檔案工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理探討

梁銳洪

摘 要：檔案工作是機(jī)關(guān)單位行政管理工作效率得以提高的重要一環(huán)，同時(shí)也是確保部門(mén)工作效率的主要措施。檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化管理是當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)做好硬件設(shè)施建設(shè)與管理，這是提高標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理的關(guān)鍵。本文先對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)其標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化建設(shè)，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化；研究

近年來(lái)，東莞市各鎮(zhèn)（街）十分重視檔案工作，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理工作理念與模式，同時(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)也得以規(guī)范化，保存條件得以改善。然而，在實(shí)際發(fā)展中仍存在著一些問(wèn)題，比如鎮(zhèn)（街）檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠高。因此，我們必須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而將檔案管理水平推上一個(gè)新的臺(tái)階。

1 鎮(zhèn)（街）檔案工作發(fā)展趨勢(shì)

1.1 規(guī)范性

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)矩和要求進(jìn)行，并且有切實(shí)可行的制度對(duì)檔案管理工作過(guò)程予以限制，以此來(lái)確保檔案工作高效有序。其中，規(guī)范性不僅可以使檔案管理工作能夠有效滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需求，而且還可以為規(guī)劃的制定提供參考。

1.2 信息性

檔案工作具有一定的信息性，即以信息技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐，以保證檔案內(nèi)容為根本，并且利用先進(jìn)的科技手段轉(zhuǎn)化其形式。基于現(xiàn)代科技手段進(jìn)行檔案形式轉(zhuǎn)化以及存儲(chǔ)方式，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化與電子化。檔案信息化管理，可實(shí)現(xiàn)檔案資料的永久性保存；同時(shí)，通過(guò)信息化建設(shè)可以有效降低檔案管理成本，有效發(fā)揮檔案資料信息的價(jià)值，促使檔案資料的再利用。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化

機(jī)關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是針對(duì)檔案管理中的統(tǒng)一規(guī)劃以及技術(shù)規(guī)范，同時(shí)也對(duì)管理人員提供管理標(biāo)準(zhǔn)，從而使檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一性和規(guī)范化，這有利于確保檔案管理的社會(huì)價(jià)值及其工作秩序。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有利于促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，而且有利于發(fā)揮技術(shù)引導(dǎo)作用，對(duì)于避免管理工作的重復(fù)性和提升管理效率，具有非常重要的作用。

2 加強(qiáng)鎮(zhèn)（街）檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的有效策略

基于以上對(duì)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)分析，筆者認(rèn)為鎮(zhèn)（街）在未來(lái)檔案工作中應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好以下幾個(gè)方面的工作。

2.1 充分認(rèn)識(shí)鎮(zhèn)（街）檔案工作的重要性

鎮(zhèn)（街）檔案工作具有一定的整體性，而且涉及到很多方面的內(nèi)容，比如社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及市政建設(shè)和民生等。檔案管理工作中涉及到立項(xiàng)、地勘以及環(huán)評(píng)和招投標(biāo)等文件材料，這些在日后的項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)審計(jì)管理以及經(jīng)濟(jì)糾紛處理工作中可以起到非常重要的憑證作用。值得一提的是，社保、養(yǎng)老、醫(yī)療、低保和各類(lèi)大病統(tǒng)籌等文件材料，均關(guān)系著民生福祉，不僅是行政管理工作中不可或缺的一部分，而且也關(guān)系著群眾切身利益。此外，執(zhí)法案件檔案是執(zhí)法過(guò)程中形成的程序、過(guò)程和結(jié)果的客觀記錄，并且涉及到機(jī)關(guān)執(zhí)法公正公平，關(guān)系著政府的社會(huì)形象，因此在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視。

