檔案信息化建設實施及相關問題研究

魏海如

摘 要：本文主要研究檔案信息化建設實施的相關問題，首先探討檔案信息化建設的特點，技術革新的速度非常快，收集信息的時效性也明顯提高。接著討論檔案管理在社會經濟建設中的重要作用，能夠實現對各項自然資源的合理使用，然后討論檔案管理實現現代信息化的必要性，最后提出三個檔案信息化建設的有效措施，要提高硬件建設的水平；加強對電子檔案資料的管理；實現管理全方位現代化。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；硬件設施

現代檔案管理信息化建設要順應現代管理理念，不難發現傳統的檔案管理方式難以解決文本資料復雜的問題。檔案文本資料在環境和時間問題的影響下，容易丟失，容易遭到損壞，如此一來資料檔案的良好運用就會受到嚴重的影響。而建設檔案管理信息化體系，會明顯提高信息資料歸檔收納的時效性，而且分類查找也會更加便捷。

1 檔案信息化建設特征

1.1 技術革新性

傳統的辦公室檔案主要以紙質檔案為主，這是比較落后的。在此條件下管理工作模式不夠先進，效率也比較低下，容易出現各種失誤。這些失誤包括遺漏檔案，或者是檔案丟失、損毀。而實施新型的信息化檔案管理手段就會在很大程度上避免出現這種問題。從根本上改變這種落后的檔案管理模式。管理的方法會更加簡便，有效彌補傳統管理方式的不足。運用完善的管理思維，實現管理效率的提高。技術革新是信息化檔案管理的重要特點，改變了以往的管理模式，收集信息的效率也明顯提高。運用信息技術減少檔案管理工作的失誤率，有效避免不必要的麻煩。信息化檔案管理模式實現信息自動處理，自動分辨檔案中的虛假信息。不僅如此還能自動分類資料的類型，自動分類信息的收集方式。這樣信息內容的可靠性就會明顯提高[1]。

1.2 信息收集時效性

辦公室檔案管理工作內容比較復雜，是一項綜合性比較強的管理項目。不僅檔案管理信息內容比較復雜，而且對信息收集的時效性也有很高的要求。要求收集的內容隨著時間的推移不斷發生變化，因此檔案管理工作人員就需要實時做出改變。傳統的檔案管理工作要想實現檔案信息收集的實時性有很大困難，要有大量的工作人員，也需要花費大量的時間，但是取得的效果卻往往不盡如人意。而新形勢下，信息化檔案管理模式能夠明顯優化檔案數據信息優化的時效性。深入的細化、分化、消化檔案的內容，信息化建設的時效性不僅要實現及時更新和收集檔案信息，更要有效掌控檔案收集的時間觀念。

2 檔案管理在社會經濟建設中的重要作用

檔案管理在社會經濟建設中有著十分重要的作用，以水文檔案為例，就能為防汛抗旱工作提供關鍵的科學分析依據。在具體防汛抗旱工作中，各地要建設水情測報站、水文巡測站、雨量站。不僅如此還要收集相關的水文數據資料，在管理水文觀測站時，要保證觀測數據的準確性、及時性和密集性。進而確保國家的抗汛減災措施能夠有效開展，使得國家社會的經濟活動能夠有效運轉，也讓人民群眾的生命財產獲得保障。水文檔案詳實的資料能夠為污水排放量的規劃提供有價值的參考，此外對于地區用水量的控制也能提供有價值的參考。水文檔案的重要內容就是全年地下水監測數據、水資源分布信息，這些是水文監測工作的常態化內容。參照這部分信息，實現城市水資源的合理利用，實現對城市水資源使用的間斷性控制。

3 檔案信息化管理實現的必要性

信息時代的發展促進各大高校實現檔案信息化管理，在此條件下，傳統的檔案管理手段已經不能滿足如今的發展需要。檔案信息化管理能夠明顯提高檔案管理工作的效率。對于各大高校的檔案管理工作來說，信息化管理模式能夠顯著提高檔案信息的服務水平[2]。如今社會已經全面進入大數據時代，此時高校的教育教學部門、行政管理部門都已經實現了信息化和網絡化管理。高校檔案管理也應該緊跟時代步伐，轉變管理思想，完善管理方法。在目前的發展階段中，各大高校的招生規模已經發展到一定程度，教育教學的手段也更加先進，檔案資料的內容更加復雜，這些變化意味著高校檔案管理的難度越來越大。檔案信息化管理能夠有效解決這些困難。優化管理方式，改良信息傳播的載體，真正實現信息共享，讓檔案信息能夠發揮最大的使用價值。

4 檔案信息化管理建設實施面臨的問題

4.1 對檔案信息管理系統的應用和建設有所忽略

檔案信息管理沒有得到應有的重視，以水文檔案管理為例，目前監測管理部門重視的問題是處理水情、建設防洪水利工程、管理城市的水資源。水文檔案管理信息化建設屬于服務于全局的綜合性工程，但是管理部門對此卻不夠重視。推進建設的力度仍然不夠，給予的資金支持也十分有限。這在很大程度上制約了水文檔案管理信息化建設的發展。當前現代化信息技術進步的形勢日新月異，但是很多的檔案管理從業人員對現代化管理技術關注度不夠[3]。沒有及時更新自身的知識儲備，因此檔案管理工作人員對檔案電子系統的研究和開發不足。檔案數字化建設還有待加強，檔案信息資料資源共享不夠方便，網絡的咨詢和服務水平不夠高。檔案管理的工作人員不能熟練操作檔案信息系統，也不能實現科學的管理，導致檔案信息系統無法實現進一步的發展。

