利益相關(guān)者視角下的高校人事檔案工作探討

【摘 要】基于利益相關(guān)者角度，從四方面對(duì)高校人事檔案工作開(kāi)展中的問(wèn)題進(jìn)行分析梳理，探討如何推進(jìn)高校人事檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】利益相關(guān)者;高校人事檔案;可持續(xù)發(fā)展

中圖分類(lèi)號(hào)： G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）01-0195-003

人事檔案工作是高校組織、人事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。如何推進(jìn)人事檔案工作從而更好地為本單位工作服務(wù)，是現(xiàn)今所有高校都需要思考的問(wèn)題。眼下許多高校在這塊工作上出現(xiàn)瓶頸現(xiàn)象，反映出僅靠人事檔案工作部門(mén)單方推進(jìn)檔案工作的局限性。事實(shí)上，和高校其他工作一樣，人事檔案工作也需要協(xié)同合作。人事檔案工作開(kāi)展的質(zhì)量和水平并非僅取決于檔案工作部門(mén)和檔案工作者，同時(shí)也與相關(guān)部門(mén)及個(gè)人有著密切的聯(lián)系。基于此，引入利益相關(guān)者理論分析人事檔案工作就顯得尤為必要。

1 利益相關(guān)者理論的提出及延伸

利益相關(guān)者理論源于企業(yè)管理思想，其概念最初是由斯坦福研究所在1963年提出，其后于1984年由費(fèi)里曼對(duì)其進(jìn)行完善。費(fèi)里曼將其定義為：影響組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和受該目標(biāo)影響的團(tuán)體和個(gè)人。1近年來(lái)該理論的應(yīng)用范疇已從單純的企業(yè)管理領(lǐng)域拓展到其他領(lǐng)域，包括高校績(jī)效評(píng)價(jià)、治理機(jī)制等。高校人事檔案工作作為高校一項(xiàng)典型的服務(wù)工作，同樣有著影響其工作開(kāi)展程度及目標(biāo)實(shí)現(xiàn)或受其工作開(kāi)展程度及目標(biāo)實(shí)現(xiàn)所影響的組織和個(gè)人。因此，筆者認(rèn)為，利益相關(guān)者理論同樣適用于高校人事檔案工作。

2 利益相關(guān)者視角下的高校人事檔案工作現(xiàn)狀

2.1 高校人事檔案工作的利益相關(guān)者

人事檔案工作，是運(yùn)用科學(xué)的原則與方法管理人事檔案，為組織、人事及其他工作提供人事檔案信息服務(wù)的工作。具體包括人事檔案實(shí)體管理、信息管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方面內(nèi)容。2根據(jù)以上對(duì)人事檔案工作的定義，筆者將高校人事檔案工作的主要利益相關(guān)者分為四類(lèi)：上級(jí)人事檔案主管部門(mén)、本校人事檔案工作部門(mén)、本校對(duì)人事檔案材料有歸檔職責(zé)的相關(guān)部門(mén)、人事檔案利用者。下面，筆者逐類(lèi)進(jìn)行分析。

2.2 各利益相關(guān)者與高校人事檔案工作

2.2.1 上級(jí)人事檔案主管部門(mén)

從人事檔案工作的定義我們可以看出，人事檔案的管理及利用需要運(yùn)用一定的原則與方法，而高校上級(jí)人事檔案主管部門(mén)的主要職責(zé)正是對(duì)下屬各高校的人事檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，具體包括傳達(dá)人事檔案工作法規(guī)及相關(guān)文件、組織人事檔案工作人員的相關(guān)會(huì)議及培訓(xùn)、關(guān)注下屬各高校的人事檔案工作情況并進(jìn)行監(jiān)督。而在實(shí)際工作中，上級(jí)主管部門(mén)缺位現(xiàn)象影響了部分高校人事檔案工作的正常開(kāi)展。3在這里，我們就不對(duì)上級(jí)主管部門(mén)缺位現(xiàn)象的原因進(jìn)行贅述，只陳述由此帶來(lái)的影響。由于存在著此缺位現(xiàn)象，導(dǎo)致部分高校在現(xiàn)實(shí)工作中幾乎收不到上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)人事檔案工作法規(guī)文件以及各類(lèi)會(huì)議培訓(xùn)通知，也得不到本校人事檔案工作開(kāi)展情況的關(guān)注，從而導(dǎo)致人事檔案工作缺乏及時(shí)的指導(dǎo)、人事檔案工作人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)而使得該工作處于一種滯后、盲目的狀態(tài)。

