辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

李彩霞

摘 要：在行政機(jī)關(guān)的辦公室日常工作當(dāng)中，文書檔案的收集與歸檔工作是非常重要的，其工作水平的高低直接關(guān)系著行政單位的工作效率和工作科學(xué)性。隨著社會(huì)的發(fā)展以及政府職能的不斷轉(zhuǎn)變，行政單位檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，這給檔案的收集與歸檔帶來(lái)了一定的難度。筆者結(jié)合實(shí)際工作，在對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作內(nèi)涵進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)論述了當(dāng)前工作中的不足以及提升檔案管理水平的對(duì)策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；管理；對(duì)策

辦公室是一個(gè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的核心和樞紐，承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要任務(wù)，對(duì)于行政單位而言，辦公室工作更是決定單位整體工作效率的關(guān)鍵。文書檔案收集與歸檔是行政單位辦公室工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的工作模式當(dāng)中，文書檔案管理工作大多單純依靠人工完成，不只工作效率低下，檔案管理的中間環(huán)節(jié)也會(huì)由于辦事人員的能力和態(tài)度問(wèn)題而出現(xiàn)偏差。隨著社會(huì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，行政單位檔案管理手段雖然在不斷創(chuàng)新，但是其工作內(nèi)容也愈加復(fù)雜，因此工作中的問(wèn)題仍舊不少。

1 辦公室文書檔案管理工作的內(nèi)涵

辦公室文書檔案是指行政單位自身在進(jìn)行黨務(wù)工作和行政事務(wù)管理工作的過(guò)程當(dāng)中，積累下來(lái)的對(duì)于會(huì)議活動(dòng)、人事調(diào)動(dòng)、上級(jí)文件、下級(jí)匯報(bào)等活動(dòng)的記錄，以及在對(duì)這些記錄進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理和篩選之后形成的檔案資料。對(duì)于行政單位而言，其工作內(nèi)容復(fù)雜，工作中的文書交接較多，但是不是所有的這些文書都會(huì)形成最終的檔案，我們一般按照辦結(jié)完畢、保存價(jià)值高且系統(tǒng)整理完成這三個(gè)原則進(jìn)行檔案的歸集，而那些臨時(shí)性的、事務(wù)性的、或者對(duì)本單位未來(lái)理論和實(shí)踐工作無(wú)用的則不需歸檔保存[1]。

在傳統(tǒng)的行政單位辦公室文書檔案管理工作當(dāng)中，人工勞動(dòng)是主要的工作方式，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步以及計(jì)算機(jī)的普及，很多文書、文件都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的形式進(jìn)行傳輸和保留，這使得我國(guó)行政單位辦公室文書檔案管理工作更加復(fù)雜。目前，由于人員配備以及技術(shù)更新上的落后性，我國(guó)行政單位辦公室檔案收集與歸檔工作中的問(wèn)題比比皆是。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的常見問(wèn)題分析

2.1 行政單位整體的檔案管理意識(shí)不足

行政單位普遍沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，或者是對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)過(guò)分片面，導(dǎo)致行政單位的檔案管理意識(shí)普遍不強(qiáng)；在日常工作當(dāng)中，行政單位往往重視自身業(yè)務(wù)文件的積累，比如相應(yīng)的審批文件、備案文件等等，對(duì)于日常事務(wù)處理中的文件收集與整理卻往往不夠。辦公室文書檔案管理工作，內(nèi)容較為瑣碎，行政單位領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)識(shí)不到辦公室經(jīng)手文件的重要價(jià)值，對(duì)于其篩選、保留工作也存在著一定的忽視，這就導(dǎo)致很多重要文件信息的損毀、遺失，檔案整理以及歸類較為散亂，給日后的查找與利用帶來(lái)了較大的困難。

2.2 行政單位辦公室文書檔案收集與整理的方法較為落后

正是由于行政單位對(duì)于文書檔案管理工作重視程度的不足，因此現(xiàn)代化檔案管理工作的開展較為不利。首先，行政單位對(duì)于檔案管理工作的投入嚴(yán)重不足，在自身信息化建設(shè)的過(guò)程中，往往忽略了檔案管理工作中的信息化提高，檔案室的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備配備不足，也沒(méi)有檔案收集和歸檔的有效工作軟件系統(tǒng)，目前我國(guó)大多行政單位辦公室文書檔案管理工作，都是依靠辦公人員的自主摸索，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化嚴(yán)重不足，很多文書檔案存在不兼容的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理效率的低下。其次，行政單位文書檔案管理工作，目前尚未建立起現(xiàn)代化的整體工作體系，單位內(nèi)部各部門對(duì)于檔案管理工作的配合度較低，在資料收集過(guò)程當(dāng)中，其他部門遞交上來(lái)的文本格式各異，必須經(jīng)過(guò)辦公室的二次整理之后才可進(jìn)行分類和歸檔工作；而無(wú)紙化的文書檔案交流模式也一直不能落到實(shí)處，很多資料需要辦公室人員聯(lián)系到文書資料直接負(fù)責(zé)人員進(jìn)行“催繳”，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化發(fā)展[2]。

