新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路

司馬威

摘 要：檔案管理工作是各個單位可持續發展的重要資料。對于很多基層單位而言，其中的財力問題和人力問題依然比較嚴重，因此要做好檔案管理工作，首先要明確崗位定位，提高工作人員的業務能力，不斷整合檔案資源并利用先進的科學技術，實現檔案管理工作的價值。在新時期，做好基層單位檔案管理工作需要加大創新力度，為基層單位未來發展奠定良好基礎。

關鍵詞：基層檔案管理；調整心態；整合資源；加強溝通

檔案管理工作就是應用先進的管理方式方法為黨和國家的事業奠定良好基礎，檔案本身就是對基層單位發展進程中記錄并保留下來的有重要意義的文字、圖像和聲像，需要對這些資料進行分類和整理，更好的利用檔案信息，具體而言，新時期的基層單位檔案管理工作創新要從以下幾個方面出發。

1 正確認識和定位自身崗位

檔案管理工作本身是一項比較繁瑣的工作，工作人員每天都和各種各樣的文件或證書打交道。在新時期，做好檔案管理工作創新需要保持良好的心態，不能著急煩躁，沉住氣才能在檔案管理崗位上奉獻自己，保持平和的心態開展檔案管理工作創新。

不過，僅僅依靠工作熱情并不能做好檔案管理工作，檔案是真實的記錄，是客觀的、重要的歷史材料，越來越多的歷史史實證明了檔案的重要意義。《史記》和《漢書》就是我國重要的古代名著，在進行編修時通過記載事實為后人留下重要的參考材料。檔案就是一種重要的財富，其中豐富的記載了歷史，是影響中外的名著，通過這些“檔案式”的名著，人們清晰直觀的感受過去，認知過去，這足以證明了現在檔案管理工作的重要價值。換言之，現在的檔案管理人員就是歷史的記載者，就是歷史上的功臣。

2 不斷學習鉆研，高效率開展好本職工作

伴隨著社會發展進步，檔案管理工作相應的面臨著很多挑戰，檔案的數量不斷增加，保管檔案或高效利用檔案難度較大，管理方式不夠先進，檔案的質量受到直接影響，因此，基層單位的檔案管理人員要繼續學習鉆研，高效率的開展本職工作，具體分析如下所示。

2.1 加強學習的意識

檔案管理工作的專業性很強，因此檔案管理人員要具備一定的責任感和專業素養，同時還要有一定的專業知識和能力，學會運用先進的科學技術手段做好檔案管理創新。檔案管理工作人員要有寬闊的視野和合理的知識結構，在日常學習和工作中提高個人業務能力，做好新時期的檔案管理工作。

2.2 掌握現代化管理技能，提高綜合素質

過去的檔案管理工作從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主，而在新時期的基層單位檔案管理工作中，電子計算機技術能夠保質保量的做好文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，將檔案管理的各個環節和辦公自動化緊密結合，提高檔案管理的現代化水平。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此，檔案管理人員要認識到自身工作崗位的重要價值，在學習的同時提高個人能力和素質，掌握計算機知識和信息網絡知識的同時成為綜合型檔案管理人才。

3 整合資源、善于利用現代科技設備為檔案工作服務

在各個方面飛速發展的今天，各個行業要合理整合資源，提高工作的質量和效率。新時期的互聯網和各種軟件的出臺讓檔案管理工作有了新的動力，在日常工作中要整合現有資源，利用好現代科學技術和先進設備。

檔案中包含著大量的信息是重要的資源，檔案整理工作勞動強度比較大，而且存在重復勞動的問題。借助先進的計算機設備整理檔案可以達到事半功倍的效果。在進行人工立卷時，立卷人會按照個人理解對檔案進行歸類，盡管都是依照具體的標準進行的，但是受到個人理解能力差異，在對文件進行分類時經常會出現差距，不利于提高案卷的質量，也不利于工作有序進程。所以，借助計算機模擬人工立卷可以對類別進行區分，過去的以“卷”為單位的目錄檢索工具可以按照科學的順序進行排列，一方面降低了個人主觀能動性的影響，另一方面又發揮了計算機的作用，極大地提高了基層單位檔案管理工作的創新性。

4 加強溝通、爭取領導重視和支持

檔案管理工作本身是一種重要的專業事業，對于社會主義現代化發展和各項工作的有序進行具有重要意義，是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。所以，必須發揮好基層單位檔案管理工作的意義，為社會主義文明建設奠定基礎。

現階段的基層單位檔案管理工作主要有以下幾個問題：第一，很多基層單位的檔案房環境惡劣，比較潮濕和簡陋，很多檔案材料因為長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊，加上很多蟲鼠的破壞，導致檔案不能完整的保存；第二，很多基層單位的檔案管理人員比較隨意，只是簡單的應對檔案管理工作；第三，檔案查詢效率低下，很多真材實料不能發揮作用；第四，存在一部分人沒有認識到檔案管理創新對社會發展的重要意義。就目前而言，很多基層單位的檔案管理人員沒有足夠便利的條件像到圖書館那樣到檔案館去利用檔案為自己的日常工作服務，加上缺乏合理利用檔案的習慣，導致新時期的基層單位檔案管理工作不能與時俱進。面對這些問題，基層的各個單位檔案管理人員要加強溝通交流，耐心宣傳檔案管理工作的意義，爭取讓各級領導重視檔案管理工作創新，盡最大努力優化現在檔案工作中存在的落后狀況，充分發揮檔案在社會主義現代化建設中的作用。

5 拓展服務領域，做好檔案管理工作

1）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2）興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

3）加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

6 結束語

通過上述分析可以得知，現在的基層單位檔案管理工作存在一些不足阻礙著檔案管理工作的創新，面對這一復雜而又繁瑣的工作，每一個檔案管理人員細心、耐心、清心、用心，在自己的崗位上保持平和心態，不斷學習和研究，做好本職工作的同時認識到自己的使命，讓單位檔案發揮應有的作用，更好的為本單位各項事業發展服務。

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