電子文件歸檔與共享探討

張倩

摘 要：本文通過對三明市節能監察中心電子文件歸檔與服務共享情況的分析，探求存在的問題，提出要增強檔案工作人員責任感、提高檔案管理人員業務素質、建立健全電子文檔管理制度、建立安全機制、抓好精細化管理，提高節能監察電子文件歸檔與服務共享的質量與水平。

關鍵詞：電子文件歸檔；共享探討

1 三明市節能監察中心電子文件歸檔與共享現狀

當前國家對生態文明建設的高度重視，對節能監察工作提出了新的要求，節能也已成為時尚生活的一部分，節能監察工作也日益成為政府治理和公共服務不可缺少的基礎和支撐。節能監察檔案工作也由過去重視不夠，引起了主管局的高度重視與社會的高度關注。目前的現狀：

1）投入人力物力改善檔案管理。市節能監察中心檔案管理由過去沒人沒經費，去年專門調進一人負責這項工作，單位專門安排經費購置檔案管理所需要的基本設備，對2015年前的節能監察檔案進行了歸類梳理，分門別類存入檔案柜。對近兩年的檔案，除保留紙質檔案外，都按電子文檔要求進行了歸檔，方便了檔案的利用。

2）檔案利用率需求加大。隨著國家對節能工作的重視，上級管理部門需定期了解基層節能狀況，當地政府對節能情況需要定期掌握；內部人員因業務需要，需經常查閱檔案信息；企業單位因生產經營需要需經常查閱節能檔案數據；外部群眾對節能事業的關注，對節能檔案信息的共享需求增多。

3）節能監察檔案服務共享的方式發生改變。隨著電子文件歸檔工作逐步完善，可以使節能檔案信息脫離紙質等實物載體而同時以電子文件的形式存在，這樣就可以通過計算機存儲和檢索節能檔案信息并通過網絡傳遞，大大提高了節能檔案信息的內部使用率和共享效率。作為資源擁有者，節能監察檔案工作人員過去為利用者提供服務，需要翻閱大量紙質檔案，匯總形成報告的方式以及使用面對面解答的方式，現在可通過網絡、電話、手機等多種渠道實現。

4）節能監察檔案信息宣傳得到加強。借助“三明循環經濟網”信息窗口、政務網絡信息公開和編辦事業單位網頁的宣傳，結合全國節能周和全國低碳日的主題宣傳活動，節能檔案工作人員利用電子信息化設備為本市企事業單位及外部群眾帶去了最新權威的節能監察信息，為提高節能檔案外部服務共享做了宣傳推廣。

2 節能監察電子文件歸檔與服務共享存在的問題

伴隨電子文件歸檔工作的發展，對節能監察檔案工作帶來機遇的同時也提出了更嚴峻的挑戰。節能監察電子文件歸檔與服務共享方面存在的問題也陸續出現，主要有：

1）檔案管理人員對電子文件檔案管理的重大意義認識不足，認為檔案管理工作屬于冷門崗位，馬馬虎虎過得去就行，工作責任感不強，工作被動。

2）檔案管理人員缺乏檔案管理專業知識和技能，進而在實際工作中常常會出現這樣那樣的問題，甚至有時會出現不知道哪些電子資料要歸檔、哪些要排除這種基礎的問題。

3）電子文件檔案管理制度很不健全，工作無章可循，沒有規矩、沒有秩序，出現了問題也沒有制度予以約束或追責。

4）電子文檔通過網絡進行傳遞，對利用者控制難度加大，它極容易被獲取、被復制、被傳播，同時，還面臨病毒的威脅，其服務共享安全性存在隱患。

5）節能工作分工的細化，使信息越來越精細。節能監察業務內的法規、規劃、標準，節能降耗、能源管理體系等相關規定，能源審計、能源利用月報、年報、年鑒等越來越多。節能業務外的文明建設等信息資源也逐漸增多。節能監察檔案管理人員如何對其進行有效的判定，鑒別出滿足不同層次服務對象的檔案信息難度加大。

3 節能監察電子文件歸檔與共享建議和對策

針對三明市節能監察中心近年來檔案管理中出現的問題，提出以下建議與對策。

1）要增強檔案工作人員責任感。節能監察檔案工作是經濟工作的重要組成部分，是經濟部門不可缺少的基礎性工作。節能監察檔案質量如何，直接關系到政府對能源工作決策正確與否，關系到企業的生產經營、社會影響、經濟效益，關系到廣大群眾對企業節能情況了解程度。

