淺談實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集與管理

周秀麗 倪曉光

摘 要：隨著近年來(lái)我國(guó)職稱改革的不斷深入，專業(yè)技術(shù)人員檔案這種新型的檔案應(yīng)運(yùn)而生，其內(nèi)容主要包括專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人基本情況、崗位職責(zé)、個(gè)人科技成果及履職考核情況等。本文就結(jié)合中心實(shí)際工作，對(duì)實(shí)驗(yàn)室專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集與管理談幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)檔案；收集；管理

專業(yè)技術(shù)人員檔案是全面考察、了解、正確評(píng)價(jià)和評(píng)職稱的重要依據(jù)，“科研量化”已逐漸成為考驗(yàn)每個(gè)人的科研能力和業(yè)績(jī)的主要形式，為了全面了解專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平，需要各單位重視挖掘、整理、編研和開發(fā)利用專業(yè)技術(shù)人員檔案信息資料的工作，這對(duì)于培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)人才、提高專業(yè)技術(shù)人員的科研水平、推動(dòng)科研單位整體發(fā)展也同樣具有重要意義。同時(shí)，專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立為實(shí)驗(yàn)室在執(zhí)行質(zhì)量管理體系中發(fā)揮了一定的作用，本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)歷，談幾點(diǎn)關(guān)于做好專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集、管理和利用方面的看法。

1 專業(yè)技術(shù)人員檔案收集的內(nèi)容及要求

此檔案是專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人經(jīng)歷和工作實(shí)踐的記載，是考察、了解和正確使用專業(yè)技術(shù)人員的重要依據(jù)，是將反映專業(yè)技術(shù)人員工作成就、業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平的有關(guān)資料，經(jīng)過(guò)集中、整理而形成的個(gè)人檔案，一般應(yīng)包含以下內(nèi)容：

1）專業(yè)技術(shù)人員綜合登記表。主要記載出生年月、民族、籍貫、參加工作時(shí)間、畢業(yè)院校和所學(xué)專業(yè)、現(xiàn)任職務(wù)職稱、最高學(xué)歷、社會(huì)兼職、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、進(jìn)修培訓(xùn)等基本信息。

2）學(xué)歷學(xué)位榮譽(yù)。主要記載專業(yè)技術(shù)人員所取得的學(xué)歷證書、學(xué)士學(xué)位證書、結(jié)業(yè)證書及獲得的各級(jí)各類榮譽(yù)證書復(fù)印件。

3）職稱評(píng)聘。主要記載專業(yè)技術(shù)人員的職務(wù)呈報(bào)表、資格評(píng)審表、資格證書復(fù)印件。

4）主要論文、論著及論文證書。主要記載專業(yè)技術(shù)人員撰寫或參與撰寫的論文、譯文發(fā)表及獲獎(jiǎng)情況，專業(yè)技術(shù)人員專著、譯著與他人合作編寫論著的出版及獲獎(jiǎng)情況。復(fù)印要求：封面、目錄、版權(quán)頁(yè)、論文首頁(yè)及本人承擔(dān)分解任務(wù)的首頁(yè)及尾頁(yè)（應(yīng)有本人署名）。

5）科研成果鑒定獲獎(jiǎng)專利證書。主要記載專業(yè)技術(shù)人員所從事的科研課題研究所取得的成果及獎(jiǎng)勵(lì)證、事跡介紹材料、創(chuàng)造發(fā)明及科研成果評(píng)價(jià)等材料。

6）業(yè)務(wù)考核考試材料。主要記載專業(yè)技術(shù)人員每年年度工作考核結(jié)果、參與各級(jí)各類專業(yè)知識(shí)測(cè)試等相關(guān)資料。

7）其它有關(guān)材料。主要記載專業(yè)技術(shù)人員參加的各種專業(yè)理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)成績(jī)、培訓(xùn)效果評(píng)估表及有關(guān)結(jié)業(yè)證書、國(guó)內(nèi)外進(jìn)修、考察小結(jié)；繼續(xù)教育學(xué)分證書復(fù)印件；職務(wù)變動(dòng)情況；聘書；專業(yè)技術(shù)人員上崗證、內(nèi)審員證、評(píng)審員證、審核員證、授權(quán)證書、儀器操作證等。

