醫院圖書檔案一體化管理機制研究

摘 要：目前，醫院管理系統和具體模式隨著醫療體制改革的不斷推進發生了巨大的變化，尤其體現在醫院檔案和圖書管理系統的改革上。本文從當前醫院在管理檔案和圖書時集中出現的問題入手，以解決問題并提出合理方案為目標，旨在為構建醫院圖書檔案一體化管理體系提供切實可行的方案。

關鍵詞：圖書檔案一體化；網絡管理機制；信息技術

1 圖書檔案一體化管理概述

1.1 圖書檔案一體化管理的含義

圖書和檔案是基于文獻信息生成的并且是信息的主要來源。雖然二者都是以信息價值的利用與開發為最終目標，但是其具有著不同的信息管理模式，其中圖書發揮著橫向管理信息的作用而檔案對信息的管理則是以縱向為主[1]。而圖書檔案一體化管理是將圖書和檔案原本互不干涉的單獨的管理系統進行整合，使之相互協調合作，網絡資源得以共享，并且用戶也可以得到方便快捷且統一化的檢索功能。

1.2 圖書檔案一體化管理價值

現如今已經進入了數據大爆炸時代，信息資源呈指數上漲，傳統低效的圖書檔案管理模式顯然不能滿足大數據時代的信息管理要求，因此建立高效快捷的圖書檔案管理工作漸漸成為工作的重點。圖書和檔案信息管理的一體化建設不僅可以是資源共享變得輕松，而且可以為用戶的要求提出最佳解決方案，此外，圖書檔案信息管理的發展也需要一體化建設來推動。圖書檔案一體化建設的具體優勢體現在資源的共享可以通過可以和互聯網的結合實現，進而，用戶全方位多元化的信息需求也可以得到滿足，圖書檔案整體性建設也得以促進。

2 醫院圖書檔案一體化管理存在的問題

2.1 管理體制滯后，缺乏統一性

目前我國大部分醫院在進行圖書檔案資源管理時，往往會忽視其二者本是同源的本質，將其分屬不同系統進行管理，使圖書檔案組織上不完整呈碎片狀。在人員配置方面，分管這兩個系統的工作人員之間的溝通交流也不夠緊密。這顯然不利于管理一體化的發展，用戶也因此無法得到整體性強的一體化信息。這種信息管理模式共享性也比較差，信息冗余情況嚴重，而一些重要信息卻極易丟失。

2.2 缺少綜合性高素質人才

由于醫學專業書籍以及醫院檔案都具有專業性和特殊性，所以需要相關管理人員善于從人的角度進行研究，一體化讀書檔案管理系統并將其妥善運行需要綜合性的高素質人才。具體要求有三點：一、可以構建合理清晰的知識結構體系；二、對多領域全方面的知識都有所涉獵；三、掌握多領域發展趨勢。

然而事實卻不容樂觀，大部分醫院忽視此方面的人員配置，有一些醫療機構甚至沒有專業的信息管理人員，這樣圖書檔案一體化管理工作就難以推進，信息管理建設難以進步。

2.3 缺乏完善的基礎信息設施

圖書檔案管理一體化建設以及實現圖書館和檔案管理綜合控制的關鍵在于信息基礎設施。雖然一些醫院已經意識到這個問題并且著手采用信息基礎設施來介入管理[2]。可惜的是，相關設備不僅數量上遠遠不夠，質量上也不能滿足要求。幾個筆記本電腦就是信息基礎設施的全部設備，信息搜索功能也全部要人工才能完成。網絡環境欠佳嚴重約束了圖書檔案一體化進程，使管理效率大大降低，資源共享難以實現。

3 加強圖書檔案一體化管理的對策

3.1 完善管理體制建設

積極關注國家信息資源建設相關政策、法規，對標準信息資源進行合理開發，建立健全的圖書檔案一體化系統，鼓勵醫療機構的圖書館和檔案室投入到信息一體化機制建設中。相關部門領導應該做好推動工作，健全一體化系統監管體系，確保資源統一管理和共享。除此之外，圖書檔案管理系統一般規模較大，因此一體化管理面臨的一個重大問題就是如何將其二者環境充分融合，這個問題在處理時可以充分利用網絡支撐，及時發布數字化圖書和信息資源，或者利用現實資源進一步完善網絡資源，使之關系統一互補，建立一體化信息資源管理。

3.2 專業化人才的引進和培養

人才是圖書檔案一體化管理不可或缺的一環，是醫療機構信息科學管理以及圖書檔案一體化系統整合管理的人才保障。醫院可以通過引進和培養兩種渠道來建設人才隊伍。醫療機構相關部門需要有意識地主動進行溝通交流，積極進行臨床實踐教育[3]。除此之外還應該引進一些具有先進信息管理能力、操作先進設備能力的綜合性高素質人才，進行有目的性的培養。

3.3 建立一站式信息檢索流程

“一站式”是一種通過電子化信息管理，對圖書檔案等資料進行統一整合和邏輯管理，以實現信息檢索的一體化的信息檢索服務。“一站式”信息檢索系統作為一種先進的技術服務體系，可以有效提升醫療機構信息檢索速度和效率。“一站式”信息檢索服務系統的建設需要有信息基礎設施建設、數據庫建立分析、業務模式板塊建設、登錄系統規則、網頁美化組織等。“一站式”系統是一種安全、可靠的運行機制，其可以維護、管理整體信息的安全運行。“一站式”信息檢索服務系統應包含四種結構層次。一、服務操作系統；二、應用服務器以及大型數據庫；三、組件層；四、應用層。隨著完善統一的標準頒布落實，政府相關部門應盡快制定相關規定，推進信息綜合管理平臺的建立，進而使得機構得到約束，網絡安全得到保障，使圖書檔案的管理效率得到有效提高。除此之外，要想更大長度上實現對信息資源的有效開發，需要基于應用數字信息技術的基礎上采用智能查找和網絡傳輸的手段加強信息一體化建設。只有這樣，才可以切實有效地加強與完善醫療機構圖書檔案一體化管理機制的建設。

4 結語

總而言之，圖書檔案管理是不可避免的大勢所趨，在積極構建和完善圖書檔案管理一體化過程中，要有意識地規避常見的管理體制落后設備陳舊、人才培養不到位等問題。建立完善信息基礎建設，構建現代化信息管理系統，以及建設一支具有高水平綜合業務的人才隊伍，從體制建設入手，統一行業標準，采用現代化信息手段，逐步實現醫療機構圖書檔案一體化管理的目標。

參考文獻

[1]陳麗麗.醫院圖書、情報、檔案一體化管理分析[J].世界最新醫學信息文摘，2018（1）：173-173.

[2]嚴增玲.建立醫院文書和人事檔案一體化管理體系芻議[J].青海教育，2017（10）：53-53.

[3]鄒麗梅.醫院黨務工作與檔案管理工作的一體化研究[J].辦公室業務，2017（11）：190-190.

作者簡介

田瑤（1983-），女，河北石家莊，助理館員，公共管理碩士，主要從事檔案管理研究。