學校文書檔案的新舊歸檔方法的利與弊

陳秋苗

摘 要：隨著信息化技術的發展，檔案工作已經逐漸進入新的管理篇章。在檔案管理工作中需要充分應用計算機技術和信息技術。由于當前學校文書檔案管理數量不斷增加，如果還是采用傳統立卷管理措施已經無法滿足當前需求，因此需要探索和開發出新的學校文書檔案歸檔方法，可以通過單份文件歸檔方式，該種方式能夠有效解決傳統管理方式的弊端，可以簡化歸檔過程，這樣能夠提升學校文書檔案的利用率。

關鍵詞：學校文書檔案；新舊歸檔方法；利與弊

學校文書檔案可以詳細記錄學生教學教育活動，科研活動等產生的有價值的信息，有利于學校和社會進行查閱和應用，其主要包括文字資料和影視資料等。在學校檔案管理中文書檔案屬于使用頻率最高的檔案類別，因此學校應當注重完善文書檔案，這樣可以有效確保學校教育教學工作的有序開展。然而檔案管理工作不斷要求信息化和規范化管理，所以文書檔案需要開發出新型管理歸檔方式，簡化歸檔步驟，利用信息化技術為檔案檢索和查閱提供便捷途徑。

1 傳統立卷歸檔方式分析

1.1 立卷歸檔方式的優勢分析

立卷歸檔方式在我國檔案管理中已經應用較長時間，盡管無法滿足當前檔案管理要求，但是其也存在一定的應用優勢，主要表現在以下方面：第一，文書立卷歸檔方式主要是將所有文件材料裝訂在一起，這樣不會使其他使用人員隨意抽取和拆卷，及時多次反復查閱也不會丟失，具有較高的安全性。第二，在手工檢索模式下，文書立卷歸檔方式可以便于檢索人員實現連鎖查找，傳統立卷歸檔方法主要采用不同措施結合形式，并且按照“以問題為主，一事一卷”的立卷歸檔方式，因此在查找文件時可以將該年度中的同類問題一次性全部調閱出來。以此立卷歸檔方式能夠針對事件發生內容和具體時間不詳細情況下，最大限度提升手工檢索的效率以及準確度。

1.2 立卷歸檔方式的弊端分析

盡管立卷歸檔方式存在應用優勢，然而在文書檔案資料不斷增加的當下，計算機技術的快速發展，導致傳統立卷歸檔方式已經無法滿足當前文書歸檔的要求，經過分析能夠看出，傳統立卷歸檔方式的弊端主要表現在以下方面：

1）由于傳統歸檔方法存在較多繁瑣程序，工作量比較大，并且具有較高難度，在歸檔時需要先對文書檔案進行分類排列，并且還需要填寫頁碼，編訂案卷目錄與文件目錄，填寫案卷題名以及審卷，以上各個環節都屬于相互影響關系，如果某一環節出現問題，將會導致其他環節出現差錯，極大浪費工作人員的時間和精力，無暇顧及文書檔案的開發和應用。因此傳統立卷歸檔方式的最大弊端在于繁瑣復雜的立卷程序。

2）具有較強的人為因素。由于檔案管理人員的業務素質和專業能力會對案卷質量造成極大影響。在填寫案卷標題時不僅要求真實反映出案卷內文件所描述的問題，還需要限制字數。這樣就必須確保在填寫案卷標題時能夠具備專業知識，全面了解文書立卷工作的要求。但是如果檔案管理部門頻繁調度檔案員，這樣就會對立卷工作進度造成極大影響，無法確保案卷質量。

3）案卷題名難度大。按照問題組卷，一卷檔案常常存在較多問題，并且問題處理牽扯較多部門，因此文種和作者比較多。管理人員在填寫案卷提名時不僅要求簡單概括，還需要真實反映出卷內文件的所有信息，這樣就會增加填寫難度。如果內容太詳細就會超過字數限制，太簡單又無法全面說明問題，為后期檢索和應用帶來較大難度。

4）存在較多影響因素。由于案卷常常包含較多份文件，文件的保管期間和保密程度不相同，因此管理人員在鑒定案卷保密程度或者保管期限時會出現較多難題。其次，如果文件調閱人員只需要案卷中的一份問卷，在查閱過程中就會看到其他文件，對檔案文件保密度造成較大威脅。

