事業單位檔案管理規范化路徑探討

摘 要：相對于事業單位而言，檔案的管理十分重要，對事業單位的發展會產生重要的影響作用。事業單位的檔案管理工作如果能夠得到規范化、體系化的管理發展，能夠有效激發相關負責人員的責任心、檔案管理的水平也能夠在一定程度上得以提升，檔案文件信息的利用率也能夠大幅提升。這篇文章有關事業單位的檔案管理如何規范化、標準化進行了討論，并且提出了相應的建議，希望能夠促進事業單位檔案管理的規范化。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化；路徑

事業單位的檔案是記載事業單位發展歷程的載體，為事業單位從事的工作提供了依據和借鑒標準，事業單位檔案管理工作的加強對其未來發展有著至關重要的作用。但是，事業單位檔案管理依舊存在局限性，依舊存在很多問題，例如：信息技術水平低下從而導致信息化水平低下、人員素質問題和人員流動量大等，在很大程度上導致事業單位的檔案管理工作不到位、不規范，直接導致了事業單位檔案的利用程度。隨著信息化時代的不斷到來，事業單位如若最求更好的未來和發展方向，需要加強對檔案管理重要性的認識，必須要及時采取積極有效的策略和方式方法，引導事業單位的檔案管理工作進入規范化、標準化的運行軌道，提升檔案信息利用效率。

1 檔案管理的規范化、標準化中事業單位具有的問題

1）事業單位對檔案管理的規范化、標準化并未給予足夠的重視。就當下來講，大部分事業單位將發展的目標著重于創造經濟效益上面，忽視了檔案管理工作所能夠帶來的經濟和文化效益，不能夠深入認識和了解合理利用檔案管理工作的重要性。由此，單位投入檔案管理工作的資金十分有限，檔案管理工作難以正常有效運轉，阻礙了其良心發展。

2）標準化檔案管理體系不健全。制度是所有工作有效運行的條件和前提。事業單位缺少對其的重視和開發，直接造成檔案管理的制度匱乏。由此，檔案管理體系無法健全完善，規范化、標準化的檔案管理制度的缺少，導致檔案管理工作問題繁多，無法順利開展其任務。

3）事業單位依舊沿襲傳統，缺乏創新。電子信息技術不斷發展進步，大數據時代、信息化時代不斷來臨，然而當今事業單位的檔案管理工作依舊沿襲傳統的經營模式——采用人工進行管理，很容易導致檔案文件的遺失、答案信息的失真，導致檔案的利用受到影響。例如：大部分采用傳統檔案記錄方式的事業單位，采用紙質檔案袋保存檔案文件和信息，伴隨著時間的不斷推移，檔案文件如果沒有經過后期的處理和加工，檔案袋上的墨跡淡化，因而很容易影響檔案文件信息的正確程度。

2 事業單位的檔案管理標準化、規范化的策略

1）事業單位需要提升對檔案管理規范、標準化的理解。檔案管理是事業單位的重要工作之一，其好賴程度和事業單位本身的發展密切相關。社會的迅速發展，對規范化、標準化提出了更為嚴苛的要求。因而，事業單位必須認識到檔案管理標準化、規范化發展的重要意義。一方面，事業單位的決策者和管理者需要將檔案管理工作納入常規工作中，這樣能夠強有力的保障檔案管理工作的推進；另一面，事業單位需要加大對檔案管理工作各個方面的投入量，例如：人力、物力和財力都需要為改工作提供支持；另外，還要加強對檔案管理工作的監督，全面細致地認識檔案管理工作展開詳情，提高檔案管理工作的專業化水平，對其進行針對性的引領。

2）建立健全檔案管理體系，并且完善其規范程度。制度具有較強的規范性和約束能力。在檔案管理工作的進展中，事業單位如若想要管理工作水平的提升，檔案管理工作的持續性、有效性作用的發揮，則需要建立健全相應的檔案管理體系，并且完善其規范程度。制度為引導，來推動檔案管理的規范化發展。所以，事業單位首要任務就是完善檔案管理的制度體系，以制度為根本依據推動其規范化、標準化發展。與此同時，原有的陳腐的檔案管理制度必須進行及時的清除，并且重新建立新的有效的適宜事業單位發展進步的相應檔案管理制度。以此制度來規范約束不正當的行為，從源頭杜絕檔案管理中的不規范行為產生。另外，監督工作也不可懈怠，還需要建立良好的監督制度，全面監督檔案管理工作的一切流程，將不正當的違法行為扼殺，做到有效引領檔案制度的標準化、規范化發展。

3）建立規范的檔案管理模式。隨著時代的不斷進步和發展，現代社會的事業單位的檔案管理工作的要求提高，傳統的管理模式已經無法滿足事業單位檔案管理的需求。事業單位想要追求更好的發展前程，需要摒棄陳腐的傳統，拋棄舊的思想觀念和經營模式。并且適應時代發展的需求，有效建立適應事業單位檔案管理的新的模式和方法，促進其現代化、科學化發展。因此事業單位需要加大資金的投入力度，才能為檔案管理的現代化、規范化配置一套齊全的工作設備，例如照相機、計算機和掃描儀等高科技含量的設備，從而實現檔案管理過程中各階段的信息化、科技化管理，有效促進檔案資料的利用和開發。

4）注重對檔案管理工作人員的各方面教育和培訓。檔案管理的工作人員身為檔案管理的直接負責人，需要具備專業的知識素養和技能以及規范化管理的水平、當然職業素養也不可或缺。因而，在事業單位的檔案管理中，必須要對從事該工作的人員的培育和管理給予足夠的重視，提升其檔案管理的能力。并且采取實施有效的獎懲制度，提升檔案管理人員的主動性和積極性。

3 結語

事業單位檔案管理工作的水平和能力對事業單位自身的發展產生直接的影響。事業單位的檔案管理當前的重要方向是規范化、體系化。在事業單位的檔案管理當中，必須給予檔案管理工作足夠的重視，完善檔案管理制度，促使其更加規范化、體系化，從而有效推動事業單位的健康發展。

參考文獻

[1]烏力吉那仁.事業單位檔案管理的規范化途徑研究[J].內蒙古科技與經濟，2017（15）：22-23.

[2]明浩利.事業單位檔案管理信息化建設的途徑探討[J].辦公室業務，2017（15）：56-56.

[3]陳敏雪，蔡春芳.技術型事業單位檔案管理工作的路徑探討[J].辦公室業務，2017（15）：79-79.

作者簡介

姚峰（1982-），漢族，河北省，助理館員，研究方向：檔案管理。