事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究

靜

[摘 要]我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，并迅速應(yīng)用在各個行業(yè)領(lǐng)域，事業(yè)單位辦公與檔案管理由此轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公系統(tǒng)與智能檔案管理，有效提升了事業(yè)單位的工作效率。隨著時代的不斷進步，有學(xué)者嘗試融合辦公系統(tǒng)與智能檔案管理，以提升工作效率，但實際的檔案管理工作始終難以與事業(yè)單位辦公系統(tǒng)實現(xiàn)融合。基于此，本文針對事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合問題進行了探討，并展開簡要論述以供參考。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;辦公系統(tǒng);智能檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.088

[中圖分類號]TP317.1[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）06-0-02

0? ? ?引 言

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的特點非常明顯，具有高效信息采集處理、便捷操作管理及直觀數(shù)據(jù)分析等優(yōu)勢，極大改善了以往辦公程序多、工作量大及效率低等一系列問題，有效提升了單位整體工作效率，最終實現(xiàn)高效資源運用。事業(yè)單位檔案管理受時代發(fā)展影響，在檔案數(shù)字化管理前提下形成了完善的檔案管理系統(tǒng)，由此不斷深化檔案管理的智能化程度。目前，為了提升工作效率，業(yè)內(nèi)人士開始考慮將兩者的工作進行融合，但在實際融合過程中依舊面臨一系列困難，導(dǎo)致不斷出現(xiàn)重復(fù)工作及資源浪費的情況，既增加了工作量，也降低了工作效率，因此研究事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合問題具有重要的現(xiàn)實意義。

1? ? ?事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合現(xiàn)狀

1.1? ?格式規(guī)范不統(tǒng)一

通常情況下，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，其包含信息存儲格式、數(shù)據(jù)類型結(jié)構(gòu)、信息算法等，與智能檔案管理工作相比，二者差別較為明顯。其中，主要的差別體現(xiàn)在文本的格式方面，兩者格式的差異極大，妨礙了相互間信息交流與轉(zhuǎn)換。因此，兩者在進行融合時，要實現(xiàn)格式規(guī)范化。通過統(tǒng)一化的格式標準，達成一致的數(shù)據(jù)算法，建立同一個應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，具體在格式、實際操作及相關(guān)程序方面實現(xiàn)統(tǒng)一的目標，從而使兩者間的操作規(guī)范趨于統(tǒng)一，最終實現(xiàn)融合的效果。

1.2? ?信息共享化緩慢

目前，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能化檔案管理融合，開始向信息共享化轉(zhuǎn)變，然而兩者信息共享化較為緩慢。實現(xiàn)信息共享方面的工作流程大致分為資源搜集、分析、整理及歸類幾個方面，特別是事業(yè)單位的智能檔案管理，在達成信息交流共享的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化歸類與整理，做好相應(yīng)的保密分級差異，在系統(tǒng)保密級別范圍內(nèi)實現(xiàn)信息的優(yōu)化流轉(zhuǎn)，但是，兩者信息性質(zhì)存在差異，導(dǎo)致兩者信息共享化極為緩慢，難以找到有效共享的結(jié)合點。

1.3? ?操作流程不統(tǒng)一

事業(yè)單位工作范圍廣，相應(yīng)的工作量也明顯增多，在辦公工具的運用上，對自動化系統(tǒng)的運用已經(jīng)越來越成熟，比如OA軟件，工作人員對該軟件的操作已經(jīng)非常熟練。目前，為了促進事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理實現(xiàn)融合，為了實現(xiàn)資源共享目標，事業(yè)單位開始促使兩者融合。但是，兩者在操作流程上還不夠統(tǒng)一，因此，要想實現(xiàn)這一目標，事業(yè)單位必須要求整個操作過程堅持統(tǒng)一化原則，在應(yīng)用程序?qū)用嫔暇S持統(tǒng)一，實施簡單、明確、統(tǒng)一的操作流程，最終發(fā)揮出兩者融合的作用與價值。

2? ? ?事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合存在的問題

2.1? ?辦公軟硬件存在差異

盡管我國事業(yè)單位內(nèi)早已實現(xiàn)信息化、自動化操作，但辦公系統(tǒng)和智能檔案管理仍屬于兩個不同的工作類型。所采用的辦公操作設(shè)備雖然都無外乎計算機、服務(wù)器及相關(guān)掃描設(shè)備等，但在設(shè)備的型號、功能及內(nèi)設(shè)軟件上存在明顯差異，導(dǎo)致兩者始終處于不同的工作條線。因此，要想實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的融合，事業(yè)單位要解決辦公操作設(shè)備的差異問題，這是實現(xiàn)兩者融合的開端。

2.2? ?人才專業(yè)發(fā)展存在差異

事業(yè)單位需要聘請專業(yè)人才開展辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合工作，由于兩者屬于不同工作類型，不管是檔案管理還是辦公操作都要求工作人員必須掌握相應(yīng)的技術(shù)，從而導(dǎo)致兩者對人才需求的專業(yè)偏向相差甚遠，相關(guān)人才在專業(yè)發(fā)展方面呈現(xiàn)出明顯的差異性。因此，在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合工作中，人才的個人專業(yè)素質(zhì)水平呈現(xiàn)兩極分化，導(dǎo)致兩者的融合出現(xiàn)人才緊缺的情況，主要體現(xiàn)為缺少綜合性人才。

2.3? ?管理制度方面存在差異

由于事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理工作的具體性質(zhì)存在顯著差異，比如辦公系統(tǒng)工作性質(zhì)通常為公開性，而智能檔案管理者則一般為保密性。因此，由于工作性質(zhì)的不同，所制定和實施的管理制度也存在明顯的差異，這種差異主要體現(xiàn)在工作開展的規(guī)范要求、標準設(shè)定、操作流程及監(jiān)督事項等方面。因此，制度差異導(dǎo)致事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理難以深度融合，很難繼續(xù)構(gòu)建一套統(tǒng)一的管理制度。

