水利管理單位構建4A級檔案管理體系所存在的問題及解決對策

黃寧

摘 要：構建4A級檔案管理體系是新時代檔案工作的具體要求，水利管理單位要結合實際工作積極構建4A級檔案管理體系以此實現檔案工作的現代化管理。本文結合多年的實踐工作經驗，以構建4A級檔案管理體系的重要性作為切入點，闡述構建4A級檔案管理體系所存在的問題，最后提出解決對策。

關鍵詞：4A檔案管理體系；現代化；數字化

完備的檔案管理是支撐各行各業工作的重要基礎因素。對水利管理單位而言，構建4A級檔案管理體系是提高檔案管理質量的重要手段，面對新時代檔案管理工作的新要求，我們要不斷加強軟硬件建設和制度建設，積極構建標準化的4A級檔案管理體系，不斷推進檔案管理工作的規范化、標準化、現代化。

1 構建4A級檔案管理體系的重要性

構建4A級檔案管理體系是現代檔案管理工作的具體要求，也是客觀評價檔案管理工作成效的依據。基于新時代檔案管理的新任務，構建4A級檔案管理體系具有重要的現實意義。首先構建4A級檔案管理體系是貫徹落實習近平新時代中國特色社會主義思想的行動體現。黨的十八大以來，習近平總書記對檔案管理工作提出新的要求與任務，為指導水利檔案規范化管理提供了思想基礎，實現4A級檔案管理是落實習近平總書記系列講話精神的具體行動；其次構建4A級檔案管理體系是水利檔案管理工作的具體要求。只有積極構建4A級檔案管理體系才能實現檔案現代化管理的目標，才能保證檔案管理的規范化和現代化；最后構建4A級檔案管理體系是提高檔案管理工作效率，降低檔案管理缺陷的重要手段。4A級檔案管理有一套嚴格明確的認定程序和標準，能確保檔案管理的嚴肅性和規范化，通過構建4A級檔案管理體系可以規范水利管理單位的檔案管理工作，進而及時消除檔案管理過程中所存在的各種問題，提升檔案管理工作的效率。

2 構建4A級檔案管理體系所存在的問題

隨著數字化檔案管理工作的發展，在構建4A級檔案管理體系的過程中還存在以下問題：

1）單位管理層對構建4A級檔案管理體系的意識還有待提升。構建4A級檔案管理體系不僅需要檔案管理人員的努力，而且還需要管理層的支持，但是在實踐工作中，有個別單位的管理層對于4A級檔案管理體系的構建重視程度不夠。一是他們還止步于傳統的思維方式，認為檔案無非就是存放資料，因此對檔案標準化管理意識不強，沒有對檔案4A級管理形成足夠重視；二是管理層認為只要嚴格按照4A級檔案管理標準開展工作就可以，而忽視了與本單位檔案管理實際的結合，導致檔案管理過于注重形式化，而導致在實際的檔案管理工作中出現機械化的問題。

2）檔案管理制度不健全，現代化管理水平不高。水利管理單位構建4A級檔案管理體系需要有一整套完善的管理制度來強化規范管理，但是通過深入調查，雖然各單位都在努力構建檔案管理的規范化、標準化，但一部分單位仍然存在檔案管理制度不完善、現代化管理水平不高的問題。一是檔案管理制度落實不到位。由于構建4A級檔案管理體系屬于系統工程，需要有一套嚴格的制度并認真執行，但在實際工作中，有的單位多年前建立的制度用了十幾年沒有修訂過，還有的單位出現為了達到4A級檔案管理認定標準而抄襲其它機構制度的現象，導致制定的制度缺乏實際可操作性；二是檔案管理具體業務的現代化水平不高。以河北水利系統的數字檔案管理為例，雖然各單位加大了硬件配套設施的投入，也利用相應的檔案管理系統構建了數字化檔案管理平臺，但在實際工作中，對重要的利用頻繁的檔案，并沒有完全實現計算機的全文利用。

3）檔案管理績效考核單一，缺乏動態監管。構建4A級檔案管理體系的目的是為了提升檔案管理水平，規范檔案管理過程。但部分水利管理單位在構建4A級檔案管理體系的過程中存在考核單一問題。一是對于4A級檔案管理體系的考核重視硬件設施的考核，而忽視對檔案管理人員業務能力的考核；二是對于4A檔案管理的考核主要是事后考核，而忽視構建過程的監督，導致不能及時發現檔案管理中所存在的問題。

3 針對構建4A級檔案管理體系問題的解決對策

1）加強組織領導，提升4A級檔案管理體系意識。實現4A級檔案管理離不開各級領導的支持，面對新時期代檔案管理工作的新要求，各單位領導必須要高度重視4A級檔案管理。首先要加強對4A級檔案認定工作的支持。要成立專門的4A級檔案管理認定工作領導小組，明確責任領導和具體責任人，將具體的崗位職責納入到年度考核中；其次要更新檔案管理意識，針對個別管理層不重視檔案管理的情況，要讓單位管理層及時更新觀念，轉變思維，認識到4A級檔案管理體系的重要性，認識到4A級檔案管理是檔案管理的必要手段，最終目標是實現檔案的有效開發和利用；最后要加強檔案管理人員的學習，定期開展業務培訓，提升責任意識和擔當意識，為檔案使用者做好周到服務。

2）完善檔案管理制度，提升檔案管理的規范化。制度是管理的基礎，保證檔案管理質量的關鍵就是要構建完善的制度，因此各水利單位要不斷加強制度建設，規范管理。首先要結合本單位實際情況，進一步建立健全檔案管理制度。水利管理單位的檔案具有頻繁使用的特性，每年汛期都會用到前幾年甚至前幾十年的檔案資料，因此各單位要結合具體的業務情況制定出符合本單位實際的管理制度，使檔案使用者能夠高效快捷地利用到檔案資料。同時還要對檔案管理制度進行規范清理，及時清理不合時宜的管理制度；其次強化基礎業務檔案管理的建設，規范管理流程。水利管理單位的檔案管理比較復雜，因此必須要嚴格按照《河北省機關檔案工作目標管理認定辦法》的標準進行管理，同時針對行業特點，結合《水利部辦公廳水利檔案規范化管理綜合評估辦法》的流程進行優化設計，以充分發揮水利檔案“資政惠民”的作用。

3）創新檔案管理績效考核，加強反饋整改。基于檔案信息化建設的新要求，水利管理單位必須要創新檔案績效考核，構建多元化的績效考核模式，側重考核評價反饋。一是要改變傳統的以事后考核為主的模式，建立多元化考核模式，實行動態考核與管理，形成事前、事中及事后相結合的考核模式，尤其是要加強對檔案管理過程的監督；二是要重視考核意見，對照反饋意見采取有針對性的整改措施。構建4A級檔案管理體系的過程是客觀評價分析本單位檔案管理的過程，通過考核評價可以及時發現檔案管理中存在的問題，以便及時的進行改進，提升檔案管理工作效率。

4）強化檔案數字化建設，提升檔案信息化水平。一是要加強檔案信息化工作，加大信息化基礎設施投入，發揮數字檔案綜合利用價值，建立目錄數據庫，形成OA系統與檔案管理系統無縫對接，實現在網絡環境下能夠對本單位各類電子文件進行收集、整合、控制和傳遞，做到在線歸檔、在線查閱檔案全文。二是加強安全管理。數字檔案室配備專用終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等設備，電子檔案要一式三套存儲在脫機載體上。

總之，面對檔案管理工作的新形勢，水利管理單位必須要積極構建4A級檔案管理體系，以此提升水利檔案管理工作的規范化、標準化以及現代化。

參考文獻

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