淺析檔案管理問題及優(yōu)化措施

閆海洋

摘 要：檔案管理主要是對各類信息進行收集、歸檔、存儲、調閱等相關活動，是事業(yè)單位的一項重要管理工作，也是事業(yè)單位的職責所在，但依據(jù)目前的情況來看，我國事業(yè)單位在檔案管理方面雖然基本能夠滿足社會、國家及人民的需求，但還存在多種管理現(xiàn)狀，使事業(yè)單位的檔案管理水平與質量較低，導致事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，依然需要給予優(yōu)化。本文也主要對其現(xiàn)狀進行簡要談論，并提出相關優(yōu)化措施，旨在改善事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息技術

檔案是每一個單位中不可或缺的資源，能夠整合單位內部的信息，促進單位的發(fā)展。隨著信息技術時代的到來，計算機開始運用于社會的各行各業(yè)，并大放異彩，信息技術在信息的處理方面具有極大的優(yōu)勢，運用信息技術對事業(yè)單位的檔案管理進行優(yōu)化能夠提升檔案管理的效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位要順應時代發(fā)展的潮流，探尋數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化策略，提高檔案管理的質量。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 對檔案管理不夠重視

檔案管理不夠重視是目前各事業(yè)單位普遍存在的管理現(xiàn)狀，其主要體現(xiàn)在兩個方面，首先，管理人員對檔案收集、整理、歸檔、保存等工作不認真或者不付責任，例如，不考慮檔案的完整性就給予歸檔、在保存過程中紙質原始檔案存放混亂等，都會造成檔案的不完整性且容易丟失，降低了檔案的保存及使用價值；其次，對檔案的保密性不夠重視。檔案借取條件較為寬泛，而且在借閱人在還檔時不仔細檢查檔案的完整性，這種不重視的工作態(tài)度極易造成檔案信息、資料外泄等情況。造成對檔案管理不夠重視的原因也有兩種，首先，檔案管理工作屬于一項管理性的工作、純服務性的工作，不會給事業(yè)單位帶來實質性的財富，在人民對事業(yè)單位的評價方面也忽視檔案管理方面，所以，事業(yè)單位的領導及檔案管理人員都輕視檔案管理工作；其次，檔案管理人員本身業(yè)務認識、業(yè)務能力較低，再加上事業(yè)單位對檔案管理要求、標準較低，從而導致對檔案管理不夠重視的情況產生。

1.2 檔案管理的專業(yè)性較低

由于事業(yè)單位對檔案管理的重視度較低，也促使檔案管理專業(yè)性較低，其主要表現(xiàn)在兩個方面，其一，管理人員不專業(yè)。管理事業(yè)也屬于一項社會專業(yè)，其工作人員也需要具有專業(yè)能力，但從當前的事業(yè)單位的檔案管理人員來看，很多工作人員并非該專業(yè)畢業(yè)或者沒有專業(yè)、深入的學習相關知識，而是由其它部門調任或者由其它專業(yè)的人員來從事相關工作，這都造成檔案管理人員非專業(yè)化的情況；其二，檔案管理制度不專業(yè)。由于單位、職業(yè)、部門的不同，檔案管理制度與其它部門的管理制度也存在差異，所以，應該對檔案管理方面制定專業(yè)、專門的管理制度，然而，很多檔案管理制度不僅不完善，而且也缺乏科學性，這就導致了其專業(yè)性較低的現(xiàn)象；第三，具體工作不專業(yè)，例如，對檔案沒有進行合理的分類、重復整理、工作流程隨意化等，都是工作不專業(yè)的具體表現(xiàn)，極易造成檔案存儲混亂，難以快速調取，甚至是丟失。

