水利管理單位構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系所存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

黃寧

摘 要：構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系是新時(shí)代檔案工作的具體要求，水利管理單位要結(jié)合實(shí)際工作積極構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系以此實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。本文結(jié)合多年的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，以構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系的重要性作為切入點(diǎn)，闡述構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系所存在的問(wèn)題，最后提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：4A檔案管理體系；現(xiàn)代化；數(shù)字化

完備的檔案管理是支撐各行各業(yè)工作的重要基礎(chǔ)因素。對(duì)水利管理單位而言，構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系是提高檔案管理質(zhì)量的重要手段，面對(duì)新時(shí)代檔案管理工作的新要求，我們要不斷加強(qiáng)軟硬件建設(shè)和制度建設(shè)，積極構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的4A級(jí)檔案管理體系，不斷推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

1 構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系的重要性

構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系是現(xiàn)代檔案管理工作的具體要求，也是客觀評(píng)價(jià)檔案管理工作成效的依據(jù)。基于新時(shí)代檔案管理的新任務(wù)，構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。首先構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系是貫徹落實(shí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的行動(dòng)體現(xiàn)。黨的十八大以來(lái)，習(xí)近平總書記對(duì)檔案管理工作提出新的要求與任務(wù)，為指導(dǎo)水利檔案規(guī)范化管理提供了思想基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)4A級(jí)檔案管理是落實(shí)習(xí)近平總書記系列講話精神的具體行動(dòng)；其次構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系是水利檔案管理工作的具體要求。只有積極構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系才能實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)，才能保證檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化；最后構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系是提高檔案管理工作效率，降低檔案管理缺陷的重要手段。4A級(jí)檔案管理有一套嚴(yán)格明確的認(rèn)定程序和標(biāo)準(zhǔn)，能確保檔案管理的嚴(yán)肅性和規(guī)范化，通過(guò)構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系可以規(guī)范水利管理單位的檔案管理工作，進(jìn)而及時(shí)消除檔案管理過(guò)程中所存在的各種問(wèn)題，提升檔案管理工作的效率。

2 構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系所存在的問(wèn)題

隨著數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展，在構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系的過(guò)程中還存在以下問(wèn)題：

1）單位管理層對(duì)構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系的意識(shí)還有待提升。構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系不僅需要檔案管理人員的努力，而且還需要管理層的支持，但是在實(shí)踐工作中，有個(gè)別單位的管理層對(duì)于4A級(jí)檔案管理體系的構(gòu)建重視程度不夠。一是他們還止步于傳統(tǒng)的思維方式，認(rèn)為檔案無(wú)非就是存放資料，因此對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有對(duì)檔案4A級(jí)管理形成足夠重視；二是管理層認(rèn)為只要嚴(yán)格按照4A級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開展工作就可以，而忽視了與本單位檔案管理實(shí)際的結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理過(guò)于注重形式化，而導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理工作中出現(xiàn)機(jī)械化的問(wèn)題。

2）檔案管理制度不健全，現(xiàn)代化管理水平不高。水利管理單位構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系需要有一整套完善的管理制度來(lái)強(qiáng)化規(guī)范管理，但是通過(guò)深入調(diào)查，雖然各單位都在努力構(gòu)建檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但一部分單位仍然存在檔案管理制度不完善、現(xiàn)代化管理水平不高的問(wèn)題。一是檔案管理制度落實(shí)不到位。由于構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系屬于系統(tǒng)工程，需要有一套嚴(yán)格的制度并認(rèn)真執(zhí)行，但在實(shí)際工作中，有的單位多年前建立的制度用了十幾年沒有修訂過(guò)，還有的單位出現(xiàn)為了達(dá)到4A級(jí)檔案管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)而抄襲其它機(jī)構(gòu)制度的現(xiàn)象，導(dǎo)致制定的制度缺乏實(shí)際可操作性；二是檔案管理具體業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化水平不高。以河北水利系統(tǒng)的數(shù)字檔案管理為例，雖然各單位加大了硬件配套設(shè)施的投入，也利用相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，但在實(shí)際工作中，對(duì)重要的利用頻繁的檔案，并沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的全文利用。

