信息化背景下干部人事檔案管理的思考與探討

顏文安

摘 要：我國的信息技術因為我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，而得到了明顯的進步，計算機與網(wǎng)絡技術的普遍推廣更是在各個行業(yè)中都得到了廣泛的使用。在信息化背景下，干部人事檔案管理在面對非常好發(fā)展機遇的同時，也面臨著全新的挑戰(zhàn)。本文將首先分析限制對干部人事檔案實施信息化管理的原因，然后提出針對性的解決策略，旨在提供相關人士一定的參考價值。

關鍵詞：信息化；干部；人事檔案管理；對策

當前，大部分地方干部人事檔案還是以紙質為主，采取的是守舊的管理手段和模式，無法和現(xiàn)階段人事制度改革發(fā)展需求相適應，限制了干部工作效率。在信息化背景下，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術的飛快發(fā)展，加快了人事檔案管理的信息化速度。這對于人事檔案實施信息化管理而言，不但可以讓人事檔案管理工作的實施更加真實和全面，還可以加強干部人事檔案信息的應用價值，進而保證人事檔案可以得到更好地保存，對檔案的查考詢問也更加便利。

1 干部人事檔案管理信息化建設的價值

現(xiàn)階段信息技術得到了非常快的發(fā)展，人類各項活動更多是利用信息資源來承載，干部人事檔案室對干部個人成長經(jīng)歷還有社會關系實施記錄，在人力檔案管理中有著非常顯著的作用，隨著科學技術的飛快發(fā)展，干部人事檔案的信息化管理創(chuàng)建成為發(fā)展的必然走向。干部人事檔案的信息化創(chuàng)建需要將信息技術作為依賴，不再實施傳統(tǒng)概念上的紙質管理，將干部檔案信息全部錄入到計算機當中，通過計算機實施管理，確保人事檔案信息更加真實和全面，防止發(fā)生信息遺失的狀況。通過對計算機的利用實施干部人事檔案管理，這對于進一步提升人事檔案信息的安全性和完好性都是極其有利的，除此之外，對于最大化開發(fā)和利用檔案信息也是極其有幫助的。因為人事檔案中所涉及到的信息數(shù)量非常龐大，利用網(wǎng)絡技術實施管來，對于進一步提升信息的更新效率、加強信息資源的分享，防止傳統(tǒng)紙質管理中繁瑣的工作步驟，降低勞動力的付出。通過對人事檔案信息資料實施有效性的更新，上級部門和領導可以對干部的工作表現(xiàn)情況作更全面的了解，為人事變化提供了合理的參照標準。與此同時，達到信息建設干部人事檔案管理的目的，可以促使干部人事檔案管理具有更高的效率，以及獲取顯著的效果，促使管理能力的進一步提高。信息化的干部人事檔案管理是在計算機上實施修改和查詢檔案信息，可以防止源文件被毀壞，確保干部檔案信息資源具有更高的威望。基于此，應該進一步增強干部人事檔案管理的信息化建設，促進人事檔案管理能力得到顯著的提升。

2 限制對干部人事檔案實施信息化管理的原因

2.1 不具備優(yōu)良的硬件設施與軟件環(huán)境

計算機、打印機、光盤等是干部人事檔案管理中必不可少的硬件設施，要想確保上述設備得到更好的應用，就離不開經(jīng)費的支持，但因為以上設備實施后期維護需要支出一筆較大的費用，所以資金的不足就會導致設備配置供應不充分。假如缺少某個必不可少的硬件設備，那么就會對相對應的整理分析和加工處理等工作造成不良的影響。這里所講的軟件環(huán)境則包括相對應的簡單實用的電子管理系統(tǒng)的軟件等。假如不具備普遍實用文件形成的規(guī)范，那毋庸置疑就會導致接下來的電子文檔形成出現(xiàn)不必要的難題，假如不具備一致的管理軟件，那也會導致干部人事檔案無法真正意義上達到網(wǎng)絡共享的目的，不能實現(xiàn)信息化管理干部人事檔案的效果。

2.2 不能保證安全性

建立檔案的根本目標就是對相對應的檔案信息實施利用，信息共享則是實施檔案信息化建設的重要目的。正是因為將相對應的網(wǎng)絡技術應用在信息化管理中，才加大了干部人事檔案信息的泄露秘密途徑和風險，假如跟蹤監(jiān)測技術、網(wǎng)絡病毒防治技術等在任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生問題，都會降低檔案信息的安全性。在信息化管理的背景下，干部人事檔案信息同載體可以互相隔離，隱私泄露秘密時就會具有非常強的隱藏性，并且相對應的檔案信息暴露后還可以利用互聯(lián)網(wǎng)實施非常快的傳播，所以造成泄露秘密后的補救工作不能得到有效地開展。基于此，干部人事檔案的安全保密同檔案信息共享就形成了矛盾。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素質低

對于干部人事檔案管理的工作人員來講，在信息化強大的背景下，不但需要具備傳統(tǒng)干部人事檔案管理手段的業(yè)務能力，還必須擁有如應用軟件和防護安全的能力等，因此工作人員一定要具有非常強的綜合素質，在現(xiàn)如今的信息化背景下，要想更好地做好此項工作，就需要是不但能夠嫻熟運用現(xiàn)代化信息技術，還可以具備非常強的檔案管理知識的綜合性人才。可是由于受到傳統(tǒng)用人體系的干擾，再加上現(xiàn)階段各個檔案部門未投入較多的人力資源，因此現(xiàn)階段人事檔案管理工作者所受到的職業(yè)培訓機會少之甚少，而且部分高素質人才很難被吸納到系統(tǒng)中，進而導致現(xiàn)階段干部檔案信息管理隊伍綜合水平比較低下，這樣一來造成的后果就是，干部人事檔案管理中無法很好地大范圍推廣和采用先進的管理以及技術手段。