1.3 信息化水平低

在當今信息技術發(fā)達的社會，各行各業(yè)都在向信息化管理方向發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理來說，應用信息化的管理模式，對其管理工作大有幫助，可以有效的提高管理質量與水平。然而，在實際的檔案管理中，由于受到人員技術、管理系統(tǒng)等多方面的因素影響，使檔案管理信息化發(fā)展較慢，以至于使信息化管理水平較低。其主要表現(xiàn)在兩個方面，首先，對于一些較小的事業(yè)單位而言，依然全部采取紙質保存與管理的方法，依然是人工分類、利用紙質進行記錄等，而沒有采用計算機系統(tǒng)進行管理，信息化管理水平為零；其次，在當前技術條件下，很多事業(yè)單位雖然已經(jīng)引用了計算機系統(tǒng)從事檔案管理工作，雖然記錄檔案的歸檔日期、分類、存放位置等信息，但受軟件限制，既不能形成電子檔案，在本單位其它部門也不能進行檔案信息共享，也就是說當在本單位其它部門要使用相關檔案時，必須要到檔案管理部門調取才能進行使用。這也說明檔案管理信息化水平較低。

1.4 管理經(jīng)費投入不足

檔案管理部門也是事業(yè)單位部門的一種，其工作也是事業(yè)單位的一項不可或缺的工作，在檔案管理部門發(fā)揮正常作用和正常運行時，也需要給予充足的資金來做保障，然而，在實際的檔案管理工作中，由于事業(yè)單位對此項工作的不夠重視，導致管理經(jīng)費投入不足。在實際的檔案管理工作中也有兩大方面體現(xiàn)出管理經(jīng)費的投入不足，首先，由于時代的發(fā)展，科技的進步，檔案管理的相關設施、設備沒有足夠的資金來更新，特別是在信息化設備的引進方面投資較多，資金缺乏較為嚴重，導致用于管理的設施、設備較為陳舊；其次，很多事業(yè)單位為了節(jié)約開支，或者因資金問題，聘用專業(yè)能力、業(yè)務能力不高的人員從事檔案管理工作。

2 優(yōu)化管理現(xiàn)狀的措施

在當前來看，檔案管理的現(xiàn)狀是有待優(yōu)化的。其優(yōu)化的地方主要在于科技的加入和人員的思想方面教育。這兩個方面是優(yōu)化檔案管理現(xiàn)狀的一個根本，如果這兩個方面沒有做好，那么其他的內容也就更加的沒有效果。

2.1 推進檔案管理的信息化進程

一方面，應切實加大檔案管理基礎設置的構建力度。這要求檔案管理人員應針對本單位的活動從檔案管理、活動管理兩方面提出相對應的方案，并綜合考慮各方面的需求，避免檔案管理信息化發(fā)展中出現(xiàn)重疊的現(xiàn)象，進而提高工作效率，同時積極爭取相應的支持，切實提升檔案管理的硬件基礎。另一方面，應切實提升檔案信息化建設的實踐能力。緊緊圍繞高標準質量，將檔案管理工作與單位各項活動結合起來，促進單位各項活動的正常有序開展，切實提升單位財務資金的使用效率。

2.2 提升檔案管理的重視程度

要確保檔案管理工作取得實效，其前提就是要提升單位對檔案管理的重視程度。單位內部應對本單位檔案管理工作的重要性、必要性有一個清楚的認識，不斷加強本單位員工的檔案管理意識，要求本單位檔案管理人員不僅宏觀抓好檔案管理工作，還應落實檔案的微觀監(jiān)督管理工作，以主人翁意識對檔案管理進行細致、嚴格的鑒定與審核，確保充分發(fā)揮本單位檔案管理部門的協(xié)調能力與監(jiān)管作用。此外，單位領導應認識到檔案對本單位經(jīng)濟活動開展、發(fā)展的重要性，對檔案管理對提升本單位科學決策的重要作用有深刻的認識，以身作則不斷提升本單位員工的檔案管理意識，確保為本單位檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，以高效的檔案管理工作推動本單位工作有序開展。

3 總結

總而言之，運用信息技術構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠提升檔案信息資源的利用率，提高檔案管理的工作效率，事業(yè)單位要重視起檔案管理工作與信息技術的結合，優(yōu)化檔案管理，構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，積極提升檔案管理工作人員的信息技術水平，并做好檔案信息的安全保密措施，促進事業(yè)單位的高效運行。

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作者簡介

閆海洋（1983-），女，漢，河北省承德市人，本科，承德避暑山莊及周圍寺廟景區(qū)管理委員會，助理檔案館員，研究方向：檔案管理與利用。