企業檔案管理及其模式創新

狄成燕

【摘要】隨著經濟的快速發展，企業檔案管理發生了變化，必須非常重視。傳統方法逐漸暴露出弊端，已經無法滿足實際情況需要，所以必須進行改進才能發揮出更大的作用。文章先介紹重要意義，再從不同方面展開論述，從而促進企業更好地發展。

【關鍵詞】企業;檔案管理;模式創新

檔案管理在企業內部發揮著重要作用，可以實現信息的傳遞、共享，達到預期目標。為了在競爭激烈的市場環境中保持自身優勢，必須堅持與時俱進的理念，對檔案管理進行創新。從實際情況出發，制定出切實可行的策略，為企業創造更大經濟效益。

一、企業檔案管理模式創新的意義

（一）適應時代發展。創新是一個國家發展的不竭動力，企業也是如此。信息化是時代發展的主流，因此要積極引入先進技術，不斷改變工作模式，大大提高檔案管理的效率和質量，為決策提供科學合理依據，從而制定出科學合理的發展規劃。企業日常中面臨的經營活動是非常復雜的，要對其進行有效整理才能得出有價值信息，對未來發展做出準確的預測，減少不確定因素的影響。在傳統模式下，人力工作方式會出現很多失誤，影響到最終結果的正確性，甚至出現資料損壞、丟失的情況，采用計算機技術可以建立檔案管理系統，隨時隨地查找需要的信息，讓管理變得更加方便快捷。

（二）企業發展的動力。隨著科學技術的發展，檔案管理方式也發生了變化，應適應企業發展的需要。一是管理人員通過對歷史數據進行分析，可以了解企業在市場中的情況，能夠作出正確決策，帶來更多的經濟效益。二是準確展示企業經營成果，為各方面合作提供科學數據，保證生產活動的正常開展，減少不利因素的干擾。檔案管理部門要對服務機制進行創新，不斷拓展社會服務功能，才能發揮出更大的作用。檔案可以掌握每個人員的資料，從而實現人力資源最優化配置，避免浪費?？梢姍n案管理對企業各方面都有作用，所以要樹立起全局意識，從整體上去把控。

二、當前企業檔案管理模式的優勢與不足

集中管理模式。優勢：可以保證檔案的整體性與安全性，有利于工作的全面建設，可以發揮出強大功能。檔案管理系統權利集中、制度規范，能夠及時發現缺檔漏檔情況，便于改進，讓其更加完善。不足：集中管理模式比較單一，在市場經濟條件下，顯示的信息具有滯后性、局限性、很難滿足實際發展需要，甚至會出現錯誤指導的問題。所以針對于不足之處要積極改進，這樣才能變得更加完善，讓這種模式具有更大的作用，成為企業發展的動力支持。要用科學眼光去審視，在查漏補缺中實現進一步優化，不斷提升檔案管理水平，為企業發展提供有效信息。

三、企業檔案管理模式創新策略

（一）文檔流程創新。這是一種全新的管理理念，是建立在先進信息管理系統基礎之上的，在平臺上實現操作。文件管理階段主要是面向不同的用戶，提供相應的任務，建立一系列的制度保證借閱文件的質量，形成文件關聯體或者文件流轉監控機制，保證順利執行。檔案管理階段主要是為普通用戶提供檔案信息利用的便利性，信息主要以簡便、直觀為主，整理歸納數據，并能夠及時切換視窗，讓管理人員掌握具體情況。同時要注意建立安全機制，因為網絡上可能會遇到風險，容易造成信息丟失的情況，所以要提高檔案管理安全等級，只有內部人員才能進入，防止對系統進行損壞。

（二）管理機制創新。信息安全管理主要通過對信息本身與工作人員實施管理兩個方面進行。采用先進的科學技術手段，在計算機硬件上消除安全隱患，保證系統正常運行。同時還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢安全可靠。針對于工作人員方面而言，建立管理政策，保證每個人各司其職，實現相互之間的協調合作，保持信息的流暢。定期開展業務培訓，不斷提高人員綜合素質，適應企業發展的需要。對待工作要認真負責，減少失誤情況的發生。

（三）工作平臺創新。新時期的創新管理，企業應該在傳統流程基礎上進行優化，積極引入信息技術，堅持與時俱進的理念。借助計算機技術建立檔案管理系統，充分實現電子化，可以減少人為主觀因素造成的失誤，提高資料的完整性和可靠性，使用起來也會非常方便。為企業提供數據信息管理平臺，對內部情況有全面的了解，在進行活動的時候可以對信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等進行多樣化要求，讓檔案管理實現質的飛躍。管理人員要用發展眼光去看待問題，積極引入先進技術，不斷提高檔案管理現代化，從而為企業更好發展服務。

（四）服務機制創新。企業的主要目的是為了追求更多的經濟效益，在競爭激烈的市場環境中保持自身優勢，可以謀求更好的發展機遇，確保始終立于不敗之地。受傳統觀念的影響，對于檔案管理經常會出現重藏輕用的情況，導致很難發揮出實際作用，只是一種擺設而已。檔案部門要借鑒服務行業的做法，開展優質服務、規范服務、承諾服務，對外樹立起良好形象，可以滿足使用者的要求。堅持一切為用戶的原則，將具體效果落實下去，滿足對于各種資料信息的查詢。檔案管理的根本目的是為了服務于各項經濟活動的開展，所以要轉變理念，才能為企業發展提供動力支持。

四、結語

綜上所述，檔案管理在企業發展中具有重要意義，可以為決策提供科學依據。要緊跟時代發展的步伐，對管理模式進行創新，體現出檔案的實用價值，有利于實現企業可持續發展。

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