2.3 行政單位辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

行政單位的工作模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的企業(yè)運(yùn)營(yíng)模式有很大的差別，工作成績(jī)的考核、績(jī)效的評(píng)定、工資標(biāo)準(zhǔn)的確定，通常不與辦事人員的能力直接掛鉤，這就造成機(jī)關(guān)人員工作態(tài)度散漫、工作效率低下等問(wèn)題。行政單位往往安排年齡較大、快要退休的人員負(fù)責(zé)辦公室的文書檔案管理工作，他們的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、學(xué)習(xí)能力以及創(chuàng)新能力普遍較低，工作中得過(guò)且過(guò)，不能盡職盡責(zé)，這些問(wèn)題的存在，直接影響了我國(guó)行政單位辦公室文書檔案管理水平的提升。

3 提升辦公室文書檔案管理水平的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)宣傳，使行政單位普遍提起對(duì)檔案管理工作的高度重視

檔案是我國(guó)重要的數(shù)據(jù)資源和戰(zhàn)略資源，做好檔案管理工作，特別是做好行政單位的管理工作，對(duì)于保證我國(guó)社會(huì)的和諧穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及政府執(zhí)政能力的提升具有積極的意義。行政單位一定要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值，特別要認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案在單位全部檔案中的基礎(chǔ)性和核心性地位，從而不斷加大宣傳力度，提起全單位人員對(duì)于文書檔案收集與歸檔工作的重視程度，提升部門合作的協(xié)調(diào)性，增強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，以此打造良好的內(nèi)部環(huán)境，促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作水平的提升。

3.2 創(chuàng)新手段，促進(jìn)最新技術(shù)手段在行政單位文書檔案管理工作中的應(yīng)用

行政單位辦公室一定要積極向其他科室、其他單位以及社會(huì)企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展對(duì)于辦公室文書檔案管理工作提出的新要求，從而不斷改變理念和工作方式，不斷進(jìn)行自我更新，從而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。在文書檔案收集工作當(dāng)中，首先要確定更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的文書格式要求，并從更加全局的角度，列明一段時(shí)間內(nèi)的文書收集計(jì)劃，通過(guò)定期的催、要、追等手段，確保文書檔案的及時(shí)入庫(kù)和完整真實(shí)；其次要不斷優(yōu)化檔案內(nèi)容，通過(guò)與其他機(jī)關(guān)科室之間的聯(lián)系以及不斷的深入調(diào)查，展開更加系統(tǒng)化的檔案查漏補(bǔ)缺工作，從而提升辦公室文書檔案的完整程度，提高文書檔案的內(nèi)在價(jià)值。而在文書檔案歸檔工作當(dāng)中，辦公室工作人員則應(yīng)該在確保文書檔案分類清晰、裝訂整潔、編號(hào)完整的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高文書檔案管理的安全性。在信息化手段更加成熟和完善的今天，辦公室文書檔案管理人員可以借助復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子版檔案進(jìn)行保存，從而保證辦公室文書檔案的異質(zhì)保存狀態(tài)，以更好地減少檔案管理難度，保證檔案的安全[3]。

3.3 敦促落實(shí)，以制度為手段，落實(shí)現(xiàn)代化的檔案管理辦法

行政單位應(yīng)該加快建立更加科學(xué)的檔案管理制度的建立，通過(guò)崗位責(zé)任制度以及相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度的建立，充分激發(fā)辦公室文書檔案管理工作人員的工作積極性和責(zé)任感，使其更加認(rèn)真、投入地開展工作，從而提升文書檔案管理工作效率。行政單位要將文書檔案收集與整理工作的現(xiàn)代化程度，作為考核工作人員工作成績(jī)的重要方面，從而敦促工作人員自主學(xué)習(xí)、積極創(chuàng)新，以促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平的提升；有條件的單位，還應(yīng)該組織檔案管理人員參加更多的參觀考察和學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，以此來(lái)有效地提升工作人員的現(xiàn)代化操作能力，從而提升整個(gè)檔案管理體制的效率。

3.4 培養(yǎng)人才，提升檔案管理人員的綜合能力

行政單位應(yīng)該從專業(yè)能力和職業(yè)道德兩個(gè)方面入手，通過(guò)人才引進(jìn)和人員培訓(xùn)工作，在提升辦公室文書檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力的同時(shí)，進(jìn)一步端正其工作態(tài)度，使其能夠恪守職業(yè)道德，以較高的進(jìn)取心和責(zé)任心完成辦公室文書檔案的收集與整理工作，為政府職能的提升創(chuàng)造更多的效益。

參考文獻(xiàn)

[1]潘挺.淺談辦公室文書檔案的管理及常見問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（15）：20，25.

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