加強事業(yè)單位會計檔案管理的思考

王丹丹

摘 要：事業(yè)單位會計工作與檔案管理密不可分，會計檔案記錄著單位內部會計工作的重要信息、發(fā)展歷程等等。強化事業(yè)單位會計檔案管理，不僅可以優(yōu)化會計工作環(huán)境，而且還能夠為會計工作改革發(fā)展提供有效支持。國家經濟水平不斷提高，對事業(yè)單位會計檔案管理工作要求也隨之提升，本文就以此為內容，對強化事業(yè)單位會計檔案管理的相關內容進行幾點研究。

關鍵詞：事業(yè)單位；會計檔案管理；對策

做好事業(yè)單位會計檔案管理，不僅可以促進檔案管理工作規(guī)范化、現(xiàn)代化，而且還能夠為會計工作規(guī)劃制定提供有效支持，為事業(yè)單位建設發(fā)展提供助力。在經濟發(fā)展的新時期，事業(yè)單位會計檔案管理工作面臨著更加嚴峻的形勢，會計工作者應該從單位發(fā)展的實際情況出發(fā)，科學制定管理方案，優(yōu)化管理方法，全面提高檔案管理實效。

1 事業(yè)單位會計檔案管理內容

1）會計憑證及賬薄。像各種原始憑證、銀行存款對賬單等，隸屬于事業(yè)單位會計檔案管理中會計憑證的范疇；像不同明細分類賬、現(xiàn)金日記賬等，隸屬于事業(yè)單位會計檔案管理中會計賬薄的范疇。

2）會計報表及會計核算資料。為了提升事業(yè)單位會計檔案管理水平，也需要對包括資產負債表。損益表等會計報表進行必要的管理。同時，應對會計檔案移交清單、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料等會計核算資料進行科學管理，確保事業(yè)單位會計檔案管理有效性。

3）實踐中對事業(yè)單位會計檔案進行管理時，若落實其所需的管理工作時，則需要做好其中的歸檔、保管、借閱及移交工作，從而使事業(yè)單位會計單板管理工作落實能夠達到預期效果。

2 事業(yè)單位會計檔案管理主要問題

2.1 相關的基礎支撐工作缺位

在數(shù)字化的新環(huán)境下，事業(yè)單位會計檔案的基礎工作缺位主要體現(xiàn)在這樣四個方面：在部分事業(yè)單位中，因為受到客觀條件的限制，導致單位的會計檔案管理工作在專業(yè)化、體系化等方面沒有得到規(guī)范化的管理與實現(xiàn)。導致缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，檔案管理工作甚至沒有設置專門的崗位，大部分的檔案管理工作由業(yè)余兼職人員進行，導致檔案管理工作不規(guī)范的現(xiàn)象時有發(fā)生；在數(shù)字化檔案建設方面相對落后，當前的會計檔案管理在具體的移交、整理、規(guī)范等方面沒有完善、詳細的規(guī)定，導致管理工作中存在漏洞；存在數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象，這主要是因為受到工作效率低下、利益驅使等影響而造成的，出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)隨意篡改、操作等情況，使得檔案信息與實際情況相互背離；檔案管理工作缺位，相關的信息內容更新不及時，導致檔案數(shù)據(jù)的有效性與權威性受到影響。

2.2 會計檔案管理意識不足

部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員不重視檔案管理工作，沒有認識到檔案管理工作的重要作用。所以，其在日常的工作中不能夠履行檔案管理工作的相關職責，不能夠負責任的開展相關工作，對檔案的認識也極為模糊，導致單位的工作規(guī)劃、財務決算等資料沒有及時地收集起來，甚至部分人將單位的檔案資料據(jù)為己有，在離崗時也沒有及時的上交相關資料，導致失業(yè)單位的會計檔案資料不齊全。

2.3 會計檔案管理技術缺乏

在數(shù)字化環(huán)境下，當前事業(yè)單位的會計檔案管理工作技術缺乏主要包括網絡管理系統(tǒng)及防火軟件的選擇方面不恰當，數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)格式及轉換等方面都會造成會計檔案數(shù)據(jù)的損壞與丟失，對會計檔案信息管理系統(tǒng)的錯誤操作會造成檔案信息的丟失、泄露等。其次，數(shù)字檔案的特質，由于數(shù)字化的會計檔案雖然具有保存、管理方面的便捷性與優(yōu)勢，但是因為屬于數(shù)字資料，在內容方面容易被篡改，且難以追蹤痕跡，一旦安全問題發(fā)生，將會對事業(yè)單位的會計檔案信息造成影響，限制了檔案管理工作水平的提高。