5）傳統立卷方法主要采用手工操作方法實現，因此案卷設計和管理都是由管理人員完成，電子檔案管理方式主要是以單份文件為對象進行存儲，有利于實現全文管理。所以由于案卷中包含較多文件，此時將無法通過計算機對其進行編目和識別，數據傳輸量比較大，對后期檢索也會帶來較多限制，還會影響文件的掃描，復印和編輯等。

2 新型歸檔方式分析

2.1 新型歸檔方式的優勢分析

新型歸檔方式主要是以“件”為存儲管理單位，因此該種方法在工作效率，文件檔案開發利用以及檢索等方面均具有顯著優勢。

1）減少勞動力，提升工作效率：新型歸檔方式主要是以“件”為管理單位，不需要再將歸檔文件材料組成案卷，也不需要編寫案卷標題和目錄，工作人員也不需要將案卷目錄上傳到計算機中，因此會顯著減少檔案整理，保管以及利用時間以及勞動量，全面提升工作效率。除此之外，新型歸檔方式也能夠減少物資消耗，不需要使用卷皮，裝訂設備以及目錄紙，減少文書檔案歸檔成本。

2）有利于文書檔案鑒定與開放：不管是傳統歸檔方式還是新型歸檔方式，在鑒定文件時都需要以“件”為單位。傳統立卷歸檔中所裝訂的案卷文件價值不等，因此在文件鑒定期間主要是拆卷之后重新裝訂，或者可以繼續保管無價值文件，這樣就會增加文件鑒定的工作量，也無法充分體現出文書存儲價值。因此新型歸檔方式能夠有效處理上述弊端問題，在歸檔期間不需要立卷，并且不會受到其他文件影響。在開放和應用文書檔案時，傳統歸檔方法是將若干份文件裝訂在一起，這樣就會對案卷中單份文件的開放和應用造成影響。采用新型歸檔方式能夠對單份檔案進行管理，在應用檔案文件時具有較強的針對性，并且不會擴大閱讀范圍。結合辦公軟件能夠將單份文件的所有信息予以開放，全面提升文件利用率。

3）有利于檢索和保密文件：隨著辦公自動化以及計算機技術的快速發展，可以通過隨機檢索功能，以“件”為單位對檔案進行歸檔處理，這樣有利于文件檢索。在輸入單個關鍵詞之后就會快速檢索到相應檔案。然而在新型歸檔方式下需要保持實體之間的聯系性，并且使用歸檔文件信息之間的聯系作用替代載體聯系，并且通過專題目錄編制全面處理不同年代文件分散保存問題，因此新型歸檔方式能夠加強檔案信息組織，并且注重檔案信息的內在關聯性，能夠為后期檢索和應用提供便利。

2.2 新型歸檔方式的弊端分析

第一，影響檔案保管安全性。由于新型歸檔方式不需要使用檔案卷皮，這樣就使檔案原件直接暴露在外部環境中，在提取檔案時會發生磨損問題，因此會對檔案原件的安全存儲造成威脅。

第二，單份文件存儲主要依賴于計算機系統，如果計算機系統發生故障問題，將極大影響文書檔案的檢索和應用，此時檔案檢索效率就會低于傳統案卷檢索方式。

基于以上問題，需要全面優化和改善新型歸檔方式。要求檔案管理人員了解和掌握新型歸檔知識和方法，并且注重學習計算機知識與操作技術。這主要是由于“件”為單位的新型歸檔方式需要依賴于計算機技術和辦公自動化技術的支持，因此檔案管理部門應當提升檔案管理設備的投入力度。

3 結束語

綜上所述，學校文書檔案管理主要是方便后期檢索和應用，能夠給予需求者真實準確的歷史信息。因此以“件”為單位的新型歸檔方式可以有效提升檔案歸檔和管理效率，也相應提升了管理質量。新型歸檔方式能夠簡化繁瑣步驟，減少工作人員的勞動量，在檔案歸檔期間不會受到時間和空間限制，充分發揮出文書檔案的應用價值。

參考文獻

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