必依，有章必循，進一步加強績效考核和執行力度，及時收集整理和移交人事檔案材料，及時歸檔，才能真正發揮檔案管理的實際作用，從而提升整體管理水平。

3.3 加強電力企業人事檔案的安全性和信息化建設

目前，我國已經進入信息化時代，因此電力企業的人事檔案工作也應當注重對信息化技術的引進，將大數據與管理工作緊密結合，提升人事檔案管理工作的便捷性和準確性。首先，在保證安全的情況下，建立專門的人事檔案管理平臺或者局域網，來最大化共享和調用檔案信息；其次，應當賦予檔案管理人員專門的管理權限；最后，要完全實現人事檔案的電子化，這樣一方面可保證檔案的安全，避免檔案的損壞和丟失，另一方面在調取人事檔案時也能迅速提取，大大提升了檔案管理工作的準確性和利用效率。

4 結語

綜上所述，在電力企業的發展中，人事檔案工作占據非常重要的地位，但目前不少電力企業對人事檔案工作的重視程度和管理力度明顯不足，必須進一步提升管理人員的整體素質和專業能力，推進信息化管理方式，不斷提高人事檔案管理的水平和效率，才能有助于電力企業的可持續發展。

參考文獻

[1]王君.電力企業人事檔案的重要性及規范管理探討[J].大科技，2017，（36）：3-4.

[2]王彩琴.電力企業人事檔案的重要性及規范管理探討[J].人才資源開發，2016，（6）：167-168.