4.2 電子文件的安全性能存在隱患

當前檔案信息管理工作已經初步實現對信息資源的應用，但是其中存在的一項重要問題是缺乏長久的規劃，運用的技術手段只是實現了初級的成效。在應用現代化信息技術的過程中，要不斷實現資源整合，積極創新科學有效的管理方法，除此之外，檔案信息化建設還應該深入生活實際，切實解決生活實際中出現的問題，將數字化和網絡化有效結合起來，實現對數據資源的綜合運用。如今的檔案信息化管理需要花費大量的時間和精力，但是保存電子文件仍然有很大的安全隱患，出現這一問題又增加了工作量的消耗。存在部分的電子郵件容易丟失，容易發生改變，數字化信息技術的應用有效代替傳統的儲存載體。在未來，技術開發人員應該重視電子文件的安全性能，讓電子文件儲存檔案信息的安全性能有所保障。

5 檔案信息化建設實施的有效手段

5.1 加強網絡硬件建設

檔案信息化建設實施的過程中，網絡硬件的建設與軟件建設有著同樣的重要意義。在具體的實施工作中，應該加強對檔案管理工作實際需要的考慮。在各個地區建設不同層次的數字信息檔案室，而且要配備先進的技術設備，建設完善的硬件設施。妥善存放保管已有的檔案信息，應用有效的技術手段處理當前的檔案信息。嚴格按照國家統一的技術標準，建設信息瀏覽系統，開發質量水平高的服務軟件。除此之外，還要建立信息管理制度，運用規范的制度，有效管理并維護信息技術系統。在目前的發展階段中，檔案管理信息化系統已經得到了廣泛的推廣和使用，這意味著在未來信息系統的普及和應用有了良好的基礎，而且檔案管理部門自上而下各個階層也已經開始統一思想認識。無紙自動化辦公是檔案管理工作的前提條件，能保證科學優化整合信息檔案，確保檔案資料準確歸檔。這樣檔案資料才會得到有效的應用，進而在網絡上實現資源共享。

5.2 提高電子檔案資料的管理水平

有效整理基礎的文本資料，認識到電子文件管理的重要性。發揮計算機網絡技術的優勢，電子化管理檔案文件。儲存文件運用電子化的形式，分類整理各項資料。方便檔案集中管理，集中應用。要創建專門的服務管理部門，有針對性地開展檔案信息化建設工作，技術資源配置應該有所優化，有效處理電子文件，統一電子檔案的保存形式，統一電子檔案的接收方式。在保存檔案的工作中要考慮到資料的重要程度，并以此為依據設置相應權限，制定保存周期。比如某些資料需要長期保存，對于這些資料要建立備份，這樣能夠有效應對資料丟失或者是損壞的狀況。建立檔案網站是加強網絡檔案建設的有效手段，網站平臺具備一定優勢。內部服務系統的建設應該具備較高的水平，與此同時還要建立良好的公眾服務平臺。檔案管理人員應該加強對網站后臺的建設，也應該加強對網站后臺的管理，切實保證檔案信息化網站良好運轉[4]。此外要堅持關注新設備的面世，并及時更新硬件設施配置，及時升級維護軟件系統。

5.3 實現檔案管理工作的全方位現代化

我們知道如今辦公室檔案管理工作效率低的關鍵原因是檔案管理信息化程度低。分析總結當前科技技術發展的最新形勢，可以發現提高辦公室檔案管理現代化程度是提高工作效率的有效手段。實施現代化手段改造檔案管理工作，積極使用現代化的管理理念和方法，促進辦公室檔案管理與現代化社會的接軌。促使檔案管理人員摒棄傳統而且落后的管理思維，從根本上提高工作的效率。實現檔案管理工作的全方位現代化，積極引進細微技術、靜電復印技術、音響技術以及計算機技術。加強對工作人員思想的引導，作為從事檔案管理的員工，應該學習先進的管理理念，樹立先進的管理思維，做好資料保存工作，積極提高自身檔案管理工作的效率。比如某企業建立了一套完整的檔案管理工作的規范和標準，切實轉變相關人員的管理理念，定期舉辦檔案管理培訓工作，讓企業內所有與檔案相關的工作人員都能認識到檔案管理的重要性。正是因為如此，該單位的辦公室檔案管理工作更加科學規范。此外還要積極引入人工智能設備，強化檔案管理的效果，切實提高信息錄入的準確性。

6 總結

綜上所述，檔案管理涉及到大量的數據、資料，這些記錄的信息對于日后的管理工作有著重要的參考價值。因此加強對檔案資料的管理有著重要的意義，能夠正確指導人們的生產和生活方式。加強信息自動化建設會清晰檢測各項生產活動和管理工作，促使單位內的管理人員在調配各項資源時更加合理，使得各項資源得到有效利用，實現管理水平的提高。

參考文獻

[1]宗靜娟.檔案管理在醫院信息化建設中的作用[J].管理觀察，2018（29）：171-172.

[2]許宏亮.訴訟檔案信息化工作的實踐解析[J].信息系統工程，2018（10）：136.

[3]王強.水文檔案信息化建設的實施建議[J].辦公室業務，2018（19）：63.

[4]顏丙通，趙寧燕，陸怡靜.我國數字檔案館建設與發展對策探析[J].蘇州教育學院學報，2016，33（06）：76-79.