事業單位如何做好檔案工作

溫貴偉

摘 要：新形勢下，事業單位必須逐步規范檔案管理各項工作，逐漸提高檔案管理質量及效率。雖然利用現代化管理手段，會在不同程度上改善檔案管理效果，但依然存在一系列有待解決的問題，對檔案管理工作更好地發展帶來不良影響。因此，必須綜合分析事業單位開展檔案管理中出現的問題，并提出一系列優化策略，方可提高檔案管理效率及服務能力。

關鍵詞：事業單位；檔案工作；管理措施

為深入貫徹落實黨的十九大、十九屆三中全會關于深化事業單位改革的要求，根據事業單位機構編制總體規模偏大，部分事業單位規模較小、設置過于分散、公益職能弱化，體制機制不活、人浮于事、服務質量和效率不高，職能交叉、重復設置、資源浪費，公益與市場不分、事業市場“兩頭占”，存在越位錯位缺位以及管理不規范、事業編制“既多又少”、人力資源結構性緊缺等問題，將事業單位整合規范作為深化機關作風整頓重要內容同部署同推進。因此，也同時產生了整合規范的事業單位檔案資料如何整合、怎樣整合的系列問題，如何保證檔案工作的無縫對接、合理利用、有序傳承等若干問題。

1 事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 相關單位對檔案管理工作不夠重視

事業單位檔案管理工作的主要內容就是對有價值的資料和檔案進行妥善記錄與保存，這些有價值的資料往往會對事業單位日后的發展道路有很大的借鑒作用。因此檔案管理工作的意義不可小覷。然而作為服務型工作，并不能為單位帶來直接的經濟效益，導致其在事業單位受重視程度不夠。由于重視程度的缺乏，導致對于該工作的關注度不夠，日常工作中被邊緣化，導致其成為監管的盲區。又由于盲區的出現，導致相關工作很難保持在規范的道路上運行，這就導致了檔案管理工作的混亂。一般來說，對于一個事情的規范化管理是保障其處于正常的道路上運轉的一個重要前提，而事業單位的管理工作由于缺乏恰如其分的監管，導致其工作的規范化措施形同虛設，因而導致管理工作的紊亂。

1.2 事業單位檔案管理工作方式方法落后于形勢

就目前來說，我國已經進入信息化時代，各行各業都引入了以互聯網設備為主體的多媒體設備來對相關資料進行信息自動化管理，極大的提升了管理效率，降低了管理出現的差錯概率，并且降低了人力物力的耗費，降低了管理成本，然而對于我國事業單位來說，由于其管理的性質原因，再加上對互聯網設備的輔助管理不夠敏感，還因為缺乏一定的資金支持，導致在信息化大潮的席卷下，仍舊保持原始的管理模式，管理方式單一，效率低下，和當前不斷增加的檔案管理需求極不相符，由此導致了事業單位管理過程中問題的出現。

2 事業單位做好檔案工作的方法措施

2.1 單位領導要重視與支持

檔案的完好無損以及最大利用檔案資源的價值，一定會極好地推動事業單位整合規范后發展的適應性、融合性、通暢性。事業單位領導加大檔案管理的投入，重視檔案管理的基礎性建設，會為檔案工作的可持續發展提供有力保障，同時也會促進事業單位的穩步發展。事業單位領導應當加強規劃、同步指揮，重視檔案管理工作的統一性和整體性。一方面，進行統一標準的建設，即對檔案進行綜合性管理。事業單位可以成立一個綜合檔案管理部門，制定統一制度和標準，使檔案管理成為一個有機聯系的整體，提高檔案管理水平。另一方面，通過檔案信息網絡的建設，充分挖掘檔案信息資源的價值，實現信息覆蓋、資源共享，發揮檔案資源整體作用，促進檔案信息資源功能得到充分展現。

2.2 高度重視檔案信息資源的整合利用

檔案信息資源整合是事業單位整合規范的一個重要環節，及時完成檔案信息資源的整合，為事業單位以后的經濟活動提供依據，對事業單位的持續穩定發展起到重要的推動作用。事業單位整合規范檔案涉及數量多、種類多，隨著互聯網的發展，檔案資源整合的方式也多種多樣，其最終目的也是為了更好地利用資源，使檔案信息發揮綜合性、系統性及關聯性，方便檔案的調閱與利用，為事業單位的加快融合和長遠發展提供保障。在對檔案信息資源進行全面整合時，需要主動與有關部門進行協調溝通，加強統籌與規劃，針對事業單位整合規范實際情況交換意見，便于后續工作的順利進行和有序交接。

2.3 逐步完善檔案管理機制

檔案管理作為比較繁瑣的工作，事業單位必須根據社會現實和本單位具體狀況，健全事業單位檔案管理制度，從而提升檔案管理水平。在此基礎上，事業單位需要加大對檔案管理工作的重視，制定或者健全相應的檔案管理制度，主要由檔案收集、檔案保密等制度，不僅要根據各項規章制度辦事，也應嚴格執行檔案管理各項制度具體要求，使得事業單位檔案管理工作向更加規范的方向發展。與此同時，事業單位每一位職員均不可私自存儲自己或者他人檔案，嚴格根據國家制定的檔案保密制度，按照分級管理的原則做好各項管理工作。特別要注意創建必備的安全保障體系，檔案管理實施安全管理主要內容為：1）檔案室不可保存容易燃燒的材料，檔案需要避光保存，并合理控制室內溫度。2）創建計算機輔助檔案管理各項制度，注意規范檔案管理中的收集、歸檔等環節。除此以外，事業單位要組建相應的領導小組，重視做好檔案管理分工，并明確不同級別的責任，促進事業單位檔案管理工作更好地發展。

2.4 定期職業培訓，提升工作人員素質

檔案管理工作作為一項管理工作，其管理的主體是人，也就是管理工作人員。因此對于管理工作質量的好壞很大程度上取決于人的作用。對于當前我國事業單位的檔案管理工作來說，導致當前這些問題的出現，很大程度是因為工作人員素質不高，對于越來越復雜的管理局面缺乏應對的能力。在當前這樣一個條件下，要想提升管理工作的質量，就需要提升管理工作人員的素質。而提升工作人員素質的最有效最直接的方法就是對相關工作人員進行職業培訓，通過后天培訓的手段來提升其管理素質水平，促進對相關工作的有效掌控，促進檔案管理工作質量和效果的極大提升，這對于目前我國事業單位檔案管理工作來說極具價值。

3 結束語

總之，社會經濟的發展推動著我國事業單位改革進程，這也給事業單位進行檔案管理工作帶來一定的挑戰。當前國內事業單位檔案管理工作還出現較多有待完善的地方，如何設法解決事業單位檔案管理中出現的問題，對提升檔案管理人員素質水平、檔案管理效果發揮著積極地作用。

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