2.2 強(qiáng)化鎮(zhèn)（街）檔案工作的整體性與完整統(tǒng)一性

各鎮(zhèn)（街）應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，全面提高認(rèn)識(shí)水平，做好培訓(xùn)工作和嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任，確保檔案收集齊全、規(guī)范化管理。第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，采取分級(jí)管理的工作原則與機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏差，并在此基礎(chǔ)上建立完善的檔案管理機(jī)制，落實(shí)好“三明確”制度。一要明確領(lǐng)導(dǎo)及其職責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)；同時(shí)還要明確鎮(zhèn)（街）黨政辦為檔案管理牽頭部門(mén)，嚴(yán)格負(fù)責(zé)各門(mén)類(lèi)檔案的管理工作，并且對(duì)下屬的鎮(zhèn)屬單位、村（社區(qū)）各項(xiàng)檔案工作加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)；二要明確人員，即明確鎮(zhèn)（街）黨政辦綜合檔案管理人員以及收集文件管理者，將責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人；三要明確制度，即根據(jù)轄區(qū)范圍內(nèi)檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi)綱要，制定明確的文件材料歸檔范圍以及保管期限表，同時(shí)還要制定檔案管理人員收集、整理和管理利用檔案的職責(zé)。在此過(guò)程中，鎮(zhèn)（街）黨政辦應(yīng)當(dāng)抓總，各辦（局）工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)作，建立人員、任務(wù)、分工以及目標(biāo)明確的工作管理體系，共同促進(jìn)檔案工作再上新臺(tái)階。第二，做好培訓(xùn)工作。鎮(zhèn)（街）檔案管理人員較為固定，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)將業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作作為專(zhuān)項(xiàng)工作嚴(yán)格落到實(shí)處。通過(guò)參加多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。日常工作中，根據(jù)自身需求可以邀請(qǐng)上級(jí)檔案主管部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各辦（局）積極派員參加，以會(huì)代訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)接受培訓(xùn)，并且結(jié)合實(shí)體操作等，就文件材料的整理業(yè)務(wù)進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)組織轄區(qū)范圍內(nèi)的各單位、村（社區(qū)）檔案管理人員外出參觀學(xué)習(xí)，加強(qiáng)交流經(jīng)驗(yàn)，提高他們?nèi)￠L(zhǎng)補(bǔ)短以及學(xué)以致用的意識(shí)與能力。第三，嚴(yán)格落實(shí)好檔案工作責(zé)任。鎮(zhèn)（街）黨政辦應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其責(zé)任主體的作用，各辦（局）作為檔案資料收集以及整理的責(zé)任部門(mén)，也應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮其協(xié)作作用，每年在固定時(shí)間之前應(yīng)當(dāng)將規(guī)范整理的往年檔案依程序和手續(xù)移交鎮(zhèn)（街）綜合檔案室進(jìn)行集中管理。

2.3 立足于本單位進(jìn)行立卷歸檔

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)以本單位為中心進(jìn)行立卷歸檔。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的目的在于檔案利用及其保證案卷完整性的實(shí)現(xiàn)，通過(guò)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)來(lái)提高信息檢索以及利用的實(shí)效性。為此，鎮(zhèn)（街）綜合檔案室應(yīng)當(dāng)以本單位為主加強(qiáng)立卷歸檔管理，確保檔案工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)踐中，檔案工作者應(yīng)當(dāng)處理好檔案工作中的關(guān)鍵問(wèn)題：第一，注意立卷歸檔時(shí)效性。完成現(xiàn)行文件要求和任務(wù)以后，方可將文件立卷歸檔，尚未完成任務(wù)的部分不能立卷歸檔，否則會(huì)導(dǎo)致檔案執(zhí)行混亂。第二，對(duì)歸檔文件資料嚴(yán)格甄別，做好立卷歸檔工作。基于本單位立卷方式的指導(dǎo)，明確立卷歸檔工作的重點(diǎn)，并且對(duì)文件以及資料準(zhǔn)確分類(lèi)，從中選出重點(diǎn)文件。在文件形式、內(nèi)容以及作用等方面相似的文件資料，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格甄別，選出其中的重點(diǎn)部分予以保存。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)盡可能避免歸檔重復(fù)以及信息量龐大等現(xiàn)象，以此來(lái)有效提高檔案資料的檢索及其利用效率。第三，在立卷歸檔過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)確保檔案資料信息的完整性和全面性。在文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔文件進(jìn)分辨，確定其主次關(guān)系，以免不必歸檔的資料被立卷歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致歸檔文件過(guò)于冗長(zhǎng)。需注意的是，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)避免文件資料丟失或者不全，即在文件整理以及分類(lèi)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將文件間的關(guān)系進(jìn)行準(zhǔn)確把握，然后同類(lèi)歸入一個(gè)案卷之中，以此來(lái)確保同類(lèi)文件的完整性，完整反映問(wèn)題處理前后情況和過(guò)程。通過(guò)該種方式，可以大大提高歸檔利用率，并且在立卷歸檔后能夠及時(shí)存入檔案，完整而不重復(fù)，同時(shí)這也是檔案工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，鎮(zhèn)（街）檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是其發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是提高檔案管理與利用效率的有效措施，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視和機(jī)制創(chuàng)新，這樣才能提高其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。

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