檔案信息化的信息資源管理問題探討

任彥琴

摘 要：通常情況下，信息化在現代化社會發展中占有著重要的地位，而信息化技術促使檔案信息資源逐漸轉變成相應的社會資源，而且還在以往管理形式從原來的檔案信息資源共建逐漸向當前共享形式進行轉變的關鍵所在。隨著當前我國經濟水平的日益發展下，我國檔案事業得到了飛速的進步，尤其是對于檔案信息資源管理來說，逐漸朝著計算機等相關技術的方向發展。本文主要針對檔案信息化的信息資源管理問題進行簡要分析。

關鍵詞：檔案信息化；信息資源；管理問題

1 檔案信息化的內涵分析

檔案管理是信息資源管理的組成部分，檔案信息化是在國家相關的法律依據下，依托于計算機技術、網絡技術等，對檔案文件資料進行保存、整理、開發和利用。檔案信息化區別于檔案的數字化管理，即檔案信息化管理重在對信息資料的開發應用，其中也可以存在部分紙質檔案，也會將其轉化為電子文件。而紙質檔案文件為網絡系統平臺的查閱服務提供第一手原始資料憑證。可以說檔案信息化是要求能夠實現檔案信息的最大化使用，并能夠借此提供最優質的服務，發揮其檔案文件的全部價值。

2 檔案信息資源管理中存在的問題

1）信息數據異構現象明顯，這是我國檔案信息化資源管理中普遍存在的一個問題，無論是數據來源，還是檔案架構等方面，都明顯的存在異構現象，這種異構性表現在檔案管理的多方面，其中典型的有兩點，一點是檔案數據的變換，另一點是檔案數據的轉換，因為異構現象的存在，使得檔案館信息資源管理難度加大，變得十分復雜。

2）信息數據資源管理分散性特征明顯，之所以會造成這種情況，主要是因為著錄檔案標準不統一，使得即使是相同的主題檔案，但是也不能集中收錄，只是采取分散管理的方式，而這種管理方式導致的直接后果就是檔案信息的利用價值降低，而且也不方便檔案管理人員管理，在查找統一檔案主體信息時，十分麻煩，如果事先沒有做好記錄，很多的檔案信息甚至不會被發現，進而使得很多檔案信息失去了利用的價值。

3）信息數據資源重復性特征明顯，所謂重復性即指相同的檔案信息主題下，收錄的很多檔案信息性質相同，甚至內容完全相同，這樣檔案館在整理這些檔案時，需要耗費大量的精力，逐一篩選，將無用的檔案信息刪除，留下利用價值高的信息，如果檔案館將大部分精力都放在這上面，其他方面的檔案信息管理工作將難以開展，因為檔案館人力方面明顯不足，而信息數據資源重復性的特征，又分散了大量的人力，因此十分不利于檔案管理整體工作的開展。

4）滯后性現象明顯，這也是我國檔案信息資源管理面臨的主要問題，檔案信息數據形成過程過長，當所有的信息數據已經整理完成形成檔案時，該檔案已經失去了大部分的利用價值，或者有些檔案信息形成之后并未被利用，但是等到其有利用價值時，或者轉移到其他檔案館或者已經超過保存年限，這使得某些檔案信息數據一直處于無利用就價值的狀態中，盡管現代檔案信息管理要求時效性，但是這種匯總之后的現象時有發生，從中可以發現，我國這種檔案管理方式無法達到公眾對檔案信息數據的需求。

3 檔案信息化的信息資源管理建設對策

3.1 正確樹立檔案信息化觀念實現統籌管理

正確樹立檔案信息化觀念要求能夠站在各行業的法律法規和標準下，確定檔案信息資源管理的重要性，從而能夠正確對待檔案信息資源管理的四大內涵，而非是將檔案信息化管理進行淺薄的各個部分的整合發展。另一方面是要求能夠站在長遠的角度來看待檔案信息化管理，即能夠導入第三方管理者對于各行業的檔案管理進行指導驗收。

