檔案管理在事業單位中的問題和解決措施

趙文文

摘 要：事業單位在發展工程中會形成各種各樣的文件資料，對其進行整理歸檔之后會形成檔案，對其的管理是事業單位日常管理工作的核心內容。有效的檔案管理工作能夠嚴格的將事業單位的各類信息資料的價值挖掘出來，幫助單位領導根據本單位類似事項的發展規律做出正確決策。不過現階段事業單位檔案管理工作中存在一些問題有待解決，本文將圍繞相關問題及問題解決策略進行論述，希望對提升事業單位檔案管理水平有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；問題及對策

1 引言

事業單位在我國是提供公共服務的重要機構，其承擔著重要的社會功能和任務，其在發展過程中需要對單位的發展情況和經歷的重大事項作出詳細記錄，進而最終形成各種類型的檔案材料，對這些材料的收集和管理成為事業單位發展中的一項重要工作，另外科學有效的檔案管理能夠對事業單位的人力資源服務水平進行優化，有利于實現單位內部激勵機制建立和完善，引入現代化管理觀念、制定更為科學合理的戰略發展規劃，發揮檔案管理的價值。

2 事業單位檔案管理中存在的薄弱環節

2.1 對檔案管理工作的重視程度有待提高

部分單位對于國家《檔案法》和《檔案管理辦法》有關的法律規定學習不到位，不知道單位發展過程中形成的各種檔案也是國家的重要文化財富，沒有認識到檔案管理工作也是事業單位中的一項重要工作，長期的忽視導致檔案管理工作失去重視，所制定的各類措施執行不到位，相關工作陷入混亂。

2.2 檔案管理基礎業務薄弱

部分事業單位缺少檔案管理工作的基礎，比如盡管已經建立了檔案管理制度不過卻沒有負責人專門去監督落實；有些檔案管理的不夠規范且沒有按照要求進行組卷；還有個別的事業單位沒有開展檔案鑒定工作甚至嚴重違規銷毀尚未保管到期的檔案材料等。

2.3 缺少現代化的檔案管理設備

因為長期對檔案管理工作的不重視，事業單位在發展過程中也存在對其資金投入不到位和基礎設施落后的問題，比如檔案室內空氣混濁、灰塵較多，將檔案材料和煙花爆竹等易燃易爆等物品一起存放；或者直接把辦公室和檔案室合二為一，沒有設置專門的檔案室等。還有就是，有的檔案室環境空間小且潮濕陰暗，不利于資料的保存。沒有配備電腦等先進的設施，更不了解信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等先進的管理軟件，完全靠手工登記或錄入，錯誤率高，而且大量的資料無法及時歸檔整理，極易丟失和損壞。軟、硬件設施嚴重滯后于事業單位的業務發展，更不適應于信息化的要求。

2.4 檔案價值未得到充分挖掘

很多的事業單位只是重視對檔案的收集和整理歸檔，沒有認識到檔案本身也是一種有價值的資源，進而忽視了對其的開發和利用。作為國家的重要歷史文化財富，目前事業單位在檔案的價值挖掘方面尚有不足之處。

2.5 檔案管理人員業務水平低

目前事業單位從事檔案管理工作的很多都是辦公室勤雜人員兼職管理，人員變動頻繁，且大部分不具備專業的管理知識，甚至一些老員工不會使用電腦，只能夠完成基礎的紙質檔案收集整理，對檔案宗號、目錄號和類別號以及保管期限等概念辨識不清，導致檔案管理陷入混亂。

3 事業單位檔案管理工作中的解決措施

3.1 進一步完善單位檔案管理規章制度環境

完善的制度建設是提高事業單位檔案管理的有效辦法，作為單位管理的重要工作，提高檔案管理效率相當重要。制度的建立務必要將檔案管理實際情況結合在一起，從制度上改進并促進檔案管理的規范和科學，以實現對事業單位檔案管理需要。另外，要樹立全員管理意識，嚴格遵守有關檔案管理規定，從規范性和靈活性兩方面實現對檔案管理制度體系探索和完善。

3.2 全面提高檔案單位內檔案管理人員的業務素質

針對事業單位檔案管理工作人員老齡化的趨勢，需要招聘一大批專業化的人才作為儲備，防止檔案管理隊伍人才建設青黃不接，再出現崗位變動的時候從穩定檔案管理的角度保證檔案管理人員水平不會下降，通過有效的指導培訓工作加強檔案管理人員的業務技能，比如通過實踐性和專業性的檔案管理培訓活動重構其知識結構和管理經驗，不斷充電來提升其綜合素質。

3.3 提高資金投入，提升檔案資源開發水平

站在事業單位檔案管理工作角度思考，我們除了要重視檔案管理工作還要給與經費方面的實質性支持，比如向當地政府或者其他機構提出申請，以完善事業單位基礎設施建設需要為由提高資金投入，促進事業單位檔案管理工作健康發展。另外還要建立檔案管理責任制度，將檔案管理者的責任心和工作方法結合起來，使其認識到檔案作為一種資源所具有的價值，挖掘其深層管理價值與效益，比如通過提高宣傳力度和建設網站等方式提高檔案管理經驗和績效。

3.4 全面提升檔案管理現代化水平

檔案管理信息化是未來的檔案管理變化發展趨勢，更是實現檔案管理現代化的必經之路，對此一定要把檔案管理工作的信息化當做首要任務，從網絡技術、計算機技術等方面提高檔案管理現代化水平，積極借鑒國外檔案管理光盤技術、聲像技術等實現檔案的數字化管理工作，提高現代化管理過程中充分發揮信息社會對各種檔案資源的參考和服務價值。

4 結語

總之，當前的事業單位正處于改革關鍵時期，其內部檔案管理工作也存在著各種各樣的問題，這些問題成為事業單位進一步發展改革的絆腳石，對此我們要重視對事業單位檔案管理工作的創新，加快研究檔案管理創新方法，促進事業單位更好更快的發展。

參考文獻

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