文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義探究

高威

摘 要：隨著經濟社會的迅速發展，作為單位行政管理的重要手段，各企業對于文書的檔案管理提出了更高的要求。一個企業的文書檔案包含著事業單位的重要資料，包含了企業在行政活動中的主要內容，是反映一個企業成長及發展過程的重要書面資料，可以為企業接下來的事業規劃提供參考依據。所以企業的文書檔案作為事業單位的信息寶庫和寶貴資源，應當受到企業的格外重視，因此需要對企業的文書檔案進行整理，促進企業的可持續發展。本文圍繞文書檔案進行分析，闡述了文書檔案對于一個企業效能化發展的意義，以及企業在文檔整理過程中遇到的問題提出解決的措施，希望可以為企業的文書檔案整理提供參考，促進企業的發展。

關鍵詞：文檔檔案：事業單位；效能發展

1 文書檔案整理對事業單位效能化發展的意義

1.1 有利于事業單位的檔案建設

完整的、有序的企業文書檔案整理對于事業單位效能化的發展有很大的幫助，文書檔案作為檔案整理中重要的類型，對于其的整理工作必須十分認真嚴謹，保證文書檔案資料的完整。這主要是由于嚴謹的文書檔案整理是保證檔案資料完整的前提，只有認真做好前期的文書整理工作，才能真正做到檔案管理的規范化和系統化，提高企業對于檔案文書的利用效率。對于企業文書檔案的整理主要是收集、分類、整理以及編目單位的行政活動，將這些活動完整的保存下來以供之后的查閱。在進行單位的文書整理工作時，要注重文書檔案資料的完整性，在這個前提下，還要監督文書整理工作的過程，避免出現差錯，在進行整理工作的過程中可以將檔案資料進行對比和鑒定，提高檔案資料的真實性，實現文書檔案的最終過程。

1.2 有利于檔案信息資源的開發

進行檔案管理的主要原因就是實現信息資源的有效利用，如果一個企業文書檔案是零散的，就不利于企業日后的查找和翻閱，無法真實的體現事業單位發展的過程，也就發揮不了檔案文書管理的意義和價值。因此，文書檔案的完整性和系統性對于企業未來的工作有一定程度的影響。在進行檔案文書整理的過程中，首先要做的就是將分散的文書資料進行歸類整理并進行編目，保證文書檔案的有序性，并加強各文書檔案之間的聯系。這樣一來，既可以完整規范的保存檔案文書資料體現企業的成長發展軌跡，也可以實現企業信息資源的有效利用。

1.3 促進事業單位的可持續發展

文書檔案整理進行的合理有序是企業提高工作質量和效率的前提，也是保證檔案資料有序性和完整性的條件，企業還可以建立查找資料的文檔體系，方便日后的查找。科學、合理的檔案資料管理，不僅能夠體現文檔的保存價值，還可以優化檔案管理的流程，對于檔案管理工作效率的提高有很大的幫助，也可以在一定程度上促進事業單位的可持續發展。

2 事業單位文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書檔案管理機制不夠完善

隨著互聯網技術和信息技術的迅速發展，以往的文書管理體系已經滿足不了當代文書檔案管理的需求，存在很大的滯后性，適應不了當代社會的發展趨勢。所以檔案文書管理需要順應時代的發展，目前計算機技術的快速發展為檔案文書管理提供了技術支持，因此，對于文書檔案的管理可以實行電子化的形式。

隨著企業的信息資源逐漸增加，需要整理的資料也越來越豐富，對于文書檔案管理工作效率和質量的要求也逐漸提高。針對這種情況，就可以實現電子化管理的系統，電子化的文檔管理打破了原有的文檔工作體系，提高了文檔管理的效率和質量。但是，很多管理人員無法適應該技術的應用，并且計算機固有的電子思維無法體現單位完整的成長軌跡。同時雖然電子化的管理系統雖然更加便利、快捷，但是其的安全性相對于文書檔案也較低，因此，對于電子化的管理系統還需要進行一段時間的改善才能取代紙質檔案。

2.2 文書檔案設施過于落后

文書檔案記錄著事業單位發展的所有歷程，因此保存著事業單位在發展過程中總結的深刻教訓和重要經驗，是企業一路走來的見證者，應當受到管理者重視。但是，目前很對企業忽略其的作用，因此文書檔案管理的基礎設施十分落后，文檔的使用效率也極低，滿足不了企業文書檔案管理的需求。企業需要對其的基礎設施進行改善升級，運用計算機網絡技術優化管理設備，方便企業對于檔案資料的管理和利用。

3 事業單位文書檔案管理的優化措施

3.1 運用計算機技術整理文書檔案

隨著大數據時代的來臨和計算機技術的發展，企業文書檔案進行信息化和數字化的管理已是一種必然趨勢，對于事業單位而言，運用計算機技術進行企業文書檔案管理，不僅僅是對紙質時代的簡單代替，也是對于企業檔案的信息化處理，使檔案儲存的小容量向海量的儲存過度，真正意義上實現了資源的有效利用，因此事業單位對于文書檔案的信息化管理十分重要。主要可以通過兩個方面進行，第一個方面加大對檔案管理的資金投入，建立企業自身數字檔案管理室，完善檔案管理體系，在計算機軟件系統和硬件系統的基礎上，實現保存即歸檔的高效率文書檔案管理形式。第二個方面是政府完善《檔案法》及相關的法律文獻，在政策上支持將電子信息系統應用于文書檔案管理，制定相關法規實現電子檔案的規范管理，消除電子檔案管理的弊端，推動事業單位文書檔案管理的發展，實現事業單位的效能化。

3.2 提高檔案文書管理的規范程度

完整、有效的文書檔案管理對于事業單位的效能化發展有很大的意義，因此在進行文書檔案管理的過程中，檔案管理的規范程度十分重要，主要可以方面進行優化。第一、規范單位的文件，文書檔案的資料主要來源于工作文件。文件是工作的記錄，因此在文書檔案整理的過程中，事業單位的人員要確保文件的規范性和正確性，做好及時的記錄和登記，可以提高檔案文書整理的效率。第二、實現立檔歸檔的規范化，事業單位應當建立立檔歸檔的制度，按照歸檔時的特征進行組卷，保證檔案的標題及保存期限的準確以后，在進行裝訂，為文檔的安全利用提供保障。第三。實現文書檔案管理的規范化，對于還是紙質的檔案，要做好防潮、防火、防蟲的工作，定期檢查這些文書檔案的完整性，防止文檔的缺失和損壞。

參考文獻

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