2.2.2 本校人事檔案工作部門(mén)

本校人事檔案工作部門(mén)是對(duì)人事檔案進(jìn)行實(shí)體和信息管理的主體，也是人事檔案工作利益相關(guān)者中最重要的一方。任何一所高校人事檔案工作要想取得一定成績(jī)，其檔案工作部門(mén)必須充分發(fā)揮其主動(dòng)性和積極性。但眼下不少高校人事檔案只有一人負(fù)責(zé)，且工作者還身兼數(shù)職，在人事檔案工作上僅能做到完成常規(guī)檔案材料的接受及整理，應(yīng)付日常查借閱需要，缺乏足夠的時(shí)間對(duì)檔案材料缺失情況進(jìn)行登記梳理，也無(wú)暇對(duì)檔案材料的質(zhì)量予以把關(guān)，這就導(dǎo)致了人事檔案的不完整性和不規(guī)范性，也間接影響了檔案信息的利用價(jià)值。

2.2.3 本校對(duì)人事檔案材料有歸檔職責(zé)的相關(guān)部門(mén)

這里的相關(guān)部門(mén)，最重要的是高校的人事和組織部門(mén)。因?yàn)槿耸聶n案中包括履歷、考核、職稱(chēng)、黨團(tuán)、任免、工資都數(shù)類(lèi)內(nèi)容都是來(lái)源于以上兩個(gè)部門(mén)。基本上，各高校的組織、人事部門(mén)對(duì)于每年新產(chǎn)生且需要?dú)w檔的材料能夠做到及時(shí)送交學(xué)校人事檔案部門(mén)歸檔，但同樣基于工作頭緒繁多等原因，對(duì)于人事檔案部門(mén)反饋上來(lái)不符合要求亦或是缺少的材料，并沒(méi)有時(shí)間去集中處理，以致于問(wèn)題越拖越久從而越發(fā)難以解決。除此之外，高校其他能夠產(chǎn)生人事檔案材料的部門(mén)也沒(méi)能熟悉人事檔案歸檔范圍，對(duì)于手頭的需要?dú)w檔的材料沒(méi)有進(jìn)行整理也沒(méi)有按要求向人事檔案部門(mén)上交，直接導(dǎo)致了人事檔案的不完整性。

2.2.4 人事檔案利用者

對(duì)高校內(nèi)部而言，人事檔案利用者無(wú)非是出于各類(lèi)考察或辦理各種人事審批所需的組織、人事部門(mén)以及需要辦理復(fù)制或轉(zhuǎn)遞手續(xù)的教職工個(gè)人。基于人事檔案的特殊性，其利用程序也較綜合檔案而言略顯嚴(yán)格。組織人事部門(mén)通常對(duì)人事檔案工作程序較為了解與重視，在利用過(guò)程中能夠按照相關(guān)檔案利用程序進(jìn)行，但從群眾的角度來(lái)看卻是在無(wú)形中增加了麻煩，因此不免對(duì)人事檔案部門(mén)及工作者頗有微詞。

3 推進(jìn)高校人事檔案工作的若干建議

要突破高校人事檔案工作瓶頸，推進(jìn)可持續(xù)發(fā)展，最重要的是打破長(zhǎng)久以往對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，拋棄“檔案工作就是檔案部門(mén)的活兒，各部門(mén)收集歸檔材料是在幫檔案部門(mén)工作”這種想法。打破檔案工作者孤軍奮戰(zhàn)的局面，各利益相關(guān)者共同合作，攜手同心將本校人事檔案工作推上一個(gè)新臺(tái)階。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，提供高校人事檔案工作有序化環(huán)境

