新形勢下改進醫院檔案管理模式的思路探析

申思

摘 要：隨著醫院管理現代化的不斷發展，檔案管理成為醫院管理工作不可或缺的重要組成部分，檔案作為重要的信息資源，能為診療、科研、教學、運營管理等活動提供參考資料，它的價值作用也越來越引起醫院管理層的重視。因此，需要轉變醫院原有的檔案管理模式、管理理念，以此提升檔案管理效率。以下將對目前醫院檔案管理的現狀進行分析，以便找出有效的解決措施。

關鍵詞：檔案管理模式；醫院檔案管理；對策

檔案管理對推動醫院規范管理有著不可忽略的作用和現實意義。然而在實際操作中，醫院檔案管理還存在如檔案管理工作不受領導層重視、檔案工作者專業技術知識欠缺、信息化建設推進中檔案資料整合性弱等一系列問題。所以，要提升醫院的現代化管理水平，就需要注重轉變現有的醫院檔案管理模式，更新理念，改進管理方式和手段，并加強對檔案管理人員的業務培訓，以此才能滿足醫院快速發展的需求，為醫院可持續發展提供幫助。

1 檔案管理在醫院管理中的必要性

檔案管理在醫院管理中所占的位置不可替代，它涉及醫、教、研、行政、后勤等方方面面，它是醫療科研的基礎數據來源，是維護醫患雙方權益的法律依據，是醫院管理工作的憑據，更是醫院發展的歷史見證。此外，檔案管理還可以整合資源，使資源的利用率最大化，為醫院運營和管理提供決策依據，利于醫院成本控制，激發醫院發展活力，因此必須做好醫院檔案管理工作。

2 醫院檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理不受重視

醫院的核心業務是增強醫療技術，提高診療水平，醫院內部的所有管理都是圍繞這個核心業務開展并服務于這個核心。檔案管理中，除了與醫療業務緊密相關的病案的管理受到高度重視外，醫院其他行政檔案的管理常常不被注重和認真對待。許多醫院設置有病案室，卻沒有專門的行政檔案管理部門，不同的職能部門各行其是，致使檔案管理松散無序，缺乏統一性。比如出現無法有效保管各檔案信息、各部門檔案重復或者漏存等問題。有的醫院雖設有專門的行政檔案管理部門，但是未引進專業的檔案管理人員，工作人員多為非專業人士，這些人員通常檔案管理意識薄弱、缺少檔案管理法制意識等，難以指導整個醫院各部門檔案管理工作有序開展。比如資料的收集和整理，以及內容的篩選和檔案的裝訂等基礎性工作難以保證，易造成檔案資料缺乏完整性、檔案資料失真等問題，致使檔案失去其真正的價值。內部檔案管理機構設置的不到位、專業人員的缺乏導致醫院檔案管理乏力，科學性和有效性大打折扣。

2.2 檔案管理信息化建設問題突出

雖然現階段我國大多數醫院的檔案管理已經趨于信息化管理，然而仍然存在諸多問題。一方面，信息檔案管理整合性弱。人力資源部門有人事檔案信息系統，資產管理部門有后勤物資管理的信息系統，藥械部門有藥品、耗材的信息管理系統等等，各科室獨立管理其檔案信息，無法實現信息的共享。另一方面，檔案管理部門在人員構成上存在著老齡化問題，導致檔案管理人員相關網絡信息知識的缺乏，對信息化建設的步伐造成一定程度上的影響。比如有的醫院紅頭文件印發已經采取掃描上傳內網的方式，而存檔卻依舊需要打印紙質版，造成管理模式上的脫節現象。并且檔案管理中缺少計算機專業人員，在信息化檔案管理建設時，醫院檔案管理信息系統的開發欠缺參與設計開發的主動性，而普遍是直接采購相應公司的檔案管理軟件，致使使用過程中存在不適應醫院管理實際、不好用的情況，在一定程度上制約了醫院檔案管理現代化目標的實現。

3 改進醫院檔案管理模式的對策

3.1 自上而下，高位推進

目前，醫院的檔案管理工作要想取得資金支持和管理機制的建立，首要的就是醫院管理層和決策層要能充分意識到檔案管理的必要性和重要性，檔案管理工作應當是從頂層設計考慮開始，采取自上而下的管理模式，從領導層面提高推進檔案管理的積極性和主動性，才能使人力、物力、財力的投入得以保障。在以醫療業務為主的醫院，檔案管理部門要想配齊配足適應醫院規模發展的檔案管理專業人員是不現實的，但各職能部門應指定一名兼職檔案管理人員，負責收集相關工作的檔案資料并按要求上報專門的檔案管理部門，而這支隊伍的建設，只有得到醫院管理者的重視，才能發揮其相應的作用，否則形同虛設，毫無意義。比如，管理層應使兼職檔案管理人員這份工作價值在獎勵性績效中有所體現，才能使其樹立責任感和使命感，充分發揮主觀能動性，主動提升專業素質，積極推動醫院檔案管理工作。

3.2 注重人才培養，提高檔案管理者的專業素質

檔案管理者自身的素質的高低會直接影響到檔案管理的整體工作質量。傳統的醫院檔案管理者由于技術性不高，且人員流動速度較快，從而在一定程度上限制了醫院檔案管理的發展。因此，就需要加強對檔案管理者的培訓和業務指導工作。檔案業務知識培訓應當如醫務人員三基三嚴培訓那樣引起重視。提升工作人員的專業知識和業務能力水平應當納入醫院檔案管理工作計劃，并注重引進優秀的專業管理人才，定期對現有的專兼職檔案管理工作人員進行系統的專業培訓，提升其業務能力。同時，可采取崗前培訓的方式進行培訓，以確保相關人員上崗前熟練掌握各類檔案管理技術，若培訓后仍不能勝任工作，應當考慮調整工作人員，必須有效保證檔案管理人員的綜合素養，確保醫院檔案管理工作的正常進行。

3.3 完善軟硬件設施，提高檔案管理效率

與以往采取外包方式請第三方對檔案資料進行批量掃描儲存相比，檔案管理部門及相關職能部門應當與時俱進，跟進管理方式。首先，應當主動引進檔案掃描系統，取代以往的人工錄入方式，提升工作效率，提高檔案管理的科學性與先進性。其次，檔案管理部門還應當構建檔案工作網絡。隨著醫院業務的不斷擴展，醫院檔案數量只會越來越多，只有通過檔案工作網絡，才能方便檔案管理部門整合全院職能部門兼職檔案管理人員的力量，對檔案文件進行高效的整理處理和實時更新，使檔案資源得到有效整合，有利于提高檢索效率，并提高檔案管理工作質量。此外，還應注重醫院內部人力資源的整合，發覺并把計算機管理人才吸收到檔案管理工作中來，挖掘現有人力資源潛力，使醫院在推進檔案管理工作的現代化與規范化的過程中更具主動性和創造力。

4 結束語

醫院檔案管理是一項系統性很強的工作，不是單靠某一個職能部門就能獨立完成的，而是需要集全院之力共同努力，在各職能部門的積極支持下方能有序推進。所以，盡管在檔案管理模式改革的環境下，我國醫療體系領域的醫院檔案管理仍面臨著諸多困境，但是只有領導層對該項工作引起足夠的重視，給予充分的支持，管理層摒棄本位主義的思維定式，加強部門間的協作，健全管理機制，挖掘現有人力資源的潛力，建設好兼職檔案管理員這支隊伍，及時跟進信息化時代發展的需求，才能提高醫院檔案管理工作的質量和效率，為醫院提高管理效益發揮積極作用。

參考文獻

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