對辦公室文書檔案的管理及常見問題分析

陶麗琴

摘 要：文書檔案即是企業(yè)內目前建設情況的概括，同時也是企業(yè)發(fā)展歷程的縮影，辦公室文書檔案的管理水平能夠在一定程度上反映出企業(yè)檔案管理的水平，隨著人們對信息決策質量要求的提高，辦公室文書檔案管理工作的重要性就越來越明顯。所以對辦公室文書檔案進行有效的管理，確保辦公室工作及企業(yè)整體工作的良性發(fā)展已經勢在必行。本文將對辦公室文書檔案管理工作中的常見問題及管理方法進行探究。

關鍵詞：文書檔案；管理；策略分析

文書檔案的管理工作是組織內基礎管理工作的重要組成部分， 辦公室文書檔案的內容體現在辦公室及組織內部在進行各項管理或其他活動中所產生的行為結果及過程記錄，所以，其管理水平的高低對檔案的完整度及質量都有著直接的關系，如果文書檔案的管理工作科學導致檔案內容的真實、全面，那么將會為辦公室及組織整體的發(fā)展提供有力的保障，所以在經濟及競爭高度發(fā)展的今天，如何對辦公室文書檔案進行標準化的管理，提高檔案的利用效率及真實有效性就成為了一個重要的課題。

1 辦公室文書檔案概述

文書檔案是以文字作為信息載體，是用來記錄組織或個人行為操作的文字材料，是辦公室及企業(yè)或其他組織處理各種事物所用到的憑證。

文書檔案具有收集與保存的特點，主要是利用紙張記錄的方法， 將各項事件的發(fā)生過程收集、記錄、分類，最終放置在統(tǒng)一的地方進行保管，所以，辦公室文書檔案需要確保檔案內容的完整性與真實性，發(fā)揮出記載經歷、借鑒未來的作用。雖然科學技術的不斷發(fā)展導致各項記錄工作都以變成信息化，但是文書檔案仍然具有很強的不可替代性，其不僅能夠為信息化的文書檔案管理工作提供可靠的依據，還能夠為整體的決策提供指導，在很多組織中，文書檔案的管理工作都是各個部門管理的重中之重。

2 辦公室文書檔案管理的常見問題

2.1 管理意識薄弱

由于對文書檔案管理的宣傳不夠到位，所以就導致了整體人員對 文書檔案的管理意識都較為薄弱，相對于組織內的很多人員來說，文書檔案的重要性不高，個別人員甚至認為沒有存在的必要，對于文書的檔案也僅僅是保存，缺乏利用的行為，這不僅造成了資源的浪費， 同時還對保存工作帶來了消極的影響。同時，這種管理意識薄弱還體現在管理力度上，大部分的組織都對文書檔案管理所需資金的投入比重較少，所以就導致了粗放的管理工作模式及方法，再加上管理方式不夠科學，實際管理的內容與標準管理內容要求存在較大的差距。

2.2 管理方式不夠規(guī)范

文書檔案的管理是一項很復雜的工作，由于缺少管理意識，所以就導致了目前文書檔案的管理方式不夠規(guī)范，很多人認為文書檔案甚至是對文檔進行必要的寫作和簡單的整理，卻忽視了管理的方法和管理的目的，所以就導致了現有的很多辦公室文書檔案材料散亂甚至是混雜，雖然有的檔案按要求裝訂成冊，但是卻沒有按照規(guī)定的格式及方法進行編輯，這使得檔案與檔案之間經常出現矛盾或雷同的內容，不利于后期的使用。

2.3 管理人員缺乏管理素質

在很多組織中，辦公室檔案的管理人員都不夠專業(yè)，缺乏必要的文檔管理能力及管理素質，在通常情況下，這種文書檔案的管理工作基本都有辦公室秘書負責，但是在實際的工作過程中，由于秘書的工作內容較為復雜，所以根本就無法充分的兼顧文書檔案管理工作，在從普遍情況來看，目前專業(yè)的文書檔案管理人員相對較少， 再加上隨著內容的增加，管理人員不能夠有效的進行專業(yè)管理，所以導致積累的問題越來越多，長此以往下去，必定會對辦公室工作的開展乃至組織整體工作的開展帶來影響。

3 提高辦公室文書檔案管理策略

3.1 提高對管理工作的重視程度

要想從根本上對文書檔案進行科學的管理，那么首先就必要在基礎上提高對文書檔案管理工作的重視程度，這種重視程度不僅僅是要在管理人員、普通人員中提高，更要對辦公室整體及領導人員提高，只有讓全體人員共同參與加上上級領導的積極配合才能夠有效的促進文書檔案管理工作的有效進行，另外，相關的領導也要對文書檔案管理的規(guī)章制度進行積極的制定，要結合辦公室的實際情況加強對管理工作的規(guī)范化指導，從主觀出發(fā)，從客觀實行，確保文書檔案管理工作的有效性與長期性。

3.2 規(guī)范管理工作內容

管理工作的質量直接決定管理的結果，所以要對辦公室文書檔案的管理工作進行規(guī)范，首先要堅持實用性原則，檔案不僅要在收集與編寫中具有嚴謹的步驟，同樣還要在存放中具有嚴格的意識。例如：文書檔案可以分為定期五年分類、定期十年分類、定期永久分類等，要嚴格的按照時間對文檔進行更新或替換，這樣才能確保檔案管理的有效和質量。其次是科學性原則，要對管理的檔案進行科學的分類，形成分類后的所屬關系，例如：人事檔案、行政檔案、活動檔案等。

最后，就是要實現文書檔案的規(guī)范化銜接，在文書檔案的記錄和存放過程中，每個步驟都要標準、有序，例如資料的選取范圍， 選取時間，記錄紙張標準，編寫格式等等都要按照規(guī)范化的標準， 這樣才能夠確保文書檔案管理工作的效率性和準確性。

3.3 加強管理人員素質

人員的管理是提高管理工作的主要途徑，所以，為了進一步的對辦公室檔案進行有效的管理，那么就必須要加強管理人員的素質， 筆者建議：可以采用在職培訓的方法，因為文書檔案的管理是一項復雜的工作，所以員工工作的質量對管理工作的質量有著決定性的影響，針對這一現狀，要從實際出發(fā)，對管理人員進行多樣性的培訓內容。另外，也可以定期的舉辦培訓及學習班，學習文書檔案管理的相關知識及專業(yè)化技能，在根據實際情況建立起必要的激勵制度，保證管理人員工作積極性的提高，最終不斷提升自身的管理能力及管理水平，從而確保文書檔案管理工作的有效進行。

4 總結

在本文中，筆者首先對文書檔案的概念進行了歸納，其次對文書檔案管理常見的問題進行分析，最后對提高辦公室文書檔案管理策略進行了探究，在目前信息技術的不斷發(fā)展下，辦公室文書檔案仍然具有不可替代的作用，所以必須要對其管理工作引起足夠的重視，希望通過本文的論述，能夠為企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的有效運行提供一定的理論依據。

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