國有企業數字化檔案建設相關問題探討

葛莎

摘 要：基于對國有企業數字化檔案建設相關問題的研究，首先，闡述數字化檔案建設基本內容。然后，分析國有企業數字化檔案建設存在，對數字化檔案建設缺乏重視、安全問題顯著等問題。最后，為更好實現國有企業數字化檔案建設，給出加強對數字化檔案建設的重視、強化安全管理工作、構建高素質人才隊伍、構建管理制度等有效措施。

關鍵詞：國有企業；數字化；檔案建設

國有企業是國家快速發展的關鍵與動力，對國有企業而言，其中的檔案信息資源對國在促進國有企業發展中發揮著不可替代的作用。檔案中的信息資源，不僅是國有企業的知識資源更是重要財富資源，是眾多工作人員智慧的結晶，在國有企業的各項決策當中發揮重要作用。在國家的快速發展過程中，傳統紙質檔案已經無法適應國有企業的進步。所以，國有企業檔案工作，需要與時俱進，實現數字化檔案建設，保證企業當中的各項檔案資源能夠得到充分利用。所以，本文將針對國有企業數字化檔案建設存在問題，以及相應的建設措施等內容進行相應闡述。

1 數字化檔案建設基本概述

數字化檔案建設主要是在檔案管理工作中，對計算機技術以及網絡技術等進行充分利用。然后利用大型數據庫系統對聲像、實物、財務以及科技等各類檔案進行數字化管理工作。針對具有價值作用的數據信息進行數字化處理，并做好加工與管理工作，保證各類知識資源能夠得到充分利用，同時在網絡中可以實現隨用隨取[1]。數字化信息檔案能夠將計算機的有序組織的信息資源以及可處理的信息資源進行有效整合，所以，可以將數字化信息管理系統視為一個信息倉庫。通過數字技術，能夠對大量的數據信息資源進行整理、收集與檢索。與此同時，數字化檔案管理系統具有較強的全文檢索功能與立卷歸檔功能，在保證檔案信息資源中能夠充分發揮著自身作用與價值。

2 國有企業數字化檔案建設存在的問題

2.1 對數字化檔案建設缺乏重視

國有企業數字化檔案建設，相較于傳統檔案管理模式以及查閱方式等做出更新與完善。不僅能夠提升查閱效率，而且在對檔案原文進行查閱時也只需要花費較少時間，與此同時能夠在最大程度上保證原檔案的完整性。但是在河北滄州地區，國有企業針對數字化檔案建設的重視有待加強。所以，導致國有企業中檔案數字化建設工作進展遲緩。如果相關檔案管理工作人員缺乏一定責任性，那么各項檔案管理工作將無法順利展開[2]。經常會出現檔案工作堆積如山的情況產生，檔案數字化建設工作更是受到忽視。國有企業對數字化檔案建設的重視程度，將會對檔案數字化建設工作產生直接影響。

2.2 安全問題顯著

在國有企業數字化檔案建設過程中，安全問題較為顯著，具體體現在以下幾點中：第一，在國有企業當中，針對數字化檔案建設工作需要移動硬盤、光盤等作為輔助。但是從河北滄州地區國有企業檔案數字化建設中不難看出，相應的輔助安全設施仍然缺乏。第二，國有企業通常有著較常的發展歷史，所以涉及到的紙質檔案較多。在實際搬運過程中，容易出現檔案丟失問題。第三，針對計算機網絡安全，并沒有給出相應的安全措施。

3 國有企業數字化檔案建設有效措施

3.1 加強對數字化檔案建設的重視

國有企業數字化檔案建設工作想要順利展開，在企業內部需要加強對數字化檔案建設工作的認識。數字化檔案建設工作與企業內各項工作之間有著密切聯系，所以，需要企業領導的支持與幫助，同時需要一定的資金保障，企業內各個工作人員都需要積極參與其中。數字化檔案建設工作的有序進行，需要企業領導的支持作為前提[3]。企業領導首先需要意識到數字化檔案建設的重要作用，加強對其的重視，這樣數字化檔案建設工作才能夠有充足的經費。與此同時，領導的重視可以將數字化檔案建設工作納入到企業日常管理工作中，保證企業檔案管理工作的更好發展。例如，在數字化檔案建設初期，有著較強工作量，并且時間較為緊迫。所以，在進行數據加工工作時，領導部門可以聘請臨時工作人員，協助完成各項數據加工工作等。在數字化檔案建設過程中，如果存在問題，領導部門需要積極出面進行解決。