3 信息化背景下增強干部人事檔案管理的策略

3.1 增強干部人事檔案信息化管理的基礎

其一，對于各個人事檔案管理單位來講，一定要加強對硬件設施的投入，以便讓硬件設施的配備更加的齊全。作為主管領導而言，就需要深刻地意識到信息化管理干部人事檔案的必要性，盡可能地增加資金的投入，加強硬件投入。當然，在此期間一定要按照所規(guī)定的原則，即不但需要符合干部人事檔案管理的工作需要，更要重視和關心節(jié)約成本。指定委派擁有專業(yè)技能的人員對干部人事檔案信息化管理的硬件，還有軟件設備進行維護，保證信息設備可以正常展開一系列的工作。其二，人事檔案的上級主管部門，尤其是對于省級或省級以上的干部人事檔案的主管部門，一定要實施科學化建設，進而較好地實現(xiàn)對相對應電子文件的形成、處置等的管理，確保同樣種類的檔案在各式各樣人員還有部門之間所產生的電子文檔在大小、格式上的一致性，更好地對干部人事檔案實施信息化管理。其三，應主動開發(fā)并創(chuàng)建高效率、安全性高、共享的信息化管理平臺。應主動沖破地域還有時間上的局限，進而達到規(guī)范化、標準化管理檔案的目的。按照共同建設和共同享用這一標準，不同的部門還有工作人員實施分開配合，主動創(chuàng)建不同級別和種類的干部人事檔案信息的資源數(shù)據(jù)庫，盡所有能力創(chuàng)建出高性能干部人事檔案信息的查詢系統(tǒng)，這樣一來，在新時期社會背景下，人事檔案就可以達到在線尋找和查詢的條件，最大化提升對干部人事檔案資源的利用效率和效益，習慣在網(wǎng)絡環(huán)境下實施高標準的工作。

3.2 增強對干部人事檔案信息安全防范

針對干部人事檔案實施信息化管理，具有效率高、、方便快速的優(yōu)勢，但其安全性問題也是一個不容忽視的問題，基于此非常有必要做好安全防范工作。導致安全問題的步驟有很大概率是出在傳輸、錄入等步驟中，所以不但要創(chuàng)建合乎規(guī)范的安全管理制度，還需要在技術等方面加強防范。能夠通過對相應的加密技術的利用，從而避免第三者在截取相對應的穩(wěn)健中將源文件破譯出來；通過對相應的監(jiān)控技術的利用，防止不正當?shù)脑L問干部人事檔案信息，限制不正當?shù)妮敵瞿切┎辉S可方案的權限內容，保證不正當?shù)那址赶鄳獢?shù)據(jù)庫中的結構還有信息。除此之外，對于相應的工作人員來講，還需要加強對各種類型安全技術的研究和利用，將備份檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的工作做好，進一步提高計算機防范病毒的能力進，進而更好地將干部人事檔案信息系統(tǒng)的安全作用發(fā)揮到最大。

3.3 增強信息化建設，提升干部人事檔案服務質量

要想讓干部人事檔案在工作的過程中，為干部更好地工作，提供優(yōu)質地經(jīng)濟建設服務，就需要積極地轉變以往傳統(tǒng)的管理手段，進一步促進服務質量的提高。其一是采取現(xiàn)代化管理。在干部管理工作期間，需要盡可能地將計算機作用發(fā)揮到最大化，創(chuàng)建和進一步完善干部檔案數(shù)據(jù)庫，及時實施更換，動態(tài)化對干部人事檔案信息實施管理，確保干部檔案信息更加真實和準確。其二是采取開放式的管理。在創(chuàng)建干部工作業(yè)績檔案的同時，及時將干部工作過程中一些業(yè)績和表現(xiàn)情況等全部歸納在檔案中，為憑借自身工作成績的干部的使用提供重要的參照。另外一方面，創(chuàng)建干部能力檔案，重點收集個人專業(yè)水平還有參加注冊考試等可以將個人才華和能力資料，真實、完好地反映出來干部的各項情況，讓決定策略的工作能力得到顯著的提升。其三是采取服務式管理。在工作過程中重視和關心實效性，在嚴遵照保守秘密制度的前提下，始終堅持熱心地服務態(tài)度，在辦理干部退休、離職、出國等一系列問題時，盡自己最大的能力幫助用檔單位使用好檔案資料，努力為干部工作提供更好地服務，讓干部檔案的應用效率得到顯著的提升。

4 結論

在信息化背景下，對干部人事檔案實施信息化管理是一種必然的發(fā)展趨勢，因為它不但可以讓相應工作人員的工作效率得到顯著的提升，還能夠最大化將干部人事檔案信息的利用效率得到提升。雖然還有部分閑置達到干部人事檔案信息化管理的手段，但只要相應的領導、部門還有工作人員三方之間一同加油，相信很快就可以達到標準化的干部人事檔案的信息化管理。

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