3 加強事業(yè)單位會計檔案管理對策

3.1 提高會計管理隊伍整體素質，強化業(yè)務培訓力度

在新環(huán)境下，會計檔案管理工作證不斷向數(shù)字化、網絡化的方向發(fā)展，資源共享的時代已經到來。這時，應該提升會計檔案管理工作人員相關方面的基本素質。事業(yè)單位必須強化對工作人員業(yè)務素質的提升訓練，使得會計檔案管理人員能夠通過學習相關的新技術與知識，提高檔案管理的信息化理念及信息化處理能力，使得計算機與網絡技術應用能力得到提升。最后，還應該關注理論學習工作，并將之與工作實踐結合起來，培養(yǎng)理論與應用能力兼具的會計檔案管理專業(yè)人員。

3.2 提高會計檔案管理硬件水平，打好會計管理基礎

提高檔案管理的硬件水平。硬件是提高會計檔案管理工作水平的基礎，在數(shù)字化的環(huán)境下，提高檔案管理的硬件水平是優(yōu)化會計檔案管理工作能力的重要支撐，必須做好會計檔案的硬件環(huán)境建設工作，做好檔案管理系統(tǒng)的硬件升級與維護工作。例如，應該設置專門的會計檔案室，并在硬件上加裝檔案室的防磁、防塵、防潮功能；構建完善的檔案批準授權制度，以提高檔案數(shù)據(jù)的歸檔與查詢效率；對計算機病毒、防火墻等安全技術要進行較為深入的理解，保證檔案資料的安全性，避免檔案數(shù)據(jù)的泄露、丟失等。

3.3 強化檔案管理人員數(shù)字化意識，提高檔案管理效率

提高會計檔案管理人員的數(shù)字化處理意識。意識直接影響人的行為，具有極強的導向性，對事業(yè)單位的會計檔案管理工作而言，管理人員的重視是會計檔案管理工作能夠順利開展的重要條件。所以，為了使得事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化工作能夠得以優(yōu)化，必須首先從檔案管理人員的思想意識方面著手，著力培養(yǎng)各級管理人員對會計檔案數(shù)字化管理的意識，在全單位形成重視數(shù)字化會計檔案管理工作的氛圍。構建覆蓋全單位的會計檔案管理工作責任制度體系，并將檔案管理工作一一落實，并明確檔案管理過程中具體人員的責任和范圍，使得整個檔案管理體系能夠高效地運作起來。

3.4 注重會計檔案立卷、歸檔管理，增強檔案管理效果

為了使事業(yè)單位會計檔案管理能夠適應信息化時代的發(fā)展要求，需要重視其管理過程中的整理立卷、歸檔管理，增強其管理效果。具體表現(xiàn)為：1）事業(yè)單位會計檔案管理人員應在結合實際情況，從憑證、報表等方面入手，實現(xiàn)會計檔案管理中的分類標準統(tǒng)一；從會計檔案存放序列、案冊封面等方面入手，確保檔案形式統(tǒng)一；實踐中應注重會計憑證裝訂成冊，建立完善的財務會計檔案管理機制，并明確會計資料檔案目錄，對報表、文字資料等進行分類立卷，確保會計檔案管理統(tǒng)一，確保其整理立卷管理有效性，并從分類整理順序、賬目種類等方面入手，落實好事業(yè)單位會計檔案裝訂管理工作；2）事業(yè)單位及其檔案管理人員應結合會計檔案的特點及功能特性，從會計憑證的有效裝訂、會計賬薄的合理裝訂兩方面入手，做好其歸檔管理工作，提升事業(yè)單位會計檔案管理水平。

4 結束語

總之，會計檔案管理是事業(yè)單位內部檔案管理的核心，強化會計的檔案管理，可以促進事業(yè)單位內部會計工作的規(guī)范化、高效化，同時還能夠優(yōu)化單位內部會計工作環(huán)境，促進事業(yè)單位會計工作穩(wěn)定、健康發(fā)展。

參考文獻

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