3.2 強化安全管理工作

國有企業數字化檔案建設工作的有序進行，需要強有力的安全管理工作作為保障，所以，對國有企業內的安全管理工作提出更高的要求。加強數字化安全管理工作具體可以從以下幾點展開：第一，需要加大資金投入力度，購買光盤設備以及移動硬盤設備等，使檔案安全得到保障。第二，做好檔案數字化工作流程的監督與管理工作，構建相應的安全責任制度，在最大程度上避免檔案數據信息的丟失。同時能夠保證，在檔案數據信息出現問題時，能夠追究到相應責任人。第三，針對數字化檔案建設工作，需要有相應的計算機安全管理工作人員。能夠定期對計算機系統、病毒等進行檢查，做好檔案數據信息備份工作，對檔案數據信息進行加密。在工作過程中，如果出現安全隱患，需要及時做出相應處理工作。除此之外，針對檔案管理的計算機，做到專管專用，避免與外部網絡的連接，強化安全保護工作。

3.3 構建高素質人才隊伍

高素質人才隊伍，是保證國有企業當中數字化檔案建設的基礎。所以，針對數字化檔案建設工作需要構建高素質人才隊伍，在人才隊伍構建中，具體可以從以下幾點展開：第一，因為在國有企業當中，數字化檔案建設工作的工作量較大，所以，需要保證足夠的工作人員。如果在各方面條件允許的情況下，可以邀請專業機構的幫助。如果各項條件有限，那么可以對企業內部的工作人員以及人才等進行挖掘，同時配置專業性較強與計算機能力較強的工作人員，共同做好數字化檔案建設工作[4]。第二，在企業當中需要定期做好相關檔案管理工作人員的培訓工作，幫助工作人員掌握較強業務能力，同時具備較高思想道德素質。幫助工作人員學習相應的計算機網絡技術以及多媒體技術等。保證工作人員在工作過程中，能夠嚴格按照相應的工作流程展開，遵守相應規章制度。

3.4 構建管理制度

在社會市場不斷發展背景下，我國的法律制度等在不斷完善。所以，河北滄州地區的國有企業需要在法律法規基礎上，對現有的檔案管理制度進行完善。保證檔案數字化建設工作能夠融入在企業各個部門當中，提升檔案管理水平。與此同時，需要對檔案管理工作流程進行優化與完善，構建相應的電子檔案管理技術標準以及數字化管理標準等，保證各項數字化檔案建設工作能夠順利進行。在日常檔案工作中，需要結合實際情況對檔案案卷進行拆裝，嚴格按照相應的標準進行釘裝或者擺放，及時做好保密與保存工作，使檔案資源能夠得到合理利用。

4 結束語

綜上所述，國有企業在我國快速發展過程中占據重要組成部分，所以，為促使國有企業的更好發展，需要做好企業內的數字化檔案建設工作。國有企業檔案記錄內容較多，并且較為全面，對企業的科學決策具有重要作用。所以，相關工作人員需要意識到自身工作重要性，在數字化檔案建設過程中充分發揮自身力量，實現國有企業的更快進步。

參考文獻

[1]原小蘭.大數據背景下的數字檔案館與檔案數字化建設探討[J].蘭臺內外，2018（11）：61-62+52.

[2]劉云川.檔案數字化建設與企業檔案管理研究[J].辦公室業務，2018（19）：111.

[3]喻袁崛，袁玥.“互聯網+”時代建筑裝飾藝術數字化檔案資源的網絡安全問題[J].中國包裝，2018，38（01）：31-33.

[4]鄧立東.大數據環境下檔案數字化成果開放利用的管理難點和要點[J].中國管理信息化，2017，20（10）：165-166.