淺談醫院實物檔案管理

摘 要：實物檔案具有檔案定義所規定的“歷史記錄、原始記錄、信息”屬性，它們是檔案不可分割的組成部分和特殊表現形式。當前人們對實物檔案的認識、研究和利用還非常少，許多實物檔案沒有被單位集中歸檔。實物檔案體現了一個單位的發展史與光榮史，有著特殊的不可替代的地位和作用，具有豐富的研究價值和利用價值。本人就職于醫院，對實物檔案在醫院檔案里的重要性以及實物檔案的管理進行闡述。

關鍵詞：實物檔案；檔案管理

實物檔案是檔案的重要組成部分，主要包括反映本單位職能活動及文體活動以及與外單位友好往來的過程中獲得的獎牌、獎杯、獎狀、獎章、證書、錦旗、紀念品等物品；反映企業歷史的各種標志、印章；與外單位友好外來收受的有紀念意義的禮品題詞、字畫及各種紀念品等，目前，實物檔案的歸檔意識不強，甚至存在認識上的誤區。而歸檔范圍不明確也是造成實物檔案收集困難的一個原因，檔案部門一般只對榮譽類實物、印章作為歸檔要求，而醫療執業許可證、組織機構代碼證、法人證書等實物均未列入歸檔范圍。目前仍未有統一的實物檔案管理標準，加之實物檔案種類繁多，載體形態各異，大小規格各不相同，使得實物檔案保管困難重重。為此，我們可以從明確歸檔范圍、要求，規范分類整理和有序保管等方面入手，加強實物檔案管理工作。

1 實物檔案的歸檔范圍

1）醫院在公務活動中獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、獎杯、獎牌、獎章、錦旗、牌匾等；

2）醫院在公務活動中獲贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、書畫、工藝品、牌匾等；

3）醫院舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物，包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構印章。

4）醫院自成立以來使用過的單位名稱牌匾、因機構變更或撤銷、合并宣布停止使用的印章、徽標、醫療執業許可證、組織機構代碼證、事業單位法人證；

5）醫院第一批生產的、獲獎的及重要的產品樣品。

6）其他有重要保存利用價值的實物。

2 實物檔案的歸檔要求以及收集途徑

1）應歸檔的實物應當保持清潔完整，并在形成或獲得實物三個月內向醫院檔案室歸檔，并按照規定向同級檔案館移交，任何單位或個人不得擅自將應歸檔實物損壞、私存或轉送他人。

2）應歸檔的實物沒有明確表明主題內容和時間的，移交單位應在移交時對實物的主體和事件作出詳實的書面說明。

3）獎品應寫明獲獎單位、榮譽稱號、獲獎級別或等級等。書畫和禮品應附清單及說明，內容包括物品名稱、接收時間、接收人、贈送人職務、單位。清單一式兩份。

4）歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入醫院照片檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠對應的標識關系。

3 實物檔案的分類整理

3.1 分類

歸檔實物以件為單位進行整理，在其全宗—實物類別內，按照年度—保管期限或類別—年度—保管期限進行分類。歸檔實物數量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。歸檔實物數量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩定。

1）按年度分類。

將歸檔實物按形成或獲得年度分類。獎品、禮品、名人字畫一般歸入形成年度，印章、牌匾等有紀念意義和收藏價值的實物歸入其收藏年度。采用公元紀年表示，如“2006”。

2）按類別分類。

將歸檔實物按類別進行分類。一般分為榮譽類、禮品類、印信類。

榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎狀、獎牌、匾等；

禮品類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、書畫、題詞、雕塑、產品、樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、徽標、單位名稱牌匾等（其中舊印章執行《印章檔案整理規則》（DA/T40-2008）標準整理）。

3）按保管期限分類。

歸檔實物按劃定的保管期限分類，歸檔實物的保管期限劃分為永久和10年。

3.2 排列

根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。歸檔實物的檔號一般由全宗號、年度、實物類別、件號組成。格式主要有如下幾種：

格式一：全宗號—實物—件號

格式二：全宗號—年度—實物—件號

格式三：全宗號—年度—實物—類別—件號

實物檔案較少的單位（每年少于30件），可選擇格式一或二，實物檔案較多的單位應選擇格式三。

實物檔案代號：用“實物”二字第一個漢語拼音大寫字母標識，即“SW”.

3.3 編號

歸檔實物應按分類方案和排列順序依次編號，制作歸檔標識。即編制全宗號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，也即是編制歸檔章（實物檔案標簽）（見圖1）。并在不影響實物品相的合適位置貼上實物檔案標簽。填寫相關內容，歸檔章項目包括全宗號、年度、類別、件號、保管期限、互見號、

3.4 實物檔案的編目

歸檔實物應按分類方案和件號順序編寫實物檔案目錄，編制實物檔案目錄（見圖2）。實物檔案目錄設置：件號、實物來源（責任者）、題名（文字說明）、年度、類別、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目。實物檔案目錄式樣（見圖2）

4 實物檔案保管

1）各職能部門對臨時存放的實物檔案應指定專人負責。

2）存放實物檔案的場所應符合實物檔案各類材質長久保存的要求。

3）實物檔案保管場所變更應及時告知醫院檔案室。

5 醫院實物檔案管理

1）加強院內宣傳教育，責任細化，落實至各相關科室，提高全員實物檔案管理意識。

2）對規章制度進行修訂，落實相關制度，只有制度得到正確的使用，監督、管理到位，才能有利于開展實物檔案管理。制定實物檔案規章制度，確定實物檔案歸檔范圍，細化本院實物檔案管理制度。

3）針對我院實物管理的現狀分步驟、分階段的對已有的實物檔案進行分類、整理，對還未歸檔但需要歸檔的實物檔案進行搜集、整理。

4）加強實物檔案管理人員的學習，通過培訓和自主學習的方式提高自我素養，對實物檔案管理更進一步的了解與運用。

6 結束語

隨著社會不斷的進步與發展，越來越多的實物檔案產生，越來越體現其明顯的特色和優勢。因此，我們應該高度重視實物檔案收集管理和開發利用工作。提高實物檔案的總體管理水平，改變以往對實物檔案“重藏輕用”的觀念，規范實物檔案的管理，讓實物檔案在醫院的發展建設當中更好地發揮作用。

參考文獻

[1]陶玉.關于城建實物檔案的思考[N].中國檔案報，2008年.

[2]崔淑.淺談實物檔案保管工作[J].黑龍江檔案，2011年03期.

[3]朱艷.建立機關實物檔案陳列室應注意的幾個問題[J].商業文化（下半月），2011年08期.

[4]代春輝.事業單位人事檔案管理淺談[J].才智，2011年19期

[5]江仙菊.淺析實物檔案的開發利用[J].學理論，2011年22期

[6]唐蔚.河池市出臺實物檔案管理辦法[A].廣西檔案2011年第3期（總第106期）[C].2011年.

[7]張紅杰，煤炭企業實物檔案管理探討[A].煤炭企業檔案管理優秀論文集（2010）[C].2011年.

作者簡介

黃寶源，海南醫學院第二附屬醫院，研究方向：檔案。