建立人民防空文書檔案數字管理系統的思考

王鄰鄰

摘 要：人民防空工程的建設具有重要的意義，對人民和國家的安全有著直接的影響，因此，受到廣大人民的高度重視。為了促進人防建設和發展，就需要保證人防文書檔案管理工作的質量。隨著時代的發展進步，計算機技術已經成為各個領域中不可或缺的技術，將計算機技術合理的運用到人防文書檔案管理中，可以有效提升檔案管理的質量和效率，為此，人民防空文書檔案數字管理系統的建設就有必要進行深入探究。

關鍵詞：人民防空；文書檔案；數字管理系統

為促進人民防空文書檔案管理工作水平的提高，就需要加強數字管理系統的建設，但是在數字化管理系統的實際建設過程中，出現了很多阻礙，導致人防文書檔案的數字管理系統建設工作緩慢，本文對產生阻礙的原因進行了具體的分析研究，并根據產生的原因提出了具體的解決方案。本文還對數字化檔案管理平臺構建進行了具體分析研究，希望可以為人民防空文書檔案管理工作人員提供參考。

1 建立人民防空文書檔案數字管理系統阻礙

隨著時代的發展進步，計算機技術越來越成熟，已經成為現階段辦公的主流設施，人民防空文書檔案管理工作也不例外，已經將所有部門配備了適合的計算機設備，將一些淺層次的檔案信息輸入計算機，但是沒有根本上改變人防文書檔案管理工作的管理模式，很多文書檔案仍然采取老舊的文本記錄方式。根據實際的調查研究發現，使用數字管理系統進行人防文書檔案管理的部門仍然較少，無法真正實現人防文書檔案的數字化管理。需要我們根據當前人防檔案管理的實際問題入手，制定合理的解決方案，才能不斷推進人防檔案管理的數字化建設工作，下面為數字管理系統建設的主要問題：

1.1 原有檔案的數字化轉換工作量高

以前的人防文書檔案都是通過文本進行記錄，隨著檔案數量的不斷激烈，很多檔案管理部門的文書檔案存儲量驚人，我們在進行人防檔案的數字管理系統建設時，需要將原有的檔案進行合理的轉換工作，通過相應的設備將文本檔案轉換為電子檔案。但是因為傳統檔案數量較高的原因，傳統檔案的轉換工作量過大，大部分的人防檔案管理部門沒有足夠的時間和人員進行轉換，導致很多部門仍然停留在原有的檔案管理水平上，無法進行現代的數字化系統建設工作。

1.2 數字管理系統的設備要求較高

我們在進行人防文書檔案的數字管理系統的建設時，首先需要配備相應的硬件設備，才能為后續的工作大量良好的基礎。但是我國現在大部分的人防文書檔案管理部門缺少相應的資金，無法配備足夠的硬件設施，導致數字化系統的建設工作停滯不前。傳統的人防檔案管理方式一般都是通過紙張進行記錄，沒有任何的設備基礎，在進行新設備的采購時，需要耗費巨大的資金。

1.3 檔案管理人員的管理水平較低

傳統的檔案管理人員管理水平較低，沒有足夠的計算機水平，在進行人防文書檔案數字化系統建設后，檔案管理人員無法快速的掌握管理方法，導致整個人防文書檔案的管理水平降低。

2 推進數字化管理系統建設的措施

根據上述的文章分析得知，我國的人防文書檔案管理數字化系統的建設工作還存在很多阻礙，需要我們進行解決，本文根據實際情況入手，提出以下幾個解決措施：第一，人防文書檔案管理部門要加強管理人員的培訓工作，定期組織培訓活動，不斷提升管理人員的各方面素質水平，保證管理人員可以掌握數字化管理系統。第二，國家需要加大人防文書檔案的扶持力度，進行資金的投入，幫助人防文書檔案的數字化管理系統的建設。第三，通過購買合理的硬件設備，對原有的人防文書檔案進行轉化工作。

3 建立數字化人民防空檔案管理平臺

目前，國內許多數字科技公司都相繼開發了不同類型的檔案管理系統軟件產品，這些軟件均可使人防檔案實現數字化管理。通過數字管理，能夠徹底改變傳統檔案管理模式，為平戰開展人民防空工作奠定基礎。

3.1 提供安全保密的管理機制

“提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密規定，采用互聯網方式提供的，應采取穩妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。”這些檔案管理系統軟件均設置了權限分配機制和安全保密的文檔管理體系，防止非法用戶進入。提供了多層次安全解決方案，最大限度地保護了信息源關鍵信息和文件的管理與應用。

3.2 為指揮機關、人防職能部門快速提供有用資料

人防檔案數字管理系統軟件可通過專職人員的授權，分別為人民防空指揮機關領導、職能部門及需要資料的人防工作人員提供相關資料。

3.3 提供快速、便捷的人防檔案檢索系統

人防檔案系統提供對于信息內容與關鍵字段的邏輯查詢和漸進查詢兩種方式。此簡便的查詢方式與互聯網的搜索引擎類似，可滿足人防組織機構用戶的查詢需求。

3.4 對外系統接口

人防檔案管理系統與外系統集成，使得其他系統使用人員只要經人防檔案專職授權管理人員授權后，即可直接把需要歸檔的資料按照一定格式提交給檔案管理系統，實現自動歸檔，以減輕檔案管理人員的工作，解決了傳統檔案管理模式存在的問題。

3.5 利用光盤打包，實現離線備份存儲

人防檔案系統提供了將檔案掃描的原件信息刻錄到光盤上的功能。利用此功能可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案。制作成的光盤可脫離人防檔案系統（離線）進行備份、檢索或瀏覽。光盤可設置登錄密碼，進行加密保護，增加了數據存儲的安全性，同時也大大減少了傳統檔案所占據的空間。

3.6 人防檔案的掃描識別系統

該系統支持高掃模塊，可直接連接各種高速掃描儀。通過掃描設備可以加速檔案信息的錄入效率，進一步提升檔案管理工作的質量。

4 結語

傳統的人防文書檔案管理工作使用紙張的管理方式，這種管理方式具有很多的缺陷，隨著時代的發展進步，計算機逐漸取代了傳統的管理模式，我們需要根據時代的發展進行人防文書檔案的改進，才能保證人防文書檔案的質量，為人防提供足夠的文書檔案信息。通過人防文書檔案數字化管理系統的構建，可以提升檔案管理的效率和質量，是時代發展的必然趨勢，本文對數字化管理系統的構建進行了具體分析研究，希望可以為人民防空工作提供幫助。

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