如何加強不動產(chǎn)檔案信息化管理

華妍

摘 要：作為社會的重要財富，不動產(chǎn)涉及的范圍較廣，包括農(nóng)、林、海、房地產(chǎn)等，在社會的發(fā)展過程中提供了可依賴的物質(zhì)基礎。不動產(chǎn)檔案信息化管理工作將有助于各項業(yè)務的優(yōu)化和高效的管理，充分發(fā)揮其基礎性和重要性。近年來，隨著各項科技水平的發(fā)展，為不動產(chǎn)檔案的信息化管理奠定了技術(shù)基礎，促進了信息化管理的重大進步，但是受限于制度等問題的影響，仍然存在效率不高的問題等。為了加強不動產(chǎn)檔案信息化管理，實現(xiàn)共建共享、互聯(lián)互通，促進服務效率和水平的不斷提升，本文將通過分析當前不動產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題，尋找如何加強不動產(chǎn)檔案信息化管理的措施，希望為同行業(yè)者提供一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案；信息化管理

1 引言

隨著時代的不斷發(fā)展，民眾需求的不斷轉(zhuǎn)型升級，自2013年以來，不斷推進的不動產(chǎn)檔案信息化管理工作，獲得了極大的進步與成績，滿足了社會日益增長的不動產(chǎn)登記檔案的利用需求，同時準確、高效、便捷的不動產(chǎn)登記工作也讓管理工作更加系統(tǒng)，消除了紙質(zhì)檔案安全隱患，具有積極的意義，促進服務效率、能力和水平的全面提升。

2 當前不動產(chǎn)檔案信息化管理存在的主要問題

2.1 標準不明確，分散管理的檔案利用起來不便利

因為不動產(chǎn)涉及的范圍很廣，包括土地、房屋、草原、林地、海域等，之前這些資產(chǎn)的管理也分屬于國土、住建、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、海洋等不同的部門，這就使得很多的城市我、缺少集中保管檔案的場所，很難實現(xiàn)集中的統(tǒng)一管理，再加上不同的部門檔案管理的標準不同，在推進不動產(chǎn)檔案信息化的過程中的標準也不同，存在較大的檔案管理系統(tǒng)差異，這就使得很難整合不同部門的檔案信息資源，造成檔案查閱的不便利。例如，若是想查閱一個產(chǎn)權(quán)登記的檔案信息，很難在一個檔案系統(tǒng)中完成，往往要登錄不同部門的多個檔案系統(tǒng)，時間成本較高，降低了檔案的利用成效。

2.2 檔案數(shù)據(jù)與服務業(yè)務系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度不高

形成于和發(fā)展于不動產(chǎn)登記工作的不動產(chǎn)檔案，理應與不動產(chǎn)登記工作聯(lián)系緊密，建立起較高關(guān)聯(lián)度的檔案數(shù)據(jù)和不動產(chǎn)登記工作的業(yè)務系統(tǒng)。但是不高的甚至沒有建立的關(guān)聯(lián)度系統(tǒng)，無法實現(xiàn)二者快速的調(diào)檔，對這兩項工作互相產(chǎn)生不利的影響。

3 如何加強不動產(chǎn)檔案信息化管理的措施

3.1 對所有不動產(chǎn)檔案信息資源進行整合、遷移，夯實基礎工作

建立一個統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是開展不動產(chǎn)檔案信息化工作最為主要的內(nèi)容，這項工作是建立在對不同的部門和單位的不動產(chǎn)檔案信息資源進行全部整合和遷移的前提基礎上的。第一，將收集匯總的不同部門和單位的檔案數(shù)字化成果進行數(shù)據(jù)量分析，將整合前后的數(shù)據(jù)庫資源進行比對，找出存在結(jié)構(gòu)差異的地方，整理數(shù)據(jù)之間的映射關(guān)系，為了更好的遷移所有檔案數(shù)據(jù)，還要開發(fā)相關(guān)的數(shù)據(jù)遷移工具，建立檔案目錄和內(nèi)容的關(guān)聯(lián)聯(lián)系也要始終保持。第二，為了判斷檔案目錄和內(nèi)容是否前后一致，是否有遺漏和缺失，遷移的過程是否完整等，需要對比遷移前后的數(shù)據(jù)總量，而且還要抽查一定比例的數(shù)據(jù)，確保所有檔案信息資源遷移的整體數(shù)據(jù)質(zhì)量準確。

3.2 集成不動產(chǎn)檔案系統(tǒng)和服務的業(yè)務系統(tǒng)

