企業(yè)檔案數(shù)字化管理探究

孟文紅

1 前言

信息時代計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，給新時代企業(yè)檔案的數(shù)字化管理帶來了發(fā)展契機(jī)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的書寫記載變成了計算機(jī)的信息存儲。方便了企業(yè)檔案的查詢和使用，還提高了企業(yè)的辦事效率。所以，在信息化的今天，如何進(jìn)行企業(yè)檔案的數(shù)字化管理將成為企業(yè)發(fā)展中所關(guān)注的關(guān)鍵問題。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理就是在企業(yè)的檔案管理過程中使用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)把傳統(tǒng)使用文字、數(shù)字和圖片等紙質(zhì)方式的存貯轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息儲存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統(tǒng)等。對企業(yè)各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為其建立集中數(shù)字檔案館勢在必行，檔案數(shù)字化管理，在優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用分析

在信息社會中的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)不再陌生。比如企業(yè)的人事管理，企業(yè)的財務(wù)管理企業(yè)自動化辦公等等。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理模式不單單克服了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業(yè)的檔案管理更加的精細(xì)化。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理順應(yīng)社會發(fā)展的需要，但同時不能完全否定企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理，比如企業(yè)的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理作備份。因此，我們需要對企業(yè)檔案中如何進(jìn)行數(shù)字化管理以及數(shù)字化管理的具體內(nèi)容進(jìn)行確定。

4 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

首先，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理大大地提高了企業(yè)的辦公效率。數(shù)字化檔案管理中使用的數(shù)據(jù)庫比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數(shù)字化的檔案管理對檔案存儲的原件保護(hù)措施得到了完善和增強(qiáng)。只要數(shù)字化系統(tǒng)中的硬盤設(shè)施不被破壞，數(shù)字化的檔案將不受到影響。傳統(tǒng)的新聞類檔案、產(chǎn)品類檔案的紙質(zhì)保管也可以借鑒數(shù)字化檔案管理的方法，做出數(shù)字化的信息，進(jìn)而使得合同、新聞、產(chǎn)品檔案管理更加的高效，同時提高檔案的保護(hù)措施強(qiáng)度。

5 如何開展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

5.1 規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，使得管理效率得到提高

在逐步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理過程中，需要逐漸使其規(guī)范化。所以，我們需要借助計算機(jī)等技術(shù)辦法，使得人力資源以及數(shù)字化加工設(shè)備（掃描設(shè)備）的能力得到提升，并根據(jù)檔案管理的內(nèi)容和方式進(jìn)行不斷的探索，最終使得工作流程規(guī)范化。這是保障企業(yè)數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發(fā)模式。在具體的實(shí)施中，把紙質(zhì)的工程檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存儲，同時將電子檔案上傳到自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行雙套備份，然后在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成電子的過程中還需要保持?jǐn)?shù)字化的效果。使得數(shù)字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業(yè)現(xiàn)在都利用內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業(yè)檔案數(shù)字化一條龍服務(wù)模式。所謂數(shù)字化“一條龍”服務(wù)模式就是對企業(yè)各個部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數(shù)字化）、消毒殺蟲、數(shù)據(jù)備份等系列程序后，將紙質(zhì)檔案歸檔整編進(jìn)入檔案庫，備份檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字化檔案服務(wù)器中，方便查閱利用。

5.2 更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念

為了使得企業(yè)的數(shù)字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行企業(yè)的數(shù)字化檔案管理。如何進(jìn)行檔案管理人員的培養(yǎng)，并使得其管理水平得到提高是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)問題。首先，要將企業(yè)的檔案管理理念更新，并使得企業(yè)管理者的視野得到開闊。只有管理者充分重視企業(yè)的數(shù)字化檔案管理，才能使得企業(yè)內(nèi)部可以推行數(shù)字化的檔案管理。數(shù)字化的檔案管理技術(shù)也在大數(shù)據(jù)的促進(jìn)下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數(shù)字化檔案管理水平跟上時代的步伐，進(jìn)而提高企業(yè)的檔案管理水平。數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之外，數(shù)字化在利用的方便高效，是企業(yè)發(fā)展的趨勢。

5.3 充分地利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)

計算機(jī)改變生活，網(wǎng)絡(luò)使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經(jīng)不需要去圖書館或者檔案室中進(jìn)行查詢，只需要連上網(wǎng)絡(luò)在檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索。所以，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理要充分的利用計算機(jī)的便捷性，進(jìn)而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過程中，也需要注重企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的安全保密工作。例如當(dāng)前會計檔案中的紙質(zhì)發(fā)票在逐步轉(zhuǎn)變成電子發(fā)票，這樣使得發(fā)票報銷程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公相融合，進(jìn)行數(shù)字化的全程跟蹤管理，使公司對工程的進(jìn)展可以全面了解管控。

規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理過程中，需要逐漸使其規(guī)范化。所以，我們需要借助計算機(jī)等技術(shù)辦法，使得人力資源以及數(shù)字化加工設(shè)備（掃描設(shè)備）的能力得到提升，并根據(jù)檔案管理的內(nèi)容和方式進(jìn)行不斷的探索，最終使得工作流程規(guī)范化。這是保障企業(yè)數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發(fā)模式。在具體的實(shí)施中，把紙質(zhì)的工程檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存儲，同時將電子檔案上傳到自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行雙套備份，然后在紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成電子的過程中還需要保持?jǐn)?shù)字化的效果。使得數(shù)字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業(yè)現(xiàn)在都利用內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業(yè)檔案數(shù)字化一條龍服務(wù)模式。所謂數(shù)字化“一條龍”服務(wù)模式就是對企業(yè)各個部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數(shù)字化）、消毒殺蟲、數(shù)據(jù)備份等系列程序后，將紙質(zhì)檔案歸檔整編進(jìn)入檔案庫，備份檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字化檔案服務(wù)器中，方便查閱利用。

6 結(jié)語

綜上所述，通過采用數(shù)字化管理模式，能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平，以滿足新時期檔案管理水平的需求。在當(dāng)前這種日益競爭的市場環(huán)境下，企業(yè)要想獲得生存，謀求發(fā)展，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)、建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫、全面落實(shí)檔案管理制度以及強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對檔案管理的重視程度，促進(jìn)企業(yè)管理水平提升，從而讓企業(yè)獲得更好地發(fā)展。