淺談企業科研課題檔案管理的幾點認識

向陽

摘 要：科研檔案是企業創新發展的基礎和動力，是企業科研活動的真實記錄，是企業科研管理工作的重要組成部分。本文根據企業科研檔案管理的發展現狀及科研檔案的類型和范圍，分析了當前科研課題檔案管理存在的問題，提出相應的建議，為進一步規范科研課題檔案管理工作奠定基礎。

關鍵詞：科研檔案；類型；存在問題；建議

1987年國家科委與國家檔案局發布的《科學技術研究檔案暫行規定》（以下簡稱“暫行規定”）實施以來，企業按照《暫行規定》的要求，結合科研管理工作的實際，制定了相關規章制度，明確科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，將科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理、知識產權管理等緊密結合。作為企業檔案工作的重要組成部分，科研檔案管理工作逐步規范和加強，科研檔案管理工作水平得到全面提升。

1 科研課題項目檔案管理現狀

1.1 完善的檔案管理體制及管理要求

筆者所在的企業屬國家大型企業，下屬8家研究院，13家二級公司，檔案工作實行統一領導、分級管理的體制，即實行集團公司-院（公司）-廠（所）的三級管理。各級檔案工作機構具有雙重職能，既是本單位檔案工作的行政管理部門，又是收集、保管檔案和提供利用服務的機構。本企業檔案工作在主管副總經理領導下，設履行檔案工作雙重職能的工作機構，對企業檔案工作實行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督和指導。

科研課題項目文件的歸檔工作由項目承擔單位完成，項目承擔單位對課題研究中形成的文件材料負責做好預立卷工作并及時歸檔，檔案部門針對課題立項計劃，提出文件材料的歸檔要求，由課題負責人指派專人負責文件材料的收集、積累工作，檔案部門下發資料積累袋，指導相關人員進行文件收集、積累工作，并定期進行指導咨詢。

對中斷的課題或項目，由科技管理部門通知課題負責人整理已形成的文件資料，包括該課題或項目未能完成的說明及管理部門的認可文件，并向檔案管理部門移交；

1.2 科研課題項目檔案的類型

企業科研課題項目檔案主要包括預先研究課題、計算機應用課題、軟科學研究課題、情報研究課題、技術革新課題、引進技術課題、成果（專利）課題、標準課題、工藝攻關課題等方面。

2 科研課題檔案管理工作中存在的問題

2.1 科研課題文件歸檔組織管理問題

在許多科研生產單位中只是將文件的歸檔計劃作為單位檔案工作計劃的一部分，在科研項目管理流程中沒有歸檔工作的節點。因此，許多科研人員認為完成研制任務就可以了，將歸檔工作作為多余的任務，管理部門也難以考核。

2.2 收集歸檔難度大問題

1）課題管理部門對歸檔工作的認識不到位，主要問題是部門領導的認識問題，科研人員的認識問題。他們出于技術保護和部門自身利益的考慮，對課題文件的信息安全存有戒心，不愿意歸檔。

2）檔案部門對本單位的課題研制情況不清，本單位有多少在研課題，在研的有多少、新立項的有多少、課題準備結題的有多少。往往是課題開評審會前檔案部門才介入，因此對過程情況不了解，造成文件收集不全，不利于課題研制過程中文件材料的管理、控制。

近年來，隨著科研管理要求不斷提高、完善和全面，檔案管理已基本實現“三納入”，但“四同步”的落實仍有欠缺。檔案管理人員在科研課題研制過程中介入不夠，加之檔案人員檔案管理知識和專業技能相對不高，與科研技術部門、業務部門不能有效溝通，不了解項目研制的目標、概括、進展等情況，業務監督、業務指導流于形式。這樣一來，檔案部門對于科研課題檔案的形成、積累過程無法真正了解和把控。

