淺談實驗室專業技術人員檔案的收集與管理

周秀麗 倪曉光

摘 要：隨著近年來我國職稱改革的不斷深入，專業技術人員檔案這種新型的檔案應運而生，其內容主要包括專業技術人員的個人基本情況、崗位職責、個人科技成果及履職考核情況等。本文就結合中心實際工作，對實驗室專業技術人員檔案的收集與管理談幾點看法。

關鍵詞：專業技術檔案；收集；管理

專業技術人員檔案是全面考察、了解、正確評價和評職稱的重要依據，“科研量化”已逐漸成為考驗每個人的科研能力和業績的主要形式，為了全面了解專業技術人員的業務水平，需要各單位重視挖掘、整理、編研和開發利用專業技術人員檔案信息資料的工作，這對于培養和發現人才、提高專業技術人員的科研水平、推動科研單位整體發展也同樣具有重要意義。同時，專業技術人員檔案的建立為實驗室在執行質量管理體系中發揮了一定的作用，本文結合筆者實際工作經歷，談幾點關于做好專業技術人員檔案的收集、管理和利用方面的看法。

1 專業技術人員檔案收集的內容及要求

此檔案是專業技術人員個人經歷和工作實踐的記載，是考察、了解和正確使用專業技術人員的重要依據，是將反映專業技術人員工作成就、業務能力和技術水平的有關資料，經過集中、整理而形成的個人檔案，一般應包含以下內容：

1）專業技術人員綜合登記表。主要記載出生年月、民族、籍貫、參加工作時間、畢業院校和所學專業、現任職務職稱、最高學歷、社會兼職、工作經歷、學習經歷、進修培訓等基本信息。

2）學歷學位榮譽。主要記載專業技術人員所取得的學歷證書、學士學位證書、結業證書及獲得的各級各類榮譽證書復印件。

3）職稱評聘。主要記載專業技術人員的職務呈報表、資格評審表、資格證書復印件。

4）主要論文、論著及論文證書。主要記載專業技術人員撰寫或參與撰寫的論文、譯文發表及獲獎情況，專業技術人員專著、譯著與他人合作編寫論著的出版及獲獎情況。復印要求：封面、目錄、版權頁、論文首頁及本人承擔分解任務的首頁及尾頁（應有本人署名）。

5）科研成果鑒定獲獎專利證書。主要記載專業技術人員所從事的科研課題研究所取得的成果及獎勵證、事跡介紹材料、創造發明及科研成果評價等材料。

6）業務考核考試材料。主要記載專業技術人員每年年度工作考核結果、參與各級各類專業知識測試等相關資料。

7）其它有關材料。主要記載專業技術人員參加的各種專業理論學習培訓成績、培訓效果評估表及有關結業證書、國內外進修、考察小結；繼續教育學分證書復印件；職務變動情況；聘書；專業技術人員上崗證、內審員證、評審員證、審核員證、授權證書、儀器操作證等。

2 專業技術人員檔案的建檔與管理

2.1 專業技術人員檔案的建檔

專業技術人員檔案應以個人為立卷單位，以各類登記表作為卷內目錄。按照專業技術檔案應該包含的內容分類排列，在登記表中每一類可空出數列，以備今后增加材料時添加。各類登記表應按時間順序填寫，登記內容應擇主要事項填寫，防止主次不分，形成流水賬。填寫與他人合作的項目或合寫的文章、論著時，應實事求是地注明本人在其中所起的作用。

所有文件材料包括獲獎證書和相關證件等證明材料均應按相同規格提交復印件，以備存檔；文件材料除打印外，一律用碳素筆或簽字筆填寫，以利長期保存；文件材料不得出現訂書針、曲別針等，以免生銹后對文件材料造成損毀；專業技術檔案不裝訂，便于以后形成的材料歸檔。檔案管理員應及時按提供的材料目錄對文件材料進行整理，并對歸檔材料進行審查，確保其真實、準確、完整。

專業技術人員檔案最明顯的特點就是材料分散、內容豐富、變動頻繁，這往往也是此類檔案管理的難點。這就要求檔案管理員首先要做到主動收集，加強與專業技術人員的聯系，要讓他們意識到將個人業績材料歸檔的重要性，主動將當年形成的各種業績材料上交歸檔。其次明確專業技術人員業績檔案材料的歸檔范圍，及時了解專業技術人員的科研工作、學習培訓、參加學術會議、出國訪問、社會兼職等活動過程，及時收集齊全相關資料。再次把好立卷關，檔案管理員要根據檔案材料變動的實際情況，經審核確認后，及時更改相關內容，確保歸檔材料的真實性和準確性。

2.2 專業技術人員檔案的管理

結合實驗室資質的需要，制定切實可行的技術人員檔案管理程序，用制度全面規范專業技術檔案的建檔、查閱、保管、維護、銷毀和處置等工作。專業技術人員檔案的管理可以實行統一管理或分散管理。對于規模較大或統一管理檔案的實驗室，可設一名專職檔案員和數名兼職檔案員。專職檔案員由具備檔案管理業務素質的人員擔任，嚴格按照有關檔案管理規范和具體要求，對歸檔材料進行審核、分類、整理，必要時建立檢索工具。嚴格遵守保密制度，確保檔案的機密和安全，未經許可不得對外提供有關檔案材料。定期對庫存檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案予以剔除，按保密規定統一銷毀處理。兼職檔案員負責本部門記錄的預立卷和歸檔。對于規模較小或分散管理檔案的實驗室，檔案管理員一般可由管理人員兼任，但應具備一定的檔案專業知識，對實驗室的專業技術檔案工作實施必要的指導和監督檢查。

3 結束語

專業技術人員檔案是技術人員在職業生涯中成長、發展的真實記錄，它詳細的、全面的顯示了一個人的專業技能和業務能力。同時，還可以全面考察一個人所取得的工作成績，不僅包括科研、論文、著作成果，而且還包括專業建設、實驗室建設、人才培訓以及業務管理等方面的成果。建立和維護全面準確的專業技術人員檔案，可以為實驗室選拔和使用人才提供可靠的依據，不斷為實驗室綜合競爭能力的提升注入源源不斷的活力。

參考文獻

[1]姚文娟.試論專業技術人員檔案信息資源的開發[J].現代經濟信息，2012（14）：18-18.

作者簡介

周秀麗（1978-），女，漢族，宜昌市疾病預防控制中心，館員。