3）檔案管理績(jī)效考核單一，缺乏動(dòng)態(tài)監(jiān)管。構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系的目的是為了提升檔案管理水平，規(guī)范檔案管理過(guò)程。但部分水利管理單位在構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系的過(guò)程中存在考核單一問(wèn)題。一是對(duì)于4A級(jí)檔案管理體系的考核重視硬件設(shè)施的考核，而忽視對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的考核；二是對(duì)于4A檔案管理的考核主要是事后考核，而忽視構(gòu)建過(guò)程的監(jiān)督，導(dǎo)致不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中所存在的問(wèn)題。

3 針對(duì)構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系問(wèn)題的解決對(duì)策

1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提升4A級(jí)檔案管理體系意識(shí)。實(shí)現(xiàn)4A級(jí)檔案管理離不開各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，面對(duì)新時(shí)期代檔案管理工作的新要求，各單位領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視4A級(jí)檔案管理。首先要加強(qiáng)對(duì)4A級(jí)檔案認(rèn)定工作的支持。要成立專門的4A級(jí)檔案管理認(rèn)定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，將具體的崗位職責(zé)納入到年度考核中；其次要更新檔案管理意識(shí)，針對(duì)個(gè)別管理層不重視檔案管理的情況，要讓單位管理層及時(shí)更新觀念，轉(zhuǎn)變思維，認(rèn)識(shí)到4A級(jí)檔案管理體系的重要性，認(rèn)識(shí)到4A級(jí)檔案管理是檔案管理的必要手段，最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案的有效開發(fā)和利用；最后要加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升責(zé)任意識(shí)和擔(dān)當(dāng)意識(shí)，為檔案使用者做好周到服務(wù)。

2）完善檔案管理制度，提升檔案管理的規(guī)范化。制度是管理的基礎(chǔ)，保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵就是要構(gòu)建完善的制度，因此各水利單位要不斷加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理。首先要結(jié)合本單位實(shí)際情況，進(jìn)一步建立健全檔案管理制度。水利管理單位的檔案具有頻繁使用的特性，每年汛期都會(huì)用到前幾年甚至前幾十年的檔案資料，因此各單位要結(jié)合具體的業(yè)務(wù)情況制定出符合本單位實(shí)際的管理制度，使檔案使用者能夠高效快捷地利用到檔案資料。同時(shí)還要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范清理，及時(shí)清理不合時(shí)宜的管理制度；其次強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)檔案管理的建設(shè)，規(guī)范管理流程。水利管理單位的檔案管理比較復(fù)雜，因此必須要嚴(yán)格按照《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，同時(shí)針對(duì)行業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合《水利部辦公廳水利檔案規(guī)范化管理綜合評(píng)估辦法》的流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，以充分發(fā)揮水利檔案“資政惠民”的作用。

3）創(chuàng)新檔案管理績(jī)效考核，加強(qiáng)反饋整改。基于檔案信息化建設(shè)的新要求，水利管理單位必須要?jiǎng)?chuàng)新檔案績(jī)效考核，構(gòu)建多元化的績(jī)效考核模式，側(cè)重考核評(píng)價(jià)反饋。一是要改變傳統(tǒng)的以事后考核為主的模式，建立多元化考核模式，實(shí)行動(dòng)態(tài)考核與管理，形成事前、事中及事后相結(jié)合的考核模式，尤其是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理過(guò)程的監(jiān)督；二是要重視考核意見，對(duì)照反饋意見采取有針對(duì)性的整改措施。構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系的過(guò)程是客觀評(píng)價(jià)分析本單位檔案管理的過(guò)程，通過(guò)考核評(píng)價(jià)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，以便及時(shí)的進(jìn)行改進(jìn)，提升檔案管理工作效率。

4）強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案信息化水平。一是要加強(qiáng)檔案信息化工作，加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，發(fā)揮數(shù)字檔案綜合利用價(jià)值，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，形成OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠?qū)Ρ締挝桓黝愲娮游募M(jìn)行收集、整合、控制和傳遞，做到在線歸檔、在線查閱檔案全文。二是加強(qiáng)安全管理。數(shù)字檔案室配備專用終端計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等終端設(shè)備以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備，電子檔案要一式三套存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上。

總之，面對(duì)檔案管理工作的新形勢(shì)，水利管理單位必須要積極構(gòu)建4A級(jí)檔案管理體系，以此提升水利檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化。

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