做好人事檔案收集與整理工作的意義

林淑媚

摘 要：伴隨我國人事制度改革的全面推廣和深入發(fā)展，人事檔案收集與整理工作也面臨諸多新挑戰(zhàn)和新要求，只有將人事檔案管理工作落實(shí)到位，才能調(diào)動(dòng)干部職工工作的積極性，使單位的各項(xiàng)任務(wù)和目標(biāo)得以順利完成。本文筆者就針對人事檔案收集與整理工作的意義進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集；整理工作；意義

人事檔案的收集與整理是檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容之一，是確保檔案材料完整性與準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)，也是單位領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展戰(zhàn)略和處理人事問題的重要參考依據(jù)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須高度重視人事檔案的收集與整理工作，將其放在單位檔案管理工作的首位，安排高素質(zhì)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，這樣才能確保此項(xiàng)工作的開展成效，使其在單位的長遠(yuǎn)發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

1 做好人事檔案收集與整理工作的意義分析

人事檔案管理工作在很早以前就出現(xiàn)了，但其具有現(xiàn)代化特征是在中國共產(chǎn)黨成立之后，特別是在新中國建立后，人事檔案管理工作開始逐步邁上正規(guī)。在以前很長一段時(shí)間，由于受到一些歷史因素的影響，該項(xiàng)工作在開展過程中面臨諸多阻礙和困難，但也對社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)起到了一定的積極作用，其地位是不可小覷的。人事檔案社會(huì)價(jià)值取決于其社會(huì)屬性，它是記錄個(gè)人實(shí)際情況的文件材料，主要涉及到干部職工的任免、獎(jiǎng)懲、政治背景、履歷等，通過查看人事檔案，可充分了解一個(gè)人的性格品德、生活與學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。可以說，人事檔案是反映一個(gè)人成長、思想動(dòng)向與專業(yè)素質(zhì)等情況的綜合性文件資料。人事檔案收集與整理作為人事工作體系的重要組成部分，在單位的人事管理系統(tǒng)中占據(jù)著無可替代的位置。在以前的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，一個(gè)人能否進(jìn)入國家機(jī)關(guān)或事業(yè)單位的主要參考依據(jù)就是人事檔案，不管是在人才招聘、調(diào)任，還是在干部選拔的過程中，人事檔案都是不可或缺的重要依據(jù)。在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景下，社會(huì)的網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平進(jìn)一步提升，信息作為一種特殊的社會(huì)資源，其重要性不言而喻，人事檔案是對個(gè)人信息進(jìn)行記錄的載體之一，其價(jià)值表現(xiàn)在各個(gè)方面。經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展，我國人事檔案工作開展的整體水平有所提升，而且也取得了一些跨越性進(jìn)展。然而，在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，隨著人才流動(dòng)性的越發(fā)顯著以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，以往的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代所提出的新要求了，其面臨的形勢越來越嚴(yán)峻，但同時(shí)也擁有更多的發(fā)展機(jī)遇。怎樣才能做好人事檔案資料的收集與整理工作，使其更好地服務(wù)于單位發(fā)展與社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，已經(jīng)成為現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍關(guān)注的問題之一。

《中共中央國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》中指出：“全面推行人事代理制度，改進(jìn)和完善戶籍制度、人事檔案管理制度，適當(dāng)調(diào)整戶籍準(zhǔn)入政策，在全國范圍內(nèi)實(shí)行以人才引進(jìn)為主的工作居住證制度，加快構(gòu)建社會(huì)性特征較為突出的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。”上述制度政策的調(diào)整充分說明當(dāng)今時(shí)代是人才競爭的時(shí)代，我們正處于社會(huì)全方位變革的關(guān)鍵時(shí)期，加強(qiáng)對單位人才的管理是非常重要的，在新的時(shí)代背景下，人事檔案是做好人才管理工作的重中之重，只有將人事檔案材料的收集與整理工作落到實(shí)處，才能為單位檔案管理質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)，不僅如此，真實(shí)而完整的人事檔案資料還能為單位提供可供參考的員工信息，使其服務(wù)效能得到有效強(qiáng)化，為單位的長遠(yuǎn)健康發(fā)展提供保障。

2 做好人事檔案收集與整理工作的相關(guān)建議

2.1 增強(qiáng)人事檔案管理工作意識(shí)

人事檔案收集與整理工作的負(fù)責(zé)人是人事檔案管理工作人員，因此，要確保該項(xiàng)工作的順利高效開展，就必須提高管理人員的檔案意識(shí)。人事檔案管理工作所涉及到的內(nèi)容面十分廣泛，而且各項(xiàng)任務(wù)之間的關(guān)系比較復(fù)雜，不僅涵蓋業(yè)務(wù)類工作，同時(shí)也包含人事勞資類工作，總?cè)蝿?wù)量非常大，在材料收集和整理過程中也經(jīng)常會(huì)遇到一些困難，某些單位的管理人員由于對人事檔案管理工作的關(guān)注度不夠，缺乏深入了解和認(rèn)識(shí)，在實(shí)際開展工作的時(shí)候往往過于表面化，而且態(tài)度也比較敷衍，經(jīng)常忽略重要的細(xì)節(jié)問題，這一現(xiàn)象的存在是非常不利于人事檔案工作的順利高效開展的，因此，必須在今后的工作中進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)，例如，可在單位內(nèi)部定期召開有關(guān)檔案管理的知識(shí)講座，讓相關(guān)工作人員明白檔案管理工作的重要意義，進(jìn)而更好地將此項(xiàng)工作落實(shí)到位。