2）要提高檔案管理人員業務素質。電子文件檔案管理能否做實做好，說到底還是人起著主要作用。檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁。因此，要加強檔案管理人員業務培訓，不定期參加省市組織的檔案業務培訓和網絡繼續教育，參加有關檔案管理經驗交流會或到電子文件檔案管理做得較好的單位學習好的經驗與做法，不斷提高業務技能，做到對自己所管理的檔案內容成分、利用價值、收集整理和保管狀況、檢索工具和編研成果了如指掌，做到及時準確為單位及個人提供服務。

3）要建立健全電子文檔管理制度。建立保存節能監察電子檔案的最終目的是為了滿足了社會各方面共享的需要，如果沒有共享工作，整個檔案工作就只能處于封閉狀態，即使很有價值的檔案也失去建立與保存的意義。所以我們要充分認識檔案共享的意義，從共享需要的角度去建立健全檔案管理規章制度。

4）要建立安全機制。首先要開展節能檔案人員的安全責任意識教育。檔案人員要站在講政治、講大局的高度遵守《保密法》、《檔案法》，強化保密意識，建立健全檔案網絡利用，檔案安全管理等制度，堅決用法律規章規范用網管網，養成“上網不涉密、涉密不上網”的良好習慣和“保守機密，慎之又慎”的職業操守。其次，及時更新相關硬件設備，逐步引進電子文件掃描儀等信息化設備。根據檔案管理規定，對一些年代久遠臨近報廢的硬件及時報廢，提高節能檔案信息存儲設備的安全性，對硬件設施每月定期檢修，做好檢修記錄，排除電路板老化、線路短路、硬盤故障等隱患，避免電子文檔因故障而遭受損失。第三，技術防范要切實得力。電子檔案管理的涉密計算機必須做到專機專用，專網專用，要綜合運用防火墻技術，專人維護和管理檔案信息網絡系統，對不同的用戶實體進行分類，對領導和一般工作人員設置密級文件借閱權限，有效應用電子身份認證系統和網絡用戶登錄注冊制度，實現檔案信息資源使用的針對性和區域性。對電子文件實行每季度備份存儲至移動硬盤，特別是重要檔案信息拷貝至光盤備份；對保密的電子文件應單獨存放，不能連接到網絡服務器上，采用專門的、獨立的服務器來存放檔案數字化信息，以切實保障網絡環境下節能監察檔案服務共享的安全。

5）要抓好精細化管理。首先要確保找全，樹立“大節能檔案”概念，加強節能監察檔案收集工作，加大節能檔案信息整合力度。搜集過程中與各單位，各業務科室的聯系與合作，通過各種方式分類收集跟單位業務相關的政策法規、規劃標準以及各種節能數據。平時做好文件的分類整理，年底督促各科室將業務文件及時歸檔，把建設高質量，、特色化，、用戶需求多元化的節能檔案信息資源“集合體”作為追求的目標，力爭做到一件不漏、一件不少。其次，要確保找準。第三要確保做細。結合節能工作需要，檔案細致化的特殊處理，為更多特殊群體提供更個性化的服務共享。對節能降耗突出的典型企業，企業名稱、降耗能源情況、參與攻關人員、采取的具體措施、其經濟、社會效益、節能項目補助等相關報告、總結、紀要等文件都要一一保存歸檔；對被確定為省市重點跟蹤的耗能企業，其耗能狀況、整改要求、跟蹤的領導及專家整改方案、整改進展等相關文檔都要一件不漏歸檔。對這些特殊檔案要查缺補漏，及時補齊缺少的數據信息，做到不遺漏每一個細節。對每個企業能源管理機構、人員，節能規劃，能源計量器具配備，能源利用狀況等內容都要形成一套完整內容歸檔，為以后的節能工作提供借鑒指導。

總之，節能監察檔案工作者要樹立“有為才有位”的理念，積極應對新形勢下經濟社會發展對節能檔案工作的新要求，緊跟時代步伐，堅持用發展的眼光解決節能監察檔案工作中存在的矛盾和問題，改革創新，拓寬服務范圍，靠優質高效的服務，爭得理解和支持，求得發展的空間。