2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的建檔與管理

2.1 專業(yè)技術(shù)人員檔案的建檔

專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)以個(gè)人為立卷單位，以各類登記表作為卷內(nèi)目錄。按照專業(yè)技術(shù)檔案應(yīng)該包含的內(nèi)容分類排列，在登記表中每一類可空出數(shù)列，以備今后增加材料時(shí)添加。各類登記表應(yīng)按時(shí)間順序填寫，登記內(nèi)容應(yīng)擇主要事項(xiàng)填寫，防止主次不分，形成流水賬。填寫與他人合作的項(xiàng)目或合寫的文章、論著時(shí)，應(yīng)實(shí)事求是地注明本人在其中所起的作用。

所有文件材料包括獲獎(jiǎng)證書和相關(guān)證件等證明材料均應(yīng)按相同規(guī)格提交復(fù)印件，以備存檔；文件材料除打印外，一律用碳素筆或簽字筆填寫，以利長(zhǎng)期保存；文件材料不得出現(xiàn)訂書針、曲別針等，以免生銹后對(duì)文件材料造成損毀；專業(yè)技術(shù)檔案不裝訂，便于以后形成的材料歸檔。檔案管理員應(yīng)及時(shí)按提供的材料目錄對(duì)文件材料進(jìn)行整理，并對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

專業(yè)技術(shù)人員檔案最明顯的特點(diǎn)就是材料分散、內(nèi)容豐富、變動(dòng)頻繁，這往往也是此類檔案管理的難點(diǎn)。這就要求檔案管理員首先要做到主動(dòng)收集，加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)人員的聯(lián)系，要讓他們意識(shí)到將個(gè)人業(yè)績(jī)材料歸檔的重要性，主動(dòng)將當(dāng)年形成的各種業(yè)績(jī)材料上交歸檔。其次明確專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案材料的歸檔范圍，及時(shí)了解專業(yè)技術(shù)人員的科研工作、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)會(huì)議、出國(guó)訪問(wèn)、社會(huì)兼職等活動(dòng)過(guò)程，及時(shí)收集齊全相關(guān)資料。再次把好立卷關(guān)，檔案管理員要根據(jù)檔案材料變動(dòng)的實(shí)際情況，經(jīng)審核確認(rèn)后，及時(shí)更改相關(guān)內(nèi)容，確保歸檔材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理

結(jié)合實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的需要，制定切實(shí)可行的技術(shù)人員檔案管理程序，用制度全面規(guī)范專業(yè)技術(shù)檔案的建檔、查閱、保管、維護(hù)、銷毀和處置等工作。專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理可以實(shí)行統(tǒng)一管理或分散管理。對(duì)于規(guī)模較大或統(tǒng)一管理檔案的實(shí)驗(yàn)室，可設(shè)一名專職檔案員和數(shù)名兼職檔案員。專職檔案員由具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)的人員擔(dān)任，嚴(yán)格按照有關(guān)檔案管理規(guī)范和具體要求，對(duì)歸檔材料進(jìn)行審核、分類、整理，必要時(shí)建立檢索工具。嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的機(jī)密和安全，未經(jīng)許可不得對(duì)外提供有關(guān)檔案材料。定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案予以剔除，按保密規(guī)定統(tǒng)一銷毀處理。兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門記錄的預(yù)立卷和歸檔。對(duì)于規(guī)模較小或分散管理檔案的實(shí)驗(yàn)室，檔案管理員一般可由管理人員兼任，但應(yīng)具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的專業(yè)技術(shù)檔案工作實(shí)施必要的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。

3 結(jié)束語(yǔ)

專業(yè)技術(shù)人員檔案是技術(shù)人員在職業(yè)生涯中成長(zhǎng)、發(fā)展的真實(shí)記錄，它詳細(xì)的、全面的顯示了一個(gè)人的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，還可以全面考察一個(gè)人所取得的工作成績(jī)，不僅包括科研、論文、著作成果，而且還包括專業(yè)建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、人才培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)管理等方面的成果。建立和維護(hù)全面準(zhǔn)確的專業(yè)技術(shù)人員檔案，可以為實(shí)驗(yàn)室選拔和使用人才提供可靠的依據(jù)，不斷為實(shí)驗(yàn)室綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的提升注入源源不斷的活力。

參考文獻(xiàn)

[1]姚文娟.試論專業(yè)技術(shù)人員檔案信息資源的開發(fā)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012（14）：18-18.

作者簡(jiǎn)介

周秀麗（1978-），女，漢族，宜昌市疾病預(yù)防控制中心，館員。