2.2 提高工作人員的綜合素質(zhì)

人事檔案的收集與整理工作具有一定的技術(shù)性和專業(yè)性，各項(xiàng)工作流程都有對應(yīng)的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，要把雜亂無序的人事檔案整理成質(zhì)量較高的卷宗，就必須安排綜合素質(zhì)與能力較強(qiáng)的專業(yè)人員，要求工作人員必須具備發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，能對人事檔案的形成過程進(jìn)行全面分析，并抓住主線，使檔案卷宗之間的聯(lián)系更加清晰明確，組卷也更具有合理性。在實(shí)際整理檔案的時(shí)候，往往會(huì)涉及到諸多文字表達(dá)的環(huán)節(jié)，包括編制檔案目錄、起標(biāo)題等，這些環(huán)節(jié)的工作都需要具備較強(qiáng)文字功底與表達(dá)能力的人才，做到用詞精準(zhǔn)，表達(dá)清晰。由此可見，加強(qiáng)對檔案收集與整理工作人員綜合素質(zhì)的提升是非常重要的。

首先，應(yīng)當(dāng)對工作人員的選拔進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，設(shè)置明確的準(zhǔn)入門檻，拒絕缺乏專業(yè)知識(shí)背景的人員進(jìn)入到工作團(tuán)隊(duì)。其次，應(yīng)當(dāng)做好崗前培訓(xùn)工作，要求所有新入職人員必須在通過培訓(xùn)考核之后才能正式入職。再次，應(yīng)定期在單位內(nèi)部開展檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)活動(dòng)，尤其要注重對從業(yè)人員收集和整理檔案能力的培養(yǎng)。要求所有相關(guān)人員必須積極參加培訓(xùn)活動(dòng)，并完成對應(yīng)的考核任務(wù)，可將考核結(jié)果直接與干部職工的工資報(bào)酬相掛鉤，這樣就能提高其對培訓(xùn)活動(dòng)的重視度，從而更好地達(dá)到培訓(xùn)目標(biāo)。最后，應(yīng)在單位內(nèi)部實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，即對優(yōu)秀干部職工給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，反之則給予批評教育或降職、罰款等，這是激勵(lì)干部職工主動(dòng)上進(jìn)的一種有效手段。

2.3 加大人事檔案管理工作的信息化建設(shè)力度

現(xiàn)階段，社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展速度逐漸加快，信息化技術(shù)在各行各業(yè)也基本實(shí)現(xiàn)了普及，對于事業(yè)單位來說，也必須在各項(xiàng)工作中積極引入信息化技術(shù)，尤其是對于人事檔案收集與整理這項(xiàng)涉及面較廣的工作來說，必須借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)技術(shù)手段，打造人事檔案信息化管理系統(tǒng)，從而在一定程度上提升管理效率與質(zhì)量。而要實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)，就要求相關(guān)工作人員必須具備較強(qiáng)的信息化基本素質(zhì)，掌握人事檔案收集與整理工作需要用到的各種先進(jìn)技術(shù)，尤其要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，并始終堅(jiān)持謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)的態(tài)度，不斷充實(shí)自身的管理知識(shí)，提高管理能力。從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，我國不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案收集與整理工作上所投入的資金都比較少，也不注重對管理理念與管理模式的轉(zhuǎn)變，這些問題的存在極大地阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要在今后的工作中加以重視并解決。

3 結(jié)語

綜上所述，做好人事檔案收集與整理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及整個(gè)社會(huì)的發(fā)展來說都具有十分重大的意義，雖然我國的人事檔案管理工作起步較早，但是發(fā)展水平并不高，這主要是由于人事檔案收集與整理工作未落實(shí)到位，在檔案材料收集整理過程中存在諸多問題尚待解決，要實(shí)現(xiàn)單位人事檔案管理效率和質(zhì)量的提升，就必須在今后的工作中進(jìn)一步增強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)，并提高其綜合素質(zhì)，打造一支優(yōu)秀的檔案管理人才隊(duì)伍。此外，還必須加大信息化建設(shè)力度，引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)手段和設(shè)備，使檔案管理工作在現(xiàn)代化道路上不斷邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張佳音.探析醫(yī)院人事檔案在人力資源管理中的重要作用[J].科技致富向?qū)В?015，（5）：34-34，103.

[2]董麗華.淺談企業(yè)干部人事檔案的收集與整理[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2013，（5）：223.

[3]張勇.淺談做好人事檔案收集與整理工作的意義[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（9）：65.