文檔工作者淺談文件管理系統建設之經驗

陳麗嬪

【摘要】文檔管理對核電站的安全運行有著至關重要的作用，而作為支撐文檔管理工作有效開展的重要工具之文件管理系統應如何建立才能滿足使用需求。文檔工作者從業務管理參與角度淺談臺山核電生產文件管理建設的經驗。

【關鍵詞】核電項目;文件管理;系統建設;經驗

核電站長期、安全、經濟運行的三大支柱是優質的設備、有效的文檔管理、高素質的人才隊伍，而作為支撐文檔管理工作有效開展的重要工具之文件管理系統應如何建立才能滿足使用需求。

在核電站中，一個系統的建設經歷方案匯報、項目預算、立項申請、需求管理、系統設計、開發、測試、培訓、試運行、正式運行等過程，系統項目建設小組由項目協調、業務管理、系統管理等角色人員組成，各司其職而又有效協助地完成系統建設中每一環節的工作。文檔工作者從業務管理參與角度淺談臺山核電生產文件管理系統建設的經驗。

一、業務需求梳理，奠定系統建設的基石

業務需求梳理包括需求的收集、整理、分析和澄清，是系統建設成功的關鍵，在需求梳理方面需要做足功課，可從以下幾方面展開。

（一）全面分析業務發展的背景。臺山公司目前還處在工程建設、移交接產階段，生產文件管理業務并沒有大面積成體系鋪開，而作為一個定位于服務生產運營的文件管理系統，系統既要滿足目前生產文件管理的使用需求，又要和未來生產運營的機構標準化和業務體系化兼容，并具有靈活的擴展性。

（二）深入了解業務部門的需求。為了更好地把握和滿足用戶對未來文件管理的需求，在編寫需求之初，項目組和生產線業務部門領導及業務骨干進行訪談、調研，聽取他們對生產文件管理的期望和建議。

（三）不懈開展需求討論和澄清。將國內外典型核電項目文檔管理系統現狀進行調研比較及綜合分析，同時結合生產線對文件管理的使用需求后，最終完成需求說明書編寫，后續項目組組織了20余次和業務代表、項目組內部的需求討論和澄清。

二、關鍵用戶群成立，指引系統建設的方向

任何一個成功的系統均需以用戶需求為導向，系統的使用面雖然覆蓋廣泛，系統建設過程中逐一聽取用戶的意見是不現實的，而用戶建議沒有采納到位也不利于系統后續的推廣和認可，成立關鍵用戶群則是一種很好的方式。

（一）關鍵用戶群的范圍。關鍵用戶群需要根據系統所管理文件的范圍和所覆蓋使用的部門選取出合適的業務代表組成。如臺山公司生產文件管理系統的關鍵用戶群邀請了生產線各部的技術程序協調員和各衛星文件庫負責人、系統工程部的相關同事組成，幾十人和項目組成了跨部門協同團隊，為系統建設保駕護航。

（二）關鍵用戶群的作用。關鍵用戶群成為項目組與一線部門溝通的橋梁，從需求收集、討論、澄清到系統頁面原型設計討論、系統測試、培訓階段，項目組組織了多次專題討論會，關鍵用戶熱心的支持響應，廣泛而深入的參與度，為今后生產文件系統的可用性、易用性奠定基礎，也為系統推廣吸引了一批擁護者。

三、踏實做好測試，保障系統建設的成功

系統測試是離完成系統建設最近的一個環節，做好測試同樣是取得系統成功建設的關鍵。

（一）成立測試小組。成立測試小組系統性、全面性、規范性地對系統展開測試，提前準備測試計劃，包括測試人員、角色、流程清單、功能清單等，以集中測試為主，全部測試人員同一時間、集中同一地點辦公按計劃測試，測試收集到的各類包括功能完善、功能需求、系統BUG等問題全部記錄下來進行跟蹤改進。

（二）按照流程測試。業務流程是系統的骨架，流程通暢則系統的建設就成功了一大半，流程中往往涉及到各種角色，如臺山公司生產文件管理系統的文件產生流轉模塊，文件處理有導入、著錄（著錄文件的基本信息，滿足分發的效率）、復核、分發環節，文件入庫后有簽收、著錄（著錄文件的詳細業務數據，滿足查詢的效率）、復核環節。需按角色逐一測試。

（三）按照功能測試。功能是系統的血肉，功能完備則系統的可用性和易用性就大大提升，系統的建設就接近成功了，測試時應區分是單一功能點還是依附流程的聯動功能點，如生產文件管理系統中的文件取消替代流程，若是一份文件取消了，會有以下連鎖反應：1.取消文件的封面上會出現CANCELLED標識。2.取消文件還能在易搜平臺中被搜索到，搜到文件后條目右邊顯示“已取消”標識。3.取消文件在文件瀏覽頁面中，還能被搜索到，但顯示黑色條目。4.取消文件在文件屬性中“是否取消”顯示為“是”，“取消原因”顯示為取消申請單上的說明。5.取消文件的文件屬性中會自動取消文件存放號，如“CANC-P-000010”。6.取消文件的文件信息中“文件取消單”可看到文件取消申請單。7.取消文件若有替代文件，則在關聯信息中可以看到替代文件的編碼。8.取消文件之前分發到的單位，在取消操作之后，文件取消單會分發到相應單位。這一系列的功能需逐一測試到位。

四、全面培訓宣傳，推廣系統建設的成果

系統經過一系列穩扎穩打的建設過程后終成型，雖然擁有了一批熟悉和支持系統的關鍵用戶群，還需全范圍進行系統流程、功能、使用方面的培訓，制定培訓計劃，包括培訓時間、培訓對象，針對不用部門、不同層級的用戶還需準備不同的培訓材料，通過培訓建立了系統與直接用戶的溝通渠道，便于后續建議反饋收集。生產文件管理系統目前是生產文件流轉、存儲的數據中心，已成為現場一線業務開展有效的支撐工具。

五、結語

一個文件系統從無到有的過程很復雜，思路決定方向，細節決定成敗，一個系統能否取得成功也涉及到每一環節工作的有效執行、無縫銜接，涉及到各類角色人員的分工明確、通力合作，涉及到方方面面，本文提及的幾點經驗供讀者參考借鑒。