單位檔案規范化管理模式的探究

趙惠安

摘 要：在單位中，檔案管理是一項重要的工作，影響單位的整體發展。隨著我國經濟的發展，傳統的檔案管理方式已經無法滿足單位的發展需求。在市場經濟體制日益變革的今天，工作人員要改變傳統人工化的管理方式，積極應用先進的信息技術，進而使單位的檔案管理朝著規范化、科學化的方向發展。對于此，本文分析了單位檔案規范化管理的內容以及意義，提出了單位檔案規范化管理措施。

關鍵詞：單位檔案；規范化管理；模式探究

1 單位檔案規范化管理的內容

1.1 檔案信息材料收集的規范化

檔案材料收集屬于單位檔案管理的切入點，在很大程度上影響到檔案管理工作效率，準備完善的檔案材料能夠確保單位檔案管理活動的有序開展。若檔案信息材料收集不符合標準要求，則會對后續工作的開展帶來非常大的影響，如檔案材料的整理、編目、保管等。在對檔案材料進行收集以前，檔案管理工作人員應當和其他各部門積極溝通，清楚檔案材料收集的主要內容與具體流程，對實際工作中形成的各種文件材料交由文書部門處理。

1.2 檔案材料整理的規范化

單位檔案材料的整理活動是指把收集到的各類文件材料進行分類組合、重新編制等，讓檔案材料更加條理化。檔案整理是確保檔案開發利用工作有序開展的重要保障，若檔案整理工作不科學，就無法客觀反映檔案內容，給后期的開發利用效率帶來影響。檔案整理的規范化有助于提升檔案管理質量，在對檔案材料進行整理的過程中，必須要對檔案材料的完整性進行提前查驗，再通過合理的方式進行整理。

1.3 檔案鑒定的規范化

檔案材料的存放時限一般來說是以其實際價值來判斷，對不存在開發利用價值以及保存期限已滿的檔案應當予以銷毀處理。特別是社會經濟的持續發展，單位檔案材料日益增多，若不能夠第一時間對其進行鑒定、歸檔，則很容易對單位各項工作的開展帶來影響。檔案材料鑒定往往是判斷該檔案資源的開發利用是否有助于單位發展，檔案是否存在后續的利用價值等，這是必須要重視的一個環節。

1.4 檔案保管的規范化

檔案保管工作直接決定了其后期利用效率。檔案保管與整個檔案管理工作緊密聯系，保管較好的檔案材料其使用壽命較長，而如果不科學保管，則會影響到檔案的后期利用。因此在開展這項工作的過程中，必須主動和其他部門溝通聯系，重視一切細節工作，做好對重要檔案的保護。

2 單位檔案規范化管理的意義

2.1 助推單位的持續健康發展

檔案管理不單單是對單位內部職工相關信息和工作成果的記錄，同時也是單位各項戰略發展決策制定的依據。檔案規范化管理水平能夠直接決定單位內部管理水平。檔案規范化管理的落實程度直接關系到單位是否可以作出科學的決策。所以，進一步促進單位檔案規范化管理水平的提升，努力開展好檔案資源的管理、開發、利用工作，樹立現代化的管理理念，不斷深入思考探索新時期下的檔案管理方法，才能夠真正確保檔案材料能夠如實反映出單位的實際發展情況，助推單位的持續健康發展，促進自身競爭力的不斷提升。

2.2 為單位內部管理活動的科學開展帶來非常重要的參考依據

單位檔案材料往往是在其自身發展過程中所取得的成果經驗的綜合，反映了單位自身發展的整個過程。借助于規范化的檔案管理，對檔案材料深入挖掘，高效開發利用，可以為單位內部管理工作的科學開展帶來很大的幫助。另外，單位檔案資源是其自身建設發展的客觀記錄，也是內部各部門開展各項工作時形成的重要文件，必須要引起充分重視，進一步發揮出檔案資源的真正價值。

3 單位檔案規范化管理措施

3.1 健全單位檔案管理的制度體系

健全檔案管理制度體系是單位進行檔案管理的重要環節，可以使檔案管理變得有法可依，單位要結合自身實際情況和國家的法律法規，對檔案的管理制度進行完善，檔案管理制度需要具有合規性，所以要以國家準則為基礎進行完善。在完善單位檔案管理制度體系時，要對其具體職責進行劃分，將具體的職責落實到每一個部門和人員，避免工作人員以及部門責任劃分不清而出現糾紛、業務拖沓的情況，進而對單位的檔案進行系統化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統保管制度，而檔案資料管理的具體職責則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進行材料移交這一環節時，要對檔案資料的清單進行檢查，以此來確保檔案資料的完整性，以免在事后出現問題而發生責任糾紛。

3.2 培養工作人員樹立正確的檔案管理理念

提高單位檔案管理水平的首要措施就是培養相關的工作人員樹立正確的檔案管理觀念，只有管理人員具有正確檔案管理觀念，才會改變傳統重效益、輕管理的思想，對檔案管理中出現的問題進行及時的解決。單位應該定期對單位的成員進行培訓，加強成員對檔案管理制度的學習，從根本上改變單位檔案管理人員敷衍、應付的態度，并且在培訓之后，單位也要制定相應的考核制度，對培訓結果進行檢驗，并且單位也可以制定科學合理的獎懲機制，對一些管理意識強的人員進行薪資、額外假期等獎勵，對一些不具有管理意識的管理人員要給予批評教育，通過這種方式來約束檔案管理人員的行為，提高工作人員主觀能動性，進而樹立單位內部人員的檔案管理意識，提高工作人員的綜合素質和專業技能。

3.3 提高檔案管理技術

科技發展使計算機技術廣泛應用于社會各領域，在檔案管理領域也不例外。檔案管理的信息化、數字化使檔案管理與科技有效結合，提升了檔案管理效率，加強了資源共享，使檔案管理走上了良性發展的道路。檔案管理人員要積極運用信息技術手段加強檔案管理，以減輕自身的工作強度，提高工作效率，降低管理過程中的失誤率。在利用信息技術進行檔案管理時也要關注網絡安全給檔案管理帶來的威脅，做好檔案的備份工作。要對檔案管理設施進行及時更新，使檔案管理有穩定的硬件基礎，要在轉變傳統檔案管理觀念的基礎上應用現代化檔案管理技術，并保證設備的使用不浪費。可以根據單位實際情況進行信息化檔案管理系統的建設，使檔案管理達到自動化、數字化和信息化，以提升檔案管理效率。

3.4 加強檔案的利用工作

做好日常的查閱利用工作。檔案的憑證作用和參考作用，不僅能反映本單位的工作任務落實情況、績效、個人成長歷程，還能維護干部職工的正當權益，又能在處理一些事項時，證明程序是否合規，決定是否科學合理。做為一名合格的檔案員，要不斷提升自己的綜合素質，既要通曉檔案法律法規，又要熟悉室藏，了解本單位的業務工作，掌握檔案現代化管理手段，還應該定期編制并公布本單位檔案全宗介紹、大事記及重要文件材料匯編。面對查檔者的合理需求，提供優質高效的服務。在領導層面做出重大決策、關乎集體、職工合法權益時，履行好崗位職能，積極主動地為領導提供完整的資料和信息，為領導決策提供依據，發揮好檔案的作用。

4 結語

檔案管理對單位的健康發展具有至關重要的作用，科學規范地管理檔案，是新時代新形勢對單位提出的必然要求，我們必須充分認識檔案管理工作在新時代所處的重要地位和重要作用，切實加強檔案管理工作，為開創單位檔案管理工作新局面做出積極的努力，進而為單位的發展奠定良好的基礎。

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