企業檔案管理規范化中遇到的問題與解決思路

田曉葦

摘 要：企業檔案管理工作對于企業的發展具有著重要的意義，想要實現檔案管理工作的規范化，就需要企業正視其檔案管理中存在的問題，進而采取相應的措施來加強檔案管理，這也是企業長遠發展必須要重視和研究的重點內容。

關鍵詞：企業檔案管理；規范化；問題；解決思路

1 企業檔案管理工作規范化的必要性

企業檔案是企業在發展過程中的印記以及發展歷程，其不僅是企業的發展歷史記載，同時也是企業解決問題的重要參考依據，對其企業發展戰略以及決策的制定具有著重要的作用。對于企業的管理水平來說，企業的檔案管理工作是評判其現代化管理水平的依據，企業的檔案管理內容，需要企業生產、運營以及后勤等資料信息進行全面的記錄，主要包括對企業財政的收入支出財務檔案、工作人員的基本信息、人員的流動清單以及相關產品的研究資料研發檔案等內容，其每一部分的檔案內容雖然都有所不同，針對的管理對象也不同，但是它們都和企業的運營與發展有著密不可分的關系，因此，企業就需要高度重視檔案管理工作，對其進行規范化的管理，從而來提高檔案的管理水平。

2 企業檔案管理工作中面臨的問題

2.1 企業領導未給予足夠重視，工作人員消極怠工

由于國家的相關政策不夠全面，很多企業的領導人沒有對企業的檔案管理給予很大的關注度，沒有充分了解到企業檔案管理的重要作用；在聘請檔案管理人員時，僅僅關注于其綜合能力的水平，而不是專注于相關被聘人員的專業知識素養；沒將檔案管理的科學化貫徹實施，上行下效導致員工的工作積極性不高，檔案管理的科學化水平不足，沒有起到促進企業發展的應有作用。

2.2 相關檔案管理人員專業水平不足

作為一項政策性較強的工作，檔案管理工作需要相關工作人員在個人業務素養方面過硬。但是，因為我國企業檔案管理人員近年來流動性相對較大，很多檔案管理人員在崗位調整和職務升遷過程中被不斷更新，導致了檔案管理工作人員隊伍“常換常新”，練手的新人多、干活的熟人少這一局面極為普遍，這就導致檔案管理工作多是流于形式。遇到繁重的任務時經常出現突擊應付等問題，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的信息化和現代化水平提高。

2.3 信息化水平建設程度不高

雖然我國很多地區檔案管理模式應用了計算機系統，但大都是根據企業自身特點和歷史沿襲開發軟件，統一性不強，標準不一，并且管理人員的創新能力不足、信息化應用不徹底，導致即使建立好計算機系統的信息檔案，也不會使其處于主流位置，并不能發揮全部作用，也會造成全球網絡環境下的網絡安全、信息遺漏等問題。

3 企業檔案管理工作規范化的路徑

3.1 健全檔案歸檔制度規范

企業檔案的規范化管理需要得到企業重視，想要實現企業檔案管理工作的規范化，就需要健全檔案歸檔制度規范，在進行檔案管理制度制定的過程中，需要對企業的實際情況進行充分的了解，進而根據企業的實際需求進行分析和制定，并對企業各部門和各受眾利益進行保障。比如，對于檔案歸檔制度的制定，需要對企業檔案管理中每一個工作環節進行明確分工和指引，制定相應的具體工作細則、詳細管理內容規定、有效的獎懲措施以及應急預案，另外，在企業歸檔管理中還需要對其檔案復印以及備份等內容做好嚴格的保密措施，從而盡可能地避免其管理失誤以及風險的出現。

3.2 提高檔案管理人員的素質與能力

企業檔案管理人員是進行檔案管理的主要參與者和執行者，他們綜合素質的水平直接就影響到了檔案管理相關工作的有效性，因此，想要促進企業檔案管理工作的規范化發展，就需要提高相關檔案管理人員的管理水平。對于提高檔案管理人員的素質與能力來說，可以通過人才定期培訓的方式，來將一些先進的管理知識以及管理技巧進行收集和傳授；還可以將其外派到相應的管理機構進行在職學習和對外交流，從而來提高他們的知識水平和技能水平。在培訓的過程中，其不僅要涉及到檔案管理業務知識內容，同時還要對相關的法律法規標準進行掌握，來豐富其檔案管理人員的知識面以及技術水平。另外，企業還可以從企業外部引進一些專業檔案管理人才加入到企業中，從而加強其人才隊伍的建設和培養，使企業檔案管理人才結構更加合理。

3.3 加強檔案管理的規范化

對于企業檔案管理工作規范化發展來說，企業需要采取相應的措施來加強管理的力度。比如，企業可以加強其檔案移交和審批工作的流程化管理和制度化管理，對其審批的權限和移交的明細進行確定，從而保證所有的檔案文件都可以能及時有效的可查找，實現對企業檔案的動態化管理；另外，在檔案資料發生變動時，需要對其進行及時的修正，并要求檔案管理人員定期的對其檔案信息的資料進行檢查，保證檔案內容的準確性和時效性，同時還需要加強檔案管理的考核工作，對其管理工作中的問題進行及時的發現并進行有效的糾正，從而保證檔案管理工程的規范化。

3.4 提高企業檔案管理的信息化程度

在新時期環境下，信息科技技術發展十分迅速，這也為企業檔案管理工作提供了良好的條件。因此，企業可以從提高檔案管理的信息化程度，來加強其檔案管理硬件以及軟件的建設，可以建立相應的電子閱覽室以及檔案網站的信息共享平臺軟件系統，來實現對企業檔案的實時管理，同時也方便企業用戶對檔案信息檢索和查找，利用這種資源共享平臺，就可以有效地提高企業檔案的利用率，同時也能不斷的完善其電子檔案的內容，并采用相應的現代檔案網絡化管理方法，改變了傳統的檔案管理方式，實現了檔案信息化管理。

4 結束語

由于企業發展中涉及到的內容十分復雜，這也導致了其檔案管理工作存在一定的難度，為了實現良好的檔案管理，就需要管理人員正視其工作中存在的問題，進而進行管理工作規范化的探索和研究。

參考文獻

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