新時期機關單位辦公室工作的高效性探析

宋屹峰

【摘要】辦公室工作是整個管理層面的核心，在日常管理中起著舉足輕重的作用，辦公室人員在現代管理中起著參與政務、管理事務的作用。辦事人員必須具備強烈的責任感和使命感，良好的思想文化和職業道德素養，這樣才能真正提高工作的質量和水平。如何更好地當好助手、搞好協調、做好服務，已經成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問題。

【關鍵詞】機關單位;辦公室工作;高效管理

辦公室是反映單位綜合形象的一個重要窗口，既擔負著執行、調研、智囊等宏觀管理職能，又擔負著文件起草、督辦協調、業務接待、通信收發等微觀服務任務，新的形勢對辦公室強化政務、搞好事務、規范服務等方面提出了更高的要求。結合工作實際，本文就如何做好新時期的辦公室工作進行了一些思考。

一、認清形勢，增強緊迫感

做好辦公室工作，必須認清形勢，把握大局、立足大局、服務大局，要增強責任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺性、主動性。為此，辦公室工作人員要解放思想、轉變觀念、敢于創新，對日常工作不要循規蹈矩，要敢于打破舊框框，面對新問題、新情況，勇于思考和探索。要思考如何加快辦公自動化建設，提高機關工作效率;如何發揮好職能作用，更好地為領導當好參謀;參與政務如何摸索內在規律管理好行政事務，服務好領導、機關和基層;如何加強自身建設，提高綜合素養和工作水平，提高服務質量和服務水平;如何在日常工作中做到急事急辦，特事特辦，提高辦事效率，運用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效。這些都是需要我們學習思考、不斷探索研究的內容。

二、強化意識，充分認識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個單位的“窗口”，地位和作用非常重要。作為辦公室人員，必須充分認識辦公室的地位和作用，適應新的形勢和任務的需要，努力提高服務政府工作的綜合素質。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，經常性地聯系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的，行政管理崗位往往被設在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著日常的辦公室事務工作，盡管大多是瑣碎的事務、重復的服務，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。比如，習以為常的電話接轉，看似很簡單，但它卻代表著聯系內外、左右的單位第一形象，它有上級指示、有各種問訊有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態度、藝術，才能使來電者滿意、信服。因此它不僅代表和影響辦公室的工作，而且直接影響到單位的形象和威信。

三、與時俱進，高效優質的創新工作

新形勢下做好辦公室工作，首先要堅持與時俱進，對日常工作不要循規蹈矩，要敢于打破舊條條框框。面對新問題、新情況，要勇于探索創新，不斷學習和創造新方法、新思路和新舉措，要具備適應時代潮流的能力。適應時代潮流，做好辦公室工作要有清晰思路，抓住重點工作，分清輕重緩急，做到急事急辦、特事特辦、統籌兼顧、合理安排、忙而不亂、緊張有序。對工作中的矛盾要善于思考，要具有強烈的事業心和責任感，踏實工作，力減浮夸，在工作任務較重較多時要冷靜思考，緊抓重點，一一落實，運用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效，科學合理地提高辦公室的整體辦事效率。在實際工作中做到由被動應付上級所安排工作的方式向主動創造性開展工作的方式轉變，要勇于思考探索，運用科學發展觀將繁雜的辦公室工作事務簡單化，從其中解放出來，理清思路，想領導之所想及未想，凡事想在前、做在前，不斷提高工作的主動性和預見性，充分發揮辦公室的橋梁紐帶作用。

四、提升素質，著力塑造良好形象

辦公室的工作作風、精神面貌和隊伍素質，直接關系到單位的形象，辦公室人員必須要努力提高自身綜合素質，進一步增強學習的自覺性和緊迫感，牢固樹立終身學習理念，克服為學習而學習的思想傾向，既要精學，又要博學;既要現在

“實用”，又要今后“有用”，努力使“筆頭”成為“插頭”、

“人腦”變成“電腦”，不斷擴充知識存量，豐富知識內涵。不斷加強法律法規、社會主義市場經濟理論、公共管理、計算機網絡等各方面知識的學習，不斷向書本學、向領導學、向同事學、向實踐學，全面提高業務能力。結合實際情況，立足當前、著眼長遠，健全各項規章制度，使辦公室工作逐步實現制度化、規范化和科學化;切實加強干部隊伍作風建設，努力做到“政治上不糊涂、思想上不松懈、作風上不出格、工作上不缺位”，塑造政治過硬形象。要不斷強化服務意識，端正服務態度，落實首問責任制、限時辦結制、責任追究制，做到來有迎聲、問有回聲、走有送聲，塑造誠摯熱情的形象。

五、妥善處理各方關系，是辦公室工作的重要內容

辦公室工作涉及面廣，牽扯人員多，與每個干部員工切身利益密切相關，工作情況千變萬化。關系錯綜復雜，內外聯系密切，每天都要處理許多繁雜的事情。在這種復雜的情況下，需要妥善處理好與各方面的關系：在處理和對待組織關系時，要把個人擺在從屬的位置，一切以集體為重，以大局為重;在處理和對待領導的關系時，首先是要絕對尊重和服從，聽從領導指派，認真完成領導交辦的任務，但作為下級發現問題時應善言提出自己的觀點和合理的建議;在處理和對待同事關系時，要多看別人的長處，并虛心請教學習，在對待自己的態度上，要擺正位置，看到并克服自己的弱點，增強自我調節的能力。理順了這些關系，工作起來就會得心應手，工作效率就會大大提高。

六、結語

總之，辦公室是機關工作的“參謀部”“協調部”“信息部”，處于承上啟下的樞紐位置，具有協調各方的重要職責，承擔著參謀助手、綜合協調、督促檢查、后勤保障等工作任務和服務事項。只有堅持與時俱進，才能適應新形勢;只有堅持開拓創新，才能順應新常態。