大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新

李淑娟

摘 要：大數據時代有效改變了事業單位檔案管理方式，事業單位應當正視大數據時代檔案管理面臨的挑戰與機遇，完善事業單位檔案管理工作的體系，豐富檔案管理工作人員理念，創新大數據時代的檔案管理工作方法。

關鍵詞：事業單位；大數據；檔案管理

大數據技術促進事業單位提高檔案管理技術水平，優化了事業單位檔案管理工作體系，對于提高事業單位檔案管理人才水平，解決傳統檔案管理問題有重要價值。應當在大數據視角下探討事業單位檔案管理改革方案。

1 大數據對事業單位檔案管理價值

1.1 破除信息化難題

事業單位檔案管理工作長期以來注重檔案的保存，忽略了檔案資源的有效共享，不能通過檔案資源滿足新時期各項公共事業對歷史數據信息的需要。檔案信息化已經成為時代發展的趨勢，事業單位檔案信息化建設長期以來難以有效推進。隨著大數據時代的到來，檔案資源的信息化管理有了更強大的保障，新型技術使得事業單位面對的數據資源更加多樣，進而達到促進檔案信息化發展目標，可以更加高效的為事業單位檔案管理、經營提供服務，有助于突顯事業單位檔案工作的價值，可以全面提高事業單位檔案資源管理的有效性，解決傳統檔案管理工作的問題。

1.2 促進廣泛化推進

檔案管理工作在大數據背景下進一步拓展了檔案管理范圍，豐富了檔案管理工作的內容，優化了檔案管理工作機制。事業單位檔案管理工作不再是專職部門與具體崗位人員的任務，事業單位的各業務部門，職業單位的全體員工都有義務參與到檔案管理工作當中。在更多的工作信息被保存下來的當下，要求事業單位基層員工積極準確的核對各種基礎業務信息，強調信息被精準的保存下來，注重創立大檔案的管理理念，強調所有人員都參與到檔案管理事業當中，滿足檔案事業發展需要。

1.3 提高檔案利用率

在信息化的背景下進一步提高了數字檔案資源的利用率，有助于提高檔案管理工作的效率，解決了傳統檔案管理的低效問題，形成了完善的檔案管理工作體系，對于實現檔案資源的分析、管理、歸納與總結有重要的價值。事業單位檔案資源在大數據環境下必然樹立以共享應用以核心管理理念，強調在滿足用戶個性化檔案資源使用需要的基礎上改進檔案管理方法，創新檔案管理個性化服務方式，從而滿足社會廣泛的檔案需要。

2 大數據時代檔案管理工作的問題

2.1 技術條件落后

目前基層事業單位的檔案事業建設資金來源主要以財政撥付的方式獲得資金，由于國家對基層事業單位檔案管理工作投入的資金數量有限，因此導致事業單位檔案管理設備更新不足，檔案管理技術條件相對落后，現有的檔案管理方式不滿足新時期檔案管理工作的發展需要，傳統的檔案設備影響了大數據技術的普及。由于缺乏專業的檔案管理系統，不能建立優質的檔案數據庫，因此無法發揮分布式檔案存儲機制的價值，不能實現信息的個性化檢索，無法對潛在檔案數據信息進行有效挖掘，沒能滿足事業單位檔案資源使用需要，影響了檔案管理事業發展。

2.2 人員素質不足

目前基層事業單位檔案管理人員的素質還不滿足大數據環境下的檔案管理工作需要，現有的檔案管理人員素質還不具備開展云時代檔案管理工作的需要。一方面，基層事業單位缺乏專業的數字化檔案管理人才，現有檔案管理人才不具備開發大數據環境下的檔案管理系統與建設檔案資源數據庫的能力，不能個性化的實現海量檔案數據信息的有效挖掘與個性化傳遞共享。另一方面，基層事業單位檔案人才的淘汰速度過快，由于缺乏專業的檔案人才培訓機制，因此影響檔案管理事業發展，不利于滿足新時期檔案管理工作的需要，降低了檔案管理工作效率。

3 大數據背景下檔案管理工作策略

3.1 豐富管理手段

提高大數據背景下檔案管理工作有效性，還要優化檔案管理工作手段，豐富檔案管理工作方法，注重根據事業單位電子文件與紙質檔案并存的現實豐富檔案管理設備。首先，制定完善的檔案管理工作計劃，優化檔案管理工作的模式，強調從宏觀角度完善檔案管理工作的步驟。其次，建立專門的檔案管理工作網站，在大數據背景下建立檔案管理工作體系，真正的在事業單位內部實現檔案數據共享，并且構建開放性的數據查詢檢索機制。第三，還要對電子檔案進行優化整理工作，實現對電子檔案的科學化整理，做到對電子檔案的科學控制工作，從而達到對檔案數據資源進行隨時處理，全面提高檔案管理有效性目標。

3.2 提高服務水平

大數據背景下的檔案管理工作的核心目標在于發揮檔案資源的應用價值，注重構建開放性的檔案管理體系，強調全面提高檔案服務工作質量。首先，創新檔案管理工作思路，注重以創新思維豐富事業單位檔案管理工作的服務方式，基于大數據平臺實現事業單位檔案資源與各種移動媒體的有效銜接，從而滿足社會公眾在公共平臺進行檔案資源的查詢需要。其次，實現檔案管理服務的轉型，在信息化的引領下實現檔案資源的充分共享，注重形成科學性的管理機制，全面提高檔案資源的適應社會能力。第三，提高檔案管理的服務性，注重優化事業單位檔案管理標準，做到在數字化、網絡化、智能化的理念下開展檔案管理工作，保證事業單位檔案管理變得有章可循，全面提高檔案管理有效性。

3.3 優化人員素質

提高事業單位檔案管理工作質量，還要優化事業單位檔案管理人員的素質，通過專業技術人才滿足大數據環境下的事業單位檔案管理工作需要。首先，引進專業的數字化檔案管理人才，圍繞著大數據時代檔案管理的需要，組織專業的數字化檔案管理團隊，全面提高檔案管理技術水平。其次，對檔案管理人員進行培訓，全面加強檔案管理人員的數字化水平，促進檔案管理人員在各崗位職責的基礎上提高數字化服務能力。第三，還要形成內引外聯的機制，實現檔案數字化人才的有效交換，從而滿足數字化檔案管理的需要，不斷促進檔案隊伍水平的進步提高。只有加強檔案人才的配置，才能滿足事業單位大數據環境下檔案管理需要。

4 結論

大數據背景下的檔案管理工作，應當加強專業技術人才配置，形成完善的檔案管理工作體系，有效宣傳普及數字化檔案管理工作理念，創新大數據時代檔案管理方法，全面提高大數據時代檔案管理質量。

參考文獻

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