3 對加強和完善科研課題項目檔案管理的建議

1）實施科研項目制度化管理，以確保科研項目歸檔文件資料的完整、準確、系統、有效。一方面檔案部門要與課題組加強聯系，了解課題進展情況，做好跟蹤、指導、檢查工作，加大檔案宣傳力度，增強課題組成員的檔案意識；另一方面在課題實施前應明確提出由課題負責人負責課題項目的歸檔工作，形成積累袋制度，并指定專人負責課題研制過程中文件的收集、積累、預立卷工作。課題完成后由課題負責人負責歸檔文件的完整性、準確性、系統性、有效性，這樣才能充分發揮課題制的優勢，做好課題項目文件資料的歸檔工作。

2）科研課題檔案管理要納入到項目管理計劃中，制定科研課題項目歸檔考核制度。對科研課題項目歸檔情況進行考核，要明確課題或項目負責人的職責，并實行考核，規定以文件歸檔做為項目或課題完成的節點。

3）科研課題檔案管理與科研課題項目管理同步發展切實做到“四參加”“四同步”。檔案部門與科研管理部門加強協調與配合，課題項目立項同時提出項目文件材料形成、積累、整理和歸檔要求；檢查科研課題項目計劃進度的同時檢查文件材料的形成和積累情況；科研課題完成的同時要對文件材料進行歸檔審查、科研課題項目工作總結、考核的同時要進行科研課題項目檔案工作的總結與考核。檔案部門要參加課題評審會，檢查文件材料的完整、準確、系統、有效情況；科研課題申報科技成果獎以及科技人員提職、考核時，必須由檔案部門出具專題歸檔情況證明材料，對文件資料歸檔不全或未歸檔的項目，不能視為完成任務，單位不予以申報成果獎，從而有效控制了科研課題檔案的完整性。科技管理部門在科技計劃項目管理中對檔案管理有明確要求，在新的科研課題做計劃時，即對文件資料歸檔工作提出要求，課題項目一開始就由檔案人員參加協調會，了解項目進展及文件資料生成情況，指導相關人員進行文件資料的收集、整理、歸檔工作，保證了項目檔案的完整、準確、系統、有效。

4）對涉及專利、成果或有技術保護要求的檔案，建立“技術保護單”制度。首先由課題負責人提出技術保護要求，并填寫技術保護單，提出具體的保護要求，檔案部門嚴格執行管理制度，實行專人管理，在數據采集項中不填寫詳細條目，利用時，需征詢提出技術保護要求的人員或部門的意見后，方可查閱。

5）對科研課題項目加強合同管理，在科研課題項目下發合同或任務書時，明確提出文件資料的歸檔要求，明確科研課題項目文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔單位及責任人。項目完成后，由科研課題項目實施部門對科研課題項目實施過程中產生的具有保存價值的文件進行系統整理，移交檔案部門歸檔。

6）檔案部門要加強科研檔案的開發利用。科學研究的特點就是繼承與創新，檔案人員要加強科研檔案的開發與利用，讓科研人員更好的了解和掌握企業在本領域的科研水平，已形成的新工藝、新技術，使研發人員獲得有價值的參考資料和數據，加快科研項目的進展，提高檔案部門的地位與作用。

7）檔案人員要加強培訓，拓展知識領域。科研課題檔案具有很強的依據性，并且類型多樣，需要檔案人員既要了解和掌握檔案專業知識，又要熟悉科研管理流程，因此檔案人員要加強學習，及時補充專業知識及信息技術與網絡知識，通過在崗培訓，短期學習或在職進修等形式，擴大知識層次，以勝任好工作。

4 結束語

科研課題檔案是企業科研發展的基礎和動力，科研管理過程中形成的檔案資料，全過程的記錄了企業整個科研活動，因此要加強科研課題檔案管理工作，將科研課題檔案工作納入計劃、納入考核，強化歸檔要求，以促進企業創新與發展。

參考文獻

[1]1987年國家檔案局頒布《科學技術研究檔案暫行規定》