任何工作的有序開(kāi)展都離不開(kāi)分管領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，檔案工作亦然。僅憑檔案工作部門(mén)努力形同于樹(shù)干不動(dòng)而樹(shù)枝自搖。事實(shí)上，自上而下的推動(dòng)較之自下而上的爭(zhēng)取會(huì)更易開(kāi)展也更有成效。而充分認(rèn)識(shí)人事檔案在高校人事工作、干部任免中做起到的重要作用，是高校分管領(lǐng)導(dǎo)正確把握該工作并給予所需支持的前提。因此，高校檔案分管領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)對(duì)人事檔案工作的重要性及特殊性有一定的掌握，在此基礎(chǔ)上，了解本校人事檔案工作開(kāi)展存在的問(wèn)題及困難，明確及加強(qiáng)與人事檔案上級(jí)主管部門(mén)的聯(lián)系與溝通，盡可能地減少上級(jí)主管部門(mén)缺位現(xiàn)象，從而使所在高校人事檔案工作在上級(jí)主管部門(mén)的指導(dǎo)與監(jiān)督下更加專(zhuān)業(yè)、有序地開(kāi)展。

3.2 勤于梳理，提高高校人事檔案工作高效化利用

作為高校人事檔案工作主體，檔案工作者應(yīng)當(dāng)在保證多項(xiàng)兼職工作完成的前提下，爭(zhēng)取逐年、逐類(lèi)地對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行梳理，重點(diǎn)對(duì)各類(lèi)不齊全的材料予以登記，尤其是關(guān)乎教職工切身利益的職稱(chēng)、工資、任免等材料，首先得予以清查。對(duì)于缺少的材料，應(yīng)及時(shí)反饋給組織、人事部門(mén)，并經(jīng)常詢(xún)問(wèn)其處理進(jìn)度。在梳理同時(shí)，筆者建議同時(shí)建立整合信息，方式可以不拘一格，人員信息庫(kù)、編研、信息采集卡都可以。4從而在完善檔案內(nèi)容的前提下推進(jìn)電子化程度、提高利用效率，進(jìn)而保護(hù)實(shí)體檔案。

3.3 積極配合，保證高校人事檔案工作完整化程度

檔案材料收集是檔案工作最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，不齊全的人事檔案是無(wú)法完整展現(xiàn)一名教職工德能勤績(jī)各方面綜合面貌的。因此，對(duì)于材料產(chǎn)生部門(mén)，一方面，類(lèi)似科研著作目錄、獲獎(jiǎng)榮譽(yù)等能夠展現(xiàn)教職工個(gè)人優(yōu)勢(shì)、打破人事檔案“千人一面”性的材料，需要學(xué)校科研部、工會(huì)等相關(guān)部門(mén)及時(shí)掌握情況并將材料送交人事檔案部門(mén)予以歸檔。另一方面，對(duì)于人事檔案部門(mén)反饋缺少或者不符合要求的材料后，材料產(chǎn)生部門(mén)應(yīng)予以重視并盡力克服各種困難，盡早地予以修改或補(bǔ)充。尤其是諸如工資審批表、干部任免審批表這種連續(xù)性材料，考慮到部門(mén)工作人員的流動(dòng)性等因素，時(shí)隔越久補(bǔ)做難度越大。出于長(zhǎng)久考慮，開(kāi)啟此項(xiàng)工作宜早不宜遲。

3.4 群眾理解，暢通高校人事檔案工作規(guī)范化流程

檔案宣傳對(duì)教職工群體也同樣相當(dāng)重要，通過(guò)宣傳，讓教職工加強(qiáng)對(duì)人事檔案的敏感性，扭轉(zhuǎn)“人事檔案本來(lái)就是我自己的材料，為什么利用和轉(zhuǎn)遞還那么麻煩”的思想，對(duì)人事檔案部門(mén)及工作人員予以體諒、給予配合，使人事檔案利用工作能夠順利進(jìn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

高校干部人事檔案工作盡管在推進(jìn)中存在著各種困難，但筆者相信，只要各利益相關(guān)者共同重視、同心同力，必定能打破發(fā)展的瓶頸，把本校人事檔案工作推向一個(gè)新的臺(tái)階。

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