如由當地財政出面實現檔案信息管理單位的招投標，對當地的檔案信息化建設管理提供專業人力（即提供專業化的檔案信息資源管理人才進行檔案信息化管理的指導工作），并健全檔案信息化管理下的計算機硬件設施建設、相關的檔案部分的人力柔性管理，最終幫助這些行政單位能夠展開全面系統科學的檔案管理工作，提高檔案信息化建設的步伐。

3.2 改善檔案信息化的基礎建立安全保障體系

提高檔案信息化的安全保障體系在于能夠實現制度上的建設，如采用檔案信息系統進入的權限設定制度，即如檔案信息化管理是一個單向系統，只能進行錄入，確定不能進行資源的更改，從而避免檔案信息系統受到不明人士的更改，影響檔案信息資源的準確性。其次是通過檔案信息庫的系統升級優化，企業行業內的不同職業的人員對于檔案信息的提取查閱的資源是有限的，不同的賬號所披露的信息是有限的，由此來控制檔案信息庫的安全。最后是要求能夠優化檔案信息化計算機的網絡安全維護，避免人為的網絡安全行為的發生，導致行政單位的檔案信息庫的資料收到損害，造成經濟損失和社會損失。

3.3 基于行業需求培養具有較高實踐操作能力的檔案人才

信息資源管理專業是當前高校的一門學科，其主要是通過對檔案信息管理下的國內外資訊、法律、技術以及基本理論的學習。但是由于當前信息資源管理專業是基于理論化的教學培訓，導致所培養出來的檔案管理人才不能夠按照不同企業所需要的檔案信息資源情況展開有效的檔案信息庫的建設，甚至在檔案信息的開發利用的程度有限。

這就要求高校能夠根據市場實際的檔案人才需求，如在大二階段能夠實現方向的劃分，其創新型企業、事業單位以及傳統產業的檔案信息資源管理方向，從而使其所展開的教學活動是具有較強的實踐應用性的，其能夠快速的進行檔案的數字化管理，展開檔案信息庫的優化升級，針對行政單位、企業等不同單位發展的實際需求進行檔案信息的開發，提供最有效的信息數據。

3.4 提高工作人員的工作素質與效率

檔案管理動作人員在現代化技術應用的檔案管理模式下的工作不僅僅是單純對紙質檔案資料進行登記整理，更需要工作人員逐步促進自身信息化與和字化理念的提升與提高信息技術的應用能力，適應數字化檔案數據庫的發展，促進工作素質的提升以滿足檔案信息化建設的需求。在學習與了解方面，檔案管理工作人員需要掌握基礎的檔案管理工作的流程，并且具備對數據化網絡信息資源進行合理的采集、儲存、加工、提供利用等工作技能，既要了解傳統的檔案管理的相關知識，同時又要為建設信息化檔案管理工作提升自身的數字化信息技術處理能力。

檔案管理人才的促進可以從兩個方面進行概述：建立相關有效的人才培養體制、重視人才培養。建立人才機制一方面從引進角度看，需要聘任符合數字化與信息化檔案部門建設需求的工作人員；另一方面從培養角度看，對現有的管理人員進行技能培養，促進管理人員的工作素質的提高，并通過激發工作人員的工作熱情和學習潛能，促進檔案管理隊伍的整體素質的提升。

4 結束語

綜上所述，檔案文件管理是信息資源管理的重要組成部分，當前各行各業內對于信息資源管理這一模塊較為重視，但是卻忽視檔案的信息化建設發展。作為信息資源管理的一部分，檔案信息化面臨著管理認識不足、管理制度不健全、管理人員專業性不足等各項問題，嚴重制約著信息資源管理整體發展。因而要求依照信息資源管理的專業發展情況樹立正確的檔案信息化建設觀念，加強對檔案信息化建設的統籌管理，從國內外行業信息發展的要求入手健全行政單位檔案信息化的法律法規，并且能夠培養高素質的企業檔案人才，實現檔案信息化的安全性和科學性。

參考文獻

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