首先是實現(xiàn)前置檔案數(shù)字化工作，即將檔案數(shù)字化工作前移至收件和審批步驟，這將極大的縮短辦理登記業(yè)務的時間，減少檔案管理過程中的工作量，其過程基本是這樣的：第一，業(yè)務受理人在受理環(huán)節(jié)查驗審核申請人提供的資料是否完整、符合要求，將相關(guān)的登記信息條目著錄登記于業(yè)務系統(tǒng)中；第二，受理完成之后，材料原件回到前置掃描人員手中，按照處理程序，并上傳到不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)的電子文件服務器中，通過設置相關(guān)的掃描處理程序，建立一個自動的關(guān)聯(lián)關(guān)系，連接登記業(yè)務系統(tǒng)中的條目和掃描件；第三，業(yè)務辦理人員在正式的業(yè)務辦理環(huán)節(jié)，直接提取電子版的證明材料目錄和數(shù)字檔案信息，而這些都是之前由登記申請人提交掃描的；第四，布置和設定一個數(shù)據(jù)同步接口，讓檔案管理系統(tǒng)和登記業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步接收，減少檔案管理人員對紙質(zhì)材料復印件的掃描、掛接等的工作量。這樣的前置檔案數(shù)字化工作方式流程，將讓檔案管理人員的工作量大大的減少，有更多的精力投入到其他的檔案工作。

其次是實現(xiàn)自動歸檔登記業(yè)務信息，將需要歸檔的數(shù)據(jù)在不動產(chǎn)登記業(yè)務系統(tǒng)中打包成的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)包”，利用不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)的接口服務程序，轉(zhuǎn)換到不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，在這個轉(zhuǎn)換的過程中，通過接口服務方式，信息資源可以在不動產(chǎn)登記業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間進行自動歸檔，實現(xiàn)互不影響、穩(wěn)定運行，在某一方出現(xiàn)問題的時候，責任歸屬是可以即時查明，系統(tǒng)的維護是可以由相關(guān)的信息管理部門快速定位完成的。實現(xiàn)登記業(yè)務信息的自動歸檔，更加有利于讓不動產(chǎn)登記業(yè)務系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件的歸檔實時性得到保障，辦結(jié)完畢的不動產(chǎn)登記業(yè)務系統(tǒng)中的文件可以即時馬上進入不動產(chǎn)檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)對文件資料的及時整理和歸檔，節(jié)約時間和人力。

最后是實現(xiàn)登記信息與檔案信息的雙向調(diào)用。有利于快速管理登記檔案信息，幫助登記業(yè)務辦理人員通過直接檢索在登記業(yè)務系統(tǒng)中利用登記檔案，讓檔案的查詢利用效率不斷提高。登記信息與檔案信息的雙向調(diào)用要通過“檔案與登記信息雙向調(diào)用接口”的設置才能實現(xiàn)，這樣才可以對系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的利用和關(guān)聯(lián)的查詢。同時還要設置“單點登錄接口”等，充分滿足用戶在登記業(yè)務過程中對登記檔案查詢的多樣化需求，讓登錄實現(xiàn)“一站式”，登記業(yè)務系統(tǒng)中用戶與組織機構(gòu)實現(xiàn)一致性。

3.3 創(chuàng)新不動產(chǎn)檔案的利用服務方式

在面向個人層面，按照信息惠民政策的相關(guān)要求，為了更好的推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”，實現(xiàn)政務工作高效化，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿。可以考慮在政務服務網(wǎng)中設置相應的不動產(chǎn)登記業(yè)務的網(wǎng)上申請系統(tǒng)，進行集約化工作管理。同時也要提供自助式的查閱檔案服務工作，可以考慮在一些人流密集的公共場所，如行政服務中心、圖書館等，設置一定數(shù)量的不動產(chǎn)登記檔案自助的查檔終端設備，這些設備除了包括打印機、觸摸屏、工控機等，最重要的是要有身份證識別儀，讓查檔申請者可以在設備上刷身份證，為了安全起見對檢測申請者的人臉進行識別和拍照也是十分必要的，最后對申請者的檔案信息查詢服務結(jié)果進行打印，以此完成整個流程。

在面向相關(guān)單位和部門層面，在接待一些特殊部門的不動產(chǎn)檔案信息查閱的時候，可以采取延伸查檔的服務方式，讓不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)的接入范圍通過CA認證、網(wǎng)絡安全準入等安全措施而適當擴大，方便特殊部門查檔，滿足其工作需求。為了更好的確保檔案查詢工作的安全性，要定期對查詢?nèi)罩具M行跟蹤，設置查詢請求不可抵賴等程序，避免公權(quán)私用，讓檔案信息安全得到最大的保障。而面對民政部門、法院、銀行等查閱檔案數(shù)量會比較龐大的單位時，可以以接口查詢的方式提供相應的數(shù)據(jù)，既可以保證工作效率，又可以保障數(shù)據(jù)資源不外泄，安全有保證。

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