2.4? ?工作標準不統(tǒng)一

一般情況下，事業(yè)單位開展辦公系統(tǒng)和智能檔案管理相關(guān)工作，都是以相應(yīng)的標準為前提。盡管我國已經(jīng)出臺了《電子文件名詞術(shù)語》《中國檔案機讀目錄格式》等標準文書，為我國事業(yè)單位交流信息提供了標準，但其中的多數(shù)標準都屬于推薦類標準，并不符合事業(yè)單位的發(fā)展實際。因此，事業(yè)單位很容易出現(xiàn)擅自修改標準以符合自身發(fā)展實際的情況，一些單位工作人員甚至對標準一無所知。

2.5? ?安全級別不對等

由于事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理工作性質(zhì)的差異，使兩者在信息安全級別設(shè)定上存在明顯差異。比如，與辦公系統(tǒng)相比，檔案管理的保密級別明顯更高，因此針對電子檔案的安全保障成為開展工作的重點，而辦公系統(tǒng)雖然也存在一定的安全范圍，但安全級別明顯沒有檔案管理高。相比之下，事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)在安全級別上呈現(xiàn)出明顯的不對等情況，勢必會影響兩者的融合。

3? ? ?事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的對策

3.1? ?優(yōu)化整合辦公軟硬件

目前，國內(nèi)事業(yè)單位中早已普及辦公系統(tǒng)，相應(yīng)的智能檔案管理系統(tǒng)也隨之實現(xiàn)優(yōu)化升級。因此，要想實現(xiàn)兩者融合，事業(yè)單位需要在基礎(chǔ)設(shè)施層面加以整合，像服務(wù)器、計算機設(shè)備、掃描設(shè)備等，均屬于此類基礎(chǔ)設(shè)施類型，此類基礎(chǔ)設(shè)計融合是開展整個融合工作的重要基礎(chǔ)。在基礎(chǔ)設(shè)施的升級方面，事業(yè)單位具體可借助技術(shù)、設(shè)備的優(yōu)化升級實現(xiàn)統(tǒng)一融合，通過更新和升級基礎(chǔ)設(shè)施，為建設(shè)信息交流平臺奠定堅實的基礎(chǔ)，為信息安全傳輸提供保障。此外，事業(yè)單位應(yīng)積極借助相關(guān)專業(yè)軟件開發(fā)真正符合自身發(fā)展的融合系統(tǒng)，并借助技術(shù)升級和補充的形式最終實現(xiàn)資源有機融合。

3.2? ?加大人才整合力度

事業(yè)單位要想實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的融合發(fā)展，就必須借助人才的力量來實現(xiàn)，在整個過程中，不管是檔案管理還是相應(yīng)的辦公操作，都要滿足相應(yīng)的技術(shù)性。目前，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，對于人才的要求越來越嚴格，要求其必須掌握計算機技術(shù)、辦公理論知識及檔案管理水平及相關(guān)法律知識等，從而才能勝任檔案管理工作。因此，事業(yè)單位應(yīng)當做好培訓(xùn)工作，通過外出學(xué)習(xí)、同行溝通及培訓(xùn)班學(xué)習(xí)等方式切實提升工作人員的個人素質(zhì)，達到提升工作效率的目的。

3.3? ?制定完善的管理制度

事業(yè)單位要想實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案的融合，需要將兩者的資源信息加以融合。單位內(nèi)的辦公系統(tǒng)資源一般是以一種公開的形式呈現(xiàn)的，而單位的檔案管理則具備明顯的保密性。因此，要想實現(xiàn)兩者的優(yōu)化融合，事業(yè)單位必須結(jié)合自身實際情況制定完善的管理制度。其中，制度融合的內(nèi)容具體為統(tǒng)一制定兩者的規(guī)范、標準及操作流程，從而才能切實實現(xiàn)兩者的深度融合。

3.4? ?建設(shè)統(tǒng)一化標準

事業(yè)單位要想實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合，就必須建立統(tǒng)一的標準。雖然我國對檔案管理格式和電子文件術(shù)語做了明確規(guī)定，給大多數(shù)事業(yè)單位進行信息建設(shè)交流時提供了參考，但是仔細查看可以發(fā)現(xiàn)，其中羅列的諸多標準更多屬于推薦類標準，單位內(nèi)不同部門之間都可結(jié)合部門發(fā)展實際進行修繕調(diào)整，部門員工可能對此標準一無所知，嚴重削弱了國家標準的推行約束力。因此，事業(yè)單位要想實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合，必須要實施統(tǒng)一、標準化的內(nèi)容。

3.5? ?全面增強安全意識

對于事業(yè)單位辦公及檔案管理工作而言，信息的安全性非常重要，是開展該項工作的主要內(nèi)容和方向。比如，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，不僅存在檔案保密級別差異，還有一系列的保密規(guī)定。其中，保密級別的設(shè)定，更多體現(xiàn)在單位內(nèi)的紙質(zhì)檔案方面，而頒發(fā)、推行的一系列保密規(guī)定，則更多體現(xiàn)在電子檔案方面。保護電子檔案安全，不但需要設(shè)置訪問攔截防火墻，同時還需設(shè)定相應(yīng)的管理約束制度，主要針對系統(tǒng)病毒、黑客攻擊及人為、自然破壞，等等。因此，事業(yè)單位在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的過程中，應(yīng)當高度重視辦公及檔案信息的安全工作，促使兩者協(xié)調(diào)安全級別，增強安全意